Asistente Sénior de Administración

Procurar la implementación adecuada del proyecto apoyando la administración, la logística, la gestión presupuestaria y los servicios centrados en los clientes.

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 y trabaja con los Estados y la sociedad civil para prevenir que las drogas y el delito

amenacen la seguridad, la paz y las oportunidades de desarrollo de los ciudadanos. Fomentando la actualización de mejores prácticas internacionales, los aportes consisten en: (1) generar conocimiento sobre la naturaleza, el alcance y las tendencias de la problemática de las drogas, la delincuencia organizada y los delitos conexos; (2) apoyar la implementación de las convenciones, tratados y demás instrumentos internacionales sobre la materia; (3) orientar políticas y estrategias nacionales de lucha contra las drogas y el delito; (4) desarrollar capacidades nacionales para enfrentar y prevenir la producción, el tráfico, el abuso de drogas y otras manifestaciones del crimen organizado.

UNODC tiene su sede en Viena y cuenta con oficinas regionales como la Oficina para la Región Andina y el Cono Sur (ROCOL).

La presencia en Argentina de la UNODC es a través de su Oficina de Programas (POARG) dependiente de la Oficina para la Región Andina y el Cono Sur (ROCOL). Desde POARG, se implementa una serie de proyectos nacionales y regionales, y programas globales que brindan asistencia técnica al país y el Cono Sur en el marco del mandato UNODC.

La Oficina de Programas UNODC en Argentina se encuentra implementando proyectos a los fines de fortalecer las capacidades de las agencias de aplicación de la ley, de la justicia penal y otros organismos con competencias en la implementación de la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Transnacional, la Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas, la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, entre otros instrumentos internacionales.

Esta convocatoria contempla dos vacantes para perfiles con asignaciones en proyectos específicos.

El/la Asistente Sénior de Administración prestará apoyo operativo en la gestión administrativa, financiera y logística necesaria para la implementación oportuna de las actividades del proyecto, el seguimiento presupuestario, la organización de eventos y misiones, la gestión documental, y la preparación de reportes en cumplimiento de los procedimientos aplicables de Naciones Unidas.

- Apoyo administrativo

- Adelantar actividades administrativas, operativas, presupuestarias y de gestión necesarias para la implementación de acciones del proyecto, asegurando el cumplimiento oportuno de objetivos, actividades y metas acordadas, bajo los lineamientos de la Coordinación del Proyecto.
- Realizar el acompañamiento y seguimiento de los procesos de planificación, implementación y cierre de actividades administrativas, financieras y operativas.
- Apoyar la planeación, control y seguimiento de las actividades administrativas, financieras y operativas del proyecto, contribuyendo al cumplimiento de los compromisos asumidos con contrapartes, donantes y la Oficina Regional.
- Apoyar el seguimiento de la ejecución técnica, administrativa y financiera del proyecto, teniendo en cuenta la distribución presupuestaria, los compromisos vigentes, los plazos de ejecución y la información necesaria para generar alertas tempranas y mitigar riesgos.
- Realizar el seguimiento de plazos, acuerdos, compromisos y acciones pendientes, coordinando la compilación de información y la presentación de reportes cuando corresponda.
- Apoyar la elaboración de planes de trabajo, informes, presentaciones, documentos conceptuales y otros insumos requeridos para el monitoreo de indicadores, compromisos y avances del proyecto.
- Mantener actualizadas bases de datos, aplicaciones, matrices de seguimiento y sistemas de información del proyecto, asegurando la disponibilidad oportuna y confiable de información administrativa, financiera y operativa.
- Preparar, organizar y archivar documentación administrativa, financiera y operativa de respaldo para auditorías, reportes internos, revisiones de gestión y requerimientos de la Coordinación del Proyecto, donantes y Oficina Regional.

- Desplazamientos y logística

- Apoyar la planificación, organización, implementación y cierre administrativo de reuniones, talleres, capacitaciones, misiones, eventos y demás actividades del proyecto.
- Tramitar y dar seguimiento a procesos relacionados con misiones, viajes, autorizaciones, reservas, reembolsos, pagos, contratos, proveedores y demás requerimientos logísticos asociados a las actividades del proyecto.
- Realizar