Gestionnaire, Comptes Créditeurs

Aperçu du rôle

Le gestionnaire, comptes créditeurs , supervise les activités quotidiennes du service des comptes créditeurs, veille à la bonne tenue des dossiers, élabore des pratiques exemplaires et des procédures, et s’assure que les tâches et rapports de clôture de fin de mois des comptes créditeurs sont exacts et réalisés en temps opportun. Ce poste exige une pleine participation aux initiatives du service, en offrant de la formation technique et du mentorat aux membres du personnel et aux partenaires commerciaux, le cas échéant.

Tâches et responsabilités

Gestion des comptes créditeurs

- Superviser le traitement exact, opportun et complet de toutes les transactions des comptes créditeurs et leur imputation au grand livre général

- Gérer les tâches quotidiennes de l’équipe des comptes créditeurs en veillant à ce que toutes les factures, transactions par carte de crédit et dépenses personnelles soient traitées en temps opportun

- Surveiller les mesures de rendement du service des comptes créditeurs et s’assurer que le rendement respecte ou dépasse les normes; élaborer des rapports sur les activités de l’équipe et leur état d’avancement ainsi que des rapports de rendement pour la direction

- Gérer le processus de prévision de trésorerie des comptes créditeurs en analysant les obligations de paiement à venir, les dates d’échéance des factures et les tendances en matière de paiement afin de fournir des projections exactes des flux de trésorerie à court et à long terme

- Collaborer avec les équipes des finances, de la trésorerie et les parties prenantes pour élaborer et tenir à jour les prévisions de trésorerie, repérer des écarts et fournir des informations qui soutiennent une gestion efficace du fonds de roulement et des liquidités

- Préparer, réviser et analyser les rapprochements de certains comptes du grand livre général, les écritures de journal et les régularisations

- Approuver l’imputation comptable quotidienne des factures et s’assurer que tous les paiements par ACH et virements bancaires sont comptabilisés

- Effectuer le rapprochement des comptes créditeurs du grand livre auxiliaire avec le grand livre général et d’autres comptes, selon les besoins; veiller à ce que les rapprochements de comptes soient réalisés chaque mois et à ce que les éléments de rapprochement soient réglés en temps opportun

- Examiner et approuver les lots de paiements et obtenir l’autorisation appropriée conformément à la politique

- Surveiller, tenir à jour et améliorer les contrôles internes relatifs aux fonctions des comptes créditeurs, des achats et des déboursements

- Examiner les rapports comptables et les registres des comptes créditeurs pertinents afin d’en assurer l’exactitude

- Gérer et superviser le système Concur pour les entités des Amériques, en assurant le soutien de première ligne par l’intermédiaire du personnel, le traitement des dossiers acheminés aux échelons supérieurs et le suivi global de l’outil

- Superviser la gestion des cartes de crédit de l’entreprise par l’équipe

- Participer aux calendriers d’audit requis pour les analyses trimestrielles et les vérifications annuelles réalisées par des comptables externes

- Contribuer au respect de la loi Sarbanes-Oxley et des autres exigences de conformité

- Superviser la boîte de réception des comptes créditeurs pour s’assurer que les questions et les problèmes des fournisseurs sont résolus en temps opportun et de façon professionnelle, et traiter les dossiers transmis aux échelons supérieurs

- Signaler tout problème de rendement d’un client ou d’un fournisseur conformément aux politiques et procédures établies

- Veiller à ce que les formulaires 1099 soient remplis avec exactitude et soumis à l’Internal Revenue Service (IRS) dans les délais prescrits

- Rechercher et résoudre les écarts dans les comptes créditeurs

Direction

- Assurer la gestion de l’ensemble du personnel, en veillant à ce que les tâches et les travaux assignés soient menés à bien conformément aux exigences

- Rédiger et effectuer les évaluations de rendement

- Offrir des conseils, de la formation, du mentorat, de l’encadrement et des occasions de perfectionnement.

