HR Representative & Customer Advocate

Als HR Representative & Customer Advocate vervul je een veelzijdige rol waarin je HR-administratie en customer service combineert. Je bent een vertrouwenspersoon voor medewerkers, ondersteunt HR-processen van A tot Z en zorgt tegelijkertijd voor een professionele dienstverlening naar klanten. Dankzij jouw flexibiliteit schakel je vlot tussen verschillende prioriteiten en ondersteun je zowel lokale als internationale activiteiten.

Jouw taken:

HR Administration & Payroll Support

- Dagelijkse opvolging van de HR-mailbox en beantwoorden van HR-gerelateerde vragen.

- Beheer, actualisatie en vertrouwelijke verwerking van personeelsgegevens.

- Beheer van HR-systemen, waaronder SuccessFactors, tijdsregistratie- en payrollsystemen.

- Voorbereiden, controleren en verwerken van payrollgegevens.

- Verwerken en opvolgen van ziekte, tijdskrediet, ouderschapsverlof en andere afwezigheden.

- Dagelijkse controle van tijdsregistraties, inclusief correcties, opvolging van ontbrekende registraties en verwerking van afwezigheden.

- Beheer, controle en digitalisering van personeelsdossiers.

- Administratieve opvolging van aanwervingen en uitdiensttredingen.

- Opmaak en beheer van sociale documenten.

- Ondersteunen bij de toepassing van Belgische arbeids- en sociale wetgeving.

- Opvolging van groepsverzekering, cafetariaplan en opleidingsadministratie.

- Ondersteuning bij rapporteringen, audits, inspecties en periodieke HR-verplichtingen.

- Actief bijdragen aan HR-projecten, procesoptimalisaties en internationale HR-ondersteuning.

Customer Service & Customer Advocacy

- Behandelen en opvolgen van inkomende telefoons en e-mails.

- Verwerken van niet-technische klantvragen zoals order statussen, spoedleveringen en ontbrekende documentatie.

- Dagelijkse opvolging van orders en bewaken van tijdige levering van alle vereiste documentatie.

- Controleren en verwerken van binnenkomende bestellingen en opvolgen van ontbrekende informatie.

- Voorbereiden van documentatiepakketten voor externe inspecties.

- Nauwe samenwerking met planning, productie en andere interne afdelingen om klantverwachtingen te realiseren.

- Professioneel communiceren met klanten, vertegenwoordigers en andere partners.

- Initiëren en opvolgen van corrigerende acties bij klachten of afwijkingen.

- Uitvoeren van diverse administratieve ondersteunende taken.

Jouw profiel

- Bachelor, graduaat of gelijkwaardig door ervaring.

- Ervaring binnen HR-administratie, payroll en/of customer service.

- Je gaat uiterst discreet om met vertrouwelijke informatie en bent een betrouwbare partner voor zowel medewerkers als Management.

- Je bent flexibel, houdt van afwisseling en kunt moeiteloos schakelen tussen uiteenlopende prioriteiten en verantwoordelijkheden.

- Goede kennis van Belgische sociale wetgeving en personeelsadministratie is een sterke troef.

- Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

- Ervaring met internationale zakelijke correspondentie is een groot pluspunt.

- Goede kennis van Microsoft Office en HR-systemen.

- Sterk organisatorisch en administratief vermogen met een hoge mate van nauwkeurigheid.

- Empathisch, servicegericht en oplossingsgericht.

- Analytisch sterk, stressbestendig en professioneel, ook onder tijdsdruk.

Ons aanbod

- Competitief salarispakket met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, fietslease, cafetariaplan en groepsverzekering.

- Flexibele werktijden en mogelijkheid tot één dag telewerk per week.

- Voltijdse functie met een gevarieerd takenpakket binnen HR én Customer Service.

- Een aangename werkomgeving binnen een hecht team met een Internationale context waarin samenwerking, vertrouwen en flexibiliteit centraal staan.