Büroangestellte:r

Aufgaben

* Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
* **Auftrags- und Baustellenverwaltung:** neue Aufträge anlegen, Baustellenakten führen, Auftragsnummern vergeben, Baustellenunterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten, Stunden- und Gerätezettel kontrollieren und fehlende Unterlagen bei Bauleitern/Polieren nachfordern.
* **Rechnungswesen:** Eingangsrechnungen erfassen und den Baustellen/Kostenstellen zuordnen, Rechnungen zur Prüfung vorbereiten, Ausgangsrechnungen erstellen bzw. vorbereiten, offene Posten verfolgen, Mahnwesen unterstützen und Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater vorbereiten.
* **Angebote und Abrechnung:** Angebotsanfragen erfassen, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen organisatorisch vorbereiten, Angebote versenden, Nachträge dokumentieren, Aufmaße und Abrechnungsunterlagen sammeln sowie Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten. Die fachliche Mengen- und Preisprüfung bleibt je nach Betrieb bei Kalkulation/Bauleitung.
* **Personalverwaltung:** Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Überstunden erfassen, Stundenzettel kontrollieren, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten, Mitarbeiterunterlagen verwalten und gegebenenfalls Bescheinigungen/Schulungen/Unterweisungen terminlich überwachen.
* **Nachunternehmer und Lieferanten:** Angebote und Auftragsbestätigungen verwalten, Nachunternehmerunterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Bescheinigungen und Versicherungsnachweise überwachen sowie Ansprechpartner für Lieferanten sein.
* **Dokumentation und Fristen:** Genehmigungen, Verkehrsrechtliche Anordnungen, Pläne, Abnahmen, Mängelunterlagen, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen verwalten; außerdem sicherstellen, dass wichtige Dokumente auffindbar und vollständig sind.
* Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Pflege von Dokumenten und Datenbanken.
* Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und das Team.
* Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten in Absprache mit verschiedenen Abteilungen.
* Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, um eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu fördern.

Qualifikation

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Erfahrung im Bereich Büromanagement und Verwaltung von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
* Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist
* Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Benefits

* Gutes Festgehalt
* Weihnachts- und Urlaubsgeld
* Gutscheinkarte
* Moderner Arbeitsplatz
* Klare Verantwortung und Vertrauen
* Kostenlose Getränke und Kaffee

Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt!
Einfach per Mail an info@seith-energietechnik. de