Gerente de Cumplimiento, Finanzas y Operaciones de Proyecto

Roles y responsabilidades claves:

Gerenciales

- Administrar funciones operativas – sistemas, procesos y dotación de personal – que cumpla con los estándares de CRS, los requisitos de los donantes y regulaciones locales, y apoyará programación de alta calidad.

- Coordinar y dar seguimiento a operaciones del día a día del proyecto para asegurar que se entreguen todos los servicios de apoyo con alta calidad y de manera eficiente. Identificar y abordar desafíos que afecten la administración correcta, el riesgo y la utilización óptima de activos y recursos (financieros, humanos y materiales) del programa. Gestionar proactivamente la seguridad y mitigar riesgos de seguridad.

- Contribuir a mantener las condiciones adecuadas para aprender - un ambiente seguro para compartir ideas, soluciones y dificultades y la capacidad de detectar, analizar y responder rápidamente a deficiencias pequeñas.

- Administrar y supervisar personal a su cargo. Brindar coaching, diseñar estratégica y conjuntamente planes individuales de desarrollo y completar gestión de rendimiento

- Coordinar con la Gerencia Operacional y Financiera de CRS Guatemala para asegurar coherencia y alineación entre el proyecto y los requerimientos de la oficina de país.

Gestión financiera de la subvención ( Award )

- Servir como punto principal de contacto del proyecto en Guatemala para asuntos de gestión financiera de la subvención firmada con el donante y su cumplimiento con el personal programático, subreceptores, el equipo global central del proyecto, Finanzas de CRS global y el personal de finanzas, adquisiciones y cumplimiento del programa de país. Garantizar que el personal relevante conozca los requisitos del donante.

- Elaborar presupuestos y proyecciones anuales, trimestrales, mensuales que sean requeridos por el área financiera y revisar las ejecuciones financieras del proyecto, a través de generar informes de gastos y ejecución presupuestaria

- Realizar reuniones de revisión de ejecución presupuestaria con los responsables de los presupuestos por área y a nivel de gerencia. Identificar riesgos, proveer comentarios y soluciones o planes de mitigación cuando sea necesario ajustar el nivel de ejecución presupuestaria.

Gestión de Sub-adjudicaciones ( Sub-Awards ):

- Apoyar el diseño, desarrollo y revisión de acuerdos de subreceptores de monto fijo a nivel de sub-adjudicación, asegurando el cumplimiento de los requisitos de CRS y del donante. Desarrollar y procesar enmiendas cuando sea necesario.

- Para cualquier excepción a los acuerdos con subreceptores, si existieran, brindar apoyo para la evaluación oportuna de la capacidad financiera del socio del proyecto en Guatemala y su capacidad para cumplir con requisitos específicos del donante. Desarrollar planes de acción relacionados con el personal programático y financiero para abordar brechas de capacidad o de sistemas.

- Desarrollar y mantener un sistema de seguimiento de informes y comunicaciones para asegurar que los subreceptores cumplan con los plazos de presentación de informes, hitos, fechas de vencimiento y cambios aprobados por el donante en los procedimientos de la subvención.

- Revisar los informes de avance de los subreceptores para comparar el logro de hitos con el gasto, analizar brechas financieras o de cumplimiento identificados, recomendar pagos según corresponda al/a la Director/a del Proyecto y resolver inconsistencias cuando sea necesario.

Presentación de informes:

- Preparar informes de avance que vinculen el logro de hitos con el gasto para la presentación de informes al donante. Contribuir con análisis de desviaciones derivadas de asuntos financieros o de cumplimiento.

- Apoyar solicitudes financieras relacionadas con preguntas de CRS y subreceptores sobre presupuestos, gastos vinculados al logro de hitos y presentación de informes. Brindar orientación sobre requisitos y prácticas de la política financiera del donante/CRS.

Cumplimiento:

- Desarrollar herramientas, manuales operativos y comunicaciones para asegurar que el personal del proyecto y los subreceptores conozcan e implementen las políticas del donante sobre temas de cumplimiento, por ejemplo, registro de tiempo, viajes y adquisiciones. Colaborar con el personal de país y global para asegurar que las políticas de salvaguarda de CRS se cumplan durante toda la implementación del proyecto.

- Apoyar la preparación de auditorías financieras cuando sea necesario. Asegurar el cierre oportuno de las recomendaciones de auditoría. Supervisar la preparación, implementación y monitoreo de los planes de acción relacionados.

- Supervisar y liderar el cierre financiero del proyecto en coordinación con la Gerencia Financiera de CRS.

Desarrollo de solicitudes de costos

- Brindar supervisión en el desarrollo de solicitudes de costos de seguimiento y planes de hitos, asegurando que los presupuestos sean razonables, precisos y reflejen adecuadamente los costos de las actividades requeridas para ejecutar exitosamente el programa.

Adquisiciones

- Liderar la preparación de un plan de compras y brindar el seguimiento de los procesos para su cumplimiento en tiempo y forma según los requerimientos del proyecto.Dar seguimiento a la adquisición, entrega y recepción de bienes y servicios, y para contratos y consultorías dar seguimiento a su elaboración, la elaboración de enmiendas, seguimiento a fechas límites, entrega de productos y pagos.

Competencias básicas

- Licenciatura en Finanzas, Administración, Economía, Contabilidad o campo relacionado.

- Mínimo de 3 años demostrada en las áreas de finanzas y gestión de programas.

- Experiencia sólida y progresiva en gestión de subvenciones.

- Experiencia en la elaboración y monitoreo de presupuestos complejos.

- Mínimo de 3 años de experiencia comprobable en seguimiento y control de implementación de regulaciones de donantes

Competencias preferidas

- Maestría en Finanzas, Contabilidad o campo relacionado.

- Calificación profesional en contabilidad (ACCA, CPA o equivalente).

Conocimientos, habilidades y capacidades

- Conocimiento sólido de los mecanismos y requisitos de financiamiento del Gobierno de los Estados Unidos para organizaciones sin fines de lucro.

- Conocimiento profundo y experiencia en informes financieros de subvenciones.

- Se prefiere conocimiento de sistemas empresariales JDE y/u Oracle. Se requiere sólido conocimiento de programas de MS Office.

- Sólidas habilidades de comunicación y presentación. Capacidad demostrada para capacitar a personal financiero y no financiero de todos los niveles.

- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, así como habilidades interpersonales.

- Autonomía, sólidas habilidades organizativas y de planificación.

- Deseo de trabajar en un entorno de equipo colaborativo, proactivo y multicultural, con capacidad para trabajar de manera independiente.

- Capacidad para mantener un sólido servicio al cliente.

Idioma: Nivel intermedio avanzado en inglés es requerido.

Viajes : Disposición y capacidad para viajar hasta un 25% dentro del país.

Responsabilidades de supervisión: Sí

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.