行政總務暨資產管理

一、行政總務管理
• 管理辦公室日常行政與總務作業，確保工作環境正常運作。
• 時常觀察辦公大樓環境，即時並主動提出需加強、修繕的地方，並執行優化作業
• 管理辦公用品、設備及庶務物品的採購、驗收、保管與領用等相關事宜。
• 管理行政類供應商，辦理詢價、比價、議價、合約及服務品質評估。
• 管理辦公大樓合作廠商，如：保全、清潔，確保服務品質符合公司形象和需求。
• 與總務行政同仁合作，確保水電、電信、網路、郵務、快遞及其他行政服務品質。
• 管理公務車輛，包括調度、保養、維修、保險及使用紀錄。
• 建立並持續改善行政總務管理制度、作業流程及相關表單，並與使用單位/同仁溝通，確切並有效地佈達行政總務相關訊息。
• 審核行政總務費用，進行預算編製、費用控管及差異分析。
• 負責辦公大樓之裝修、修繕等專案；管理停車位及公共設施等作業。
• 配合職業安全、消防、環境等規範，確保辦公大樓營運正常且合規。
• 規劃與執行大型會議、公司例行活動、訪客接待及其它行政活動需支援事項。

二、固定資產管理
• 建立及維護固定資產管理制度、作業流程與資產台帳。
• 辦理固定資產新增、驗收、編碼、貼標、移轉、借用、保管及報廢作業。
• 確保資產的實際存放地點、保管人、使用部門及資產台帳資料一致。
• 定期執行固定資產盤點，追蹤盤盈、盤虧、閒置、遺失或損壞等異常事項。
• 協助釐清資本支出與費用支出的分類，並提供相關文件給財務部門入帳。
• 管理閒置資產，提出調撥、再利用、出售或報廢建議。
• 辦理資產出售或報廢的審核、核准、實體處置及文件歸檔。
• 管理租賃資產、低值易耗品及公司配發設備。
• 配合財務、稽核、會計師及主管機關進行資產盤點與查核。
• 定期編製資產異動、盤點結果、資產利用率及異常管理報告。

三、不動產及設施管理
• 維護權狀、租賃合約、保險、稅費、修繕及相關法定文件。
• 管理廠房與辦公設施的維修保養計畫及維護紀錄。
• 追蹤辦公大樓工程、裝修及重大修繕案件的預算、進度、驗收與付款。

四、內控與風險管理
• 確保行政採購、資產移轉及報廢等作業符合公司核決權限與內控制度。
• 妥善保存報價單、採購單、驗收單、資產異動單及報廢核准文件。
• 管理公司財產保險，協助辦理投保、續保及理賠。
• 定期檢視資產安全、使用狀況及保險保障是否充足。
• 追蹤內外部稽核缺失，提出改善措施並確認完成情形。
• 執行主管交辦的其它行政及資產管理事項。

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