Koordinator:in Terminmanagement & Patientenkommunikation (m/w/d)

Wir suchen Dich

Wenn ein Termin  ausfällt, bleibt ein Behandlungsplatz  leer, den andere Patient:innen dringend  gebraucht  hätten. Genau hier setzt Deine Arbeit  an: Du sorgst dafür, dass Termine  zustande kommen, eingehalten werden und  nicht ungenutzt verfallen. Du  erinnerst aktiv an Termine, fasst Heil-  und Kostenpläne nach und besetzt  freigewordene Zeiten neu.

Du arbeitest  im Backoffice, nicht am Empfang —  konzentriert, telefonisch und  schriftlich im direkten Kontakt mit  Patient:innen und Eltern. Zuständig  bist Du für beide Praxen am Standort:  für Erwachsene bei  MEINDENTIST und für Kinder und  Jugendliche bei KINDERDENTIST.  Telefonzentrale und Backoffice sind  gemeinsam organisiert.

Du erkennst, wo  etwas hakt, und gehst  von Dir aus hinterher, statt auf  Anweisungen zu warten.

Deine Aufgaben

- Aktive telefonische  Terminerinnerungen, besonders bei  längeren und aufwendigeren  Behandlungen
- Nachfassen bei  ausgefallenen Terminen: Ursache klären,  Ersatztermin vereinbaren, Vorgang  dokumentieren
- Nachfassen von Heil-  und Kostenplänen — Du bleibst dran, bis  eine Entscheidung getroffen ist
- Kurzfristig frei gewordene Termine neu  besetzen,  etwa über Warteliste oder Hochbestellen
- Bearbeitung von Nachrichten und  Anfragen (E-Mail, Online-Buchungen)  sowie Tickets aus unserem  KI-gestützten Telefonsystem Praxipal,  inklusive der daraus entstehenden  Rückrufe
- Pflege der Patientendaten im  Praxisverwaltungssystem,  einschließlich der No-Show-Einträge
- Verwaltung des Terminplans: Planung,  Bestätigung und Nachverfolgung von  Terminausfällen

Dein Profil

- Erfahrung im telefonischen Kunden- oder Patientenkontakt — aus einer Praxis, dem Kundenservice, dem Vertriebsinnendienst oder einem vergleichbaren Umfeld
- Du telefonierst gern und findest auch dann einen guten Ton, wenn Du unangenehme Themen ansprechen musst
- Du bleibst dran: Ein offener Heil- und Kostenplan oder ein unbesetzter Termin ist für Dich eine Aufgabe, kein Wartezustand
- Du erkennst selbst, was zu tun ist, und stimmst Dich ab, statt auf Zuruf zu arbeiten
- Sorgfalt bei der Dokumentation — was Du tust, ist im System nachvollziehbar
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine Ausbildung als ZFA oder MFA ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Wir schulen Dich in allem, was Du fachlich brauchst.

Deine Perspektive

- Faires Festgehalt plus Bonus: Ein Teil Deiner Vergütung hängt an Kennzahlen, die Du selbst beeinflusst — etwa daran, wie viele Termine wahrgenommen und wie viele Heil- und Kostenpläne umgesetzt werden. Die Ziele beruhen auf unseren tatsächlichen Werten aus dem Praxisalltag, nicht auf Wunschzahlen: Wir wissen, was erreichbar ist und was ambitioniert ist, und legen die Schwellen entsprechend fest.
- Eine Rolle, die es so bisher nicht gab: Du baust sie mit auf und bringst eigene Ideen ein
- Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen, interne Trainings und kostenfreie Lernplattform
- Work-Life-Balance statt Dauerstress: minutengenaue digitale Zeiterfassung, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende
- 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
- Digitale Praxis: Tablet-Anamnese, Online-Terminbuchung und KI-gestützte Telefonie gehören bei uns zum Standard
- Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App