- Formuler des recommandations concernant l’embauche, la promotion et la fin d’emploi

Comptabilité analytique

- Gérer les activités quotidiennes liées à la fonction de comptabilité analytique des comptes créditeurs de l’organisation

- Veiller à la classification adéquate des dépenses afin de calculer avec précision les coûts par gamme de produits, par projet ou par service

- Analyser les écarts de coûts et présenter les résultats au service de gestion de l’inventaire ainsi qu’à la direction

Amélioration et documentation des processus

- Élaborer et mettre en œuvre des procédures de traitement des comptes créditeurs, et les tenir à jour

- Définir et mettre en œuvre des améliorations des systèmes et des processus, et en assurer la gestion

- Travailler en collaboration avec les gestionnaires des comptes créditeurs des Amériques et évaluer le rendement en fonction des indicateurs

- Assurer une bonne tenue des dossiers et le maintien de contrôles adéquats afin de fournir une piste d’audit pour toutes les tâches effectuées, et organiser les courriels, les fichiers électroniques et la documentation papier

Expérience et qualifications

Niveau d’éducation

- Baccalauréat en comptabilité ou en finance, ou expérience équivalente

Niveau d’expérience

- Plus de sept ans d’expérience dans les domaines des comptes créditeurs, de la finance ou des services partagés, avec une expertise dans la gestion de bout en bout des opérations de comptes créditeurs et l’amélioration des opérations financières

- Plus de cinq ans d’expérience dans la mise sur pied et la gestion d’équipes hautement performantes responsables des comptes créditeurs dans différentes régions

Permis et certifications

- Avoir préférablement obtenu le titre de CPA.

Logiciels et compétences techniques

- Expérience avérée dans la gestion du système SAP ERP

- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint)

- Solide connaissance de Microsoft Excel, avec la capacité de naviguer dans des rapports de rapprochement complexes et d’en créer

- Plateformes d’achats ou d’approvisionnement au paiement (P2P), idéalement Zycus, à un niveau intermédiaire

- Solutions de vérification et de paiement des factures de transport, idéalement Intelligent Audit, à un niveau intermédiaire

- Solide expérience dans la gestion d’un système de gestion des dépenses et des déplacements, idéalement Concur — un atout

Autres compétences, connaissances et aptitudes

- Bilinguisme, anglais et français

Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral requise pour communiquer efficacement avec les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les collègues à l’extérieur de la province de Québec

- Grand souci du détail et excellentes compétences organisationnelles

- Compréhension approfondie de l’ensemble du processus des comptes créditeurs, de bout en bout.

- Capacité à travailler dans un environnement où tout évolue à un rythme rapide et à gérer plusieurs priorités et échéances

- Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, et capacité à exercer une influence efficace auprès des parties prenantes à tous les niveaux de l’organisation

- Compétences en comptabilité, notamment en matière de rapprochements de comptes du grand livre général, d’écritures de journal et de régularisations

- Excellentes compétences analytiques et capacité à faire preuve d’un esprit critique, à cerner les possibilités d’amélioration des processus, à résoudre des problèmes complexes et à prendre des décisions fondées sur les données

- Expérience avérée dans l’établissement de relations de confiance avec les équipes des finances, de l’approvisionnement, de la trésorerie et des autres fonctions de l’entreprise en vue d’atteindre des objectifs communs

- Capacité à concilier les initiatives stratégiques avec l’exécution des activités opérationnelles quotidiennes afin d’assurer des opérations de comptes créditeurs exactes, conformes et effectuées dans les délais

- Expérience de collaboration avec des équipes interfonctionnelles et réparties dans diverses régions, avec la capacité d’adapter les processus pour répondre aux besoins de plusieurs pays et à l’évolution des besoins de l’entreprise

- Capacité à établir et à maintenir des relations solides fondées sur la collaboration avec les fournisseurs, tout en assurant une résolution efficace des problèmes, une gestion adéquate des dossiers transmis aux échelons supérieurs et un niveau de service élevé

- Solide connaissance de la gestion des cartes de crédit d’entreprise — un atout

Informations supplémentaires pour ce poste

Environnement de travail hybride – Profitez d’un modèle hybride offrant trois jours en télétravail et deux jours au bureau chaque semaine, favorisant l’équilibre travail-vie personnelle et la collaboration en personne. Des exceptions peuvent s’appliquer selon les besoins de l’entreprise. #LI-Hybrid #atyourside