Administrateur de station - Station Admin - YUL

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About Us:
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Main accountabilities include:

- Collects all statistical data for the Station Manager to be able to formulate required reports.

- Responsible for all accounts receivable and payable functions.

- Ensures that all new hires have completed the required paper work, policies and are set up for payroll.

- Ensures that the employee files fall under the Company 8 Pillar compliance, which includes all required.

- Process payroll for location.

- Works with HR to ensure all employees have completed their enrolment for company benefits and coordinates their enrolment through the corporate office.

- Ensures that employees have current ID on file (Valid RAIC, Drivers Licence, Birth Certificate, Passport or Citizenship or PR Card, SIN Card).

- Coordinates administrative assistance.

- Represent the company in a professional manner.

- Assists the General Manager (or substitute) with financial reports and invoicing.

- Assists local Health & Safety Committee with minute taking and assisting with follow up items.

- Other duties as assigned by a direct or indirect superior manager.

- Responsible for the employees uniform stock control in accordance with the station approved budget.

- Uniform orders and follow-up if missing items.

- Ensure professional uniform delivery and communication to all staff (Uniform hours etc.).

- Implement and maintain a hand-in process whenever staff hand in or change uniform.

- Responsible for the control of office equipment and operating supplies. Arrange for repair/maintenance as necessary.

- Manage and coordinate stationary, water and vending machine supplies.

- Responsible for the administration of contracts between the Company and approved company suppliers.

- Responsible for the maintenance of the company premises and annexes by the use of contracted maintenance providers.

- Ensures tasks are performed in accordance with the Company and Airlines specific procedures and policies.

- Required to attend the mandatory training imposed by the Company and Airlines as per job role.

- Booking of hotel and meetings rooms as per request from Station Manager or HR team.

- Provide confidential secretarial and administrative support to the Station Manager, HR team and the team of Operational Managers.

- Assist HR team in document retention and filing according to Menzies Policy, keeping personal files up to date.

- Support the Management team and HR team in communication information towards staff.

- Liaise with the company approved suppliers in regard to any signed agreements between them and Menzies Aviation YUL.

- Other duties as assigned.

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Qualifications and Experience:

- Previous administrative, payroll experience.

- Fluent in English and French

- Ability to communicate verbally and written in English in a clear, concise manner.

- Must be able to treat confidential information as required.

- Proficient in MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook etc.

- Must have and maintain valid Transport Canada Security Clearance.

- Must have valid G or G2 Provincial drivers license in good standing.

- Must be available and flexible to work variable shifts, weekends and holidays when required.

- Must be at least 18 years of age & legally able to work in Canada.

- Proficient in Federal Labor Code.

- Must be able to lift up to 30 kg when required.

- Able to comply with an administrative working schedule and work extended hours when required.

- Able to manage the working time in a very efficient way in order to finish the tasks in a timely manner.

- Ability to work using own initiative and without supervision.

- Good attention to details.

- Good team player.

- Excellent organization planning and administrative skills

- Excellent interpersonal skills with the ability to communicate with people at different levels and from different geographical and ethnic cultures.

- Experience of working in a busy, sometimes high pressure environment.

- Experience of dealing with work of a confidential and sensitive nature.

Les principales responsabilits comprennent :

- Recueille toutes les donnes statistiques pour que le gestionnaire de la station puisse formuler les rapports requis.

- Responsable de toutes les fonctions des comptes dbiteurs et crditeurs.

- S'assure que toutes les nouvelles recrues ont rempli les documents requis, les politiques et sont configures pour la paie.

- S'assure que les dossiers des employs relvent de la conformit au pilier 8 de l'entreprise, qui comprend tout ce qui est requis.

- Traiter la paie pour l'emplacement.

- Travaille avec les RH pour s'assurer que tous les employs ont termin leur inscription aux avantages sociaux de l'entreprise et coordonne leur inscription par l'intermdiaire du sige social.

- S'assure que les employs ont une pice d'identit jour au dossier (CIZR valide, permis de conduire, certificat de naissance, passeport ou citoyennet ou carte RP, carte NAS).

- Coordonne l'assistance administrative.

- Reprsenter l'entreprise de manire professionnelle.

- Assiste le directeur gnral (ou son remplaant) avec les rapports financiers et la facturation.

- Aide le comit local de sant et de scurit rdiger des procs-verbaux et effectuer des suivis.

- Autres tches assignes par un suprieur hirarchique direct ou indirect.

- Responsable du contrle des stocks d'uniformes de l'employ conformment au budget approuv de la station.

- Commandes uniformes et suivi si articles manquants. Assurer la livraison et la communication uniformes professionnelles tout le personnel (horaires uniformes, etc.).

- Mettre en uvre et maintenir un processus de remise chaque fois que le personnel remet ou change d'uniforme.

- Responsable du contrle du matriel de bureau et des fournitures de fonctionnement.

- Organiser la rparation/l'entretien si ncessaire. Grer et coordonner les fournitures de papeterie, d'eau et de distributeurs automatiques.

- Responsable de l'administration des contrats entre l'entreprise et les fournisseurs agrs de l'entreprise.

- Responsable de l'entretien des locaux et des annexes de l'entreprise en faisant appel des prestataires de maintenance sous contrat.

- S'assure que les tches sont effectues conformment aux procdures et politiques spcifiques de la socit et des compagnies ariennes.

- Ncessaire pour assister la formation obligatoire impose par la compagnie et les compagnies ariennes selon le rle du poste.

- Rservation d'htel et de salles de runion la demande du chef de gare ou de l'quipe RH.

- Fournir un soutien administratif et de secrtariat confidentiel au chef d'escale, l'quipe des RH et l'quipe des responsables oprationnels.

- Aider l'quipe des RH conserver et classer les documents conformment la politique de Menzies, en tenant jour les dossiers personnels.

- Soutenir l'quipe de direction et l'quipe RH dans la communication d'informations vers le personnel.

- Assurer la liaison avec les fournisseurs approuvs par l'entreprise en ce qui concerne tout accord sign entre eux et Menzies Aviation YUL Autres tches assignes.

Diplmes et exprience :

- Exprience antrieure en administration, paie.

- Parle couramment l'anglais et le franais Capacit communiquer verbalement et par crit en anglais de manire claire et concise.

- Doit tre capable de traiter les informations confidentielles au besoin. Matrise de MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.

- Doit dtenir et maintenir une cote de scurit valide de Transports Canada.

- Doit dtenir un permis de conduire provincial G ou G2 valide en rgle.

- Doit tre disponible et flexible pour travailler des quarts de travail variables, les fins de semaine et les jours fris, au besoin.

- Doit tre g d'au moins 18 ans et tre lgalement capable de travailler au Canada.

- Matrise du code fdral du travail. Doit tre capable de soulever jusqu' 30 kg au besoin.

- Capable de se conformer un horaire de travail administratif et de travailler des heures prolonges au besoin.

- Capable de grer le temps de travail de manire trs efficace afin de terminer les tches en temps opportun.

- Capacit travailler de sa propre initiative et sans supervision.

- Bonne attention aux dtails. Bon joueur d'quipe.

- Excellentes comptences en planification organisationnelle et en administration Excellentes comptences interpersonnelles avec la capacit de communiquer avec des personnes de diffrents niveaux et de diffrentes cultures gographiques et ethniques.

- Exprience de travail dans un environnement occup, parfois sous haute pression.

- Exprience de la gestion de travaux de nature confidentielle et sensible.

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