About this role
Om företaget
Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling.
Om rollen
Du kliver in i en nyckelroll i en verksamhet som ansvarar för samhällsviktig hamninfrastruktur och service för resenärer, godsflöden och näringsliv. Här får du kombinera två perspektiv: dels ett övergripande ansvar för en välfungerande kontors- och terminalmiljö, dels nära stöd till VD i det dagliga arbetet.
Tyngdpunkten ligger på att skapa struktur, få interna serviceflöden att fungera smidigt och se till att reception, kontor och terminal håller hög kvalitet i vardagen. Samtidigt blir du en viktig avlastning till ledningen genom att ligga steget före, samordna praktiska frågor och bidra med ordning i en miljö med många kontaktytor.
Det här är en roll för dig som trivs med att ha överblick, ta initiativ och skapa fungerande lösningar i en komplex vardag. Kombinationen av operativt ansvar, stor variation och nära samarbete med ledningen gör rollen särskilt intressant.
Arbetsuppgifter
- Du ger VD service och administrativt stöd i det dagliga arbetet.
- Du planerar och samordnar resor, konferenser och evenemang för koncernledningen.
- Du arbetsleder receptionen och stöttar inhyrd kontorspersonal.
- Du ansvarar för att kontoret och terminalen fungerar väl och erbjuder en optimal, funktionell och tilltalande arbetsmiljö.
- Du agerar kravställare i kontorsrelaterade upphandlingar och ansvarar för uppföljning av avtal.
- Du samordnar telefoni, uppdaterar adresslistor och hanterar resebokningar.
- Du uppdaterar intranätet tillsammans med kommunikationsavdelningen.
- Du ansvarar för budget inom intern service, skapar inköpsordrar och konterar samt attesterar fakturor.
- Du tar fram underlag och förslag till årsbudget för VD och styrelse.
- Du leder skyddsronder för kontor och terminal samt sammanställer fysiska arbetsmiljöundersökningar.
- Du ansvarar för bolagets bilpool och cyklar.
Krav
- Du kan planera, prioritera och hålla ordning på komplexa kalendrar och flöden.
- Du kan fatta egna beslut, driva projekt och lösa uppgifter självständigt.
- Du uttrycker dig klart och professionellt i både tal och skrift på svenska och engelska.
- Du har B-körkort.
- Du har förmåga att hantera konfidentiell och känslig information med stor sekretess.
Meriterande
- Du har vana av att hantera och förvalta kontorsrelaterade avtal.
- Du har tidigare arbetat som kontorsansvarig och/eller VD-assistent.
Vi erbjuder
- Fast anställning hos Avaron AB
- Tjänstepension
- Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år
Ansökan
Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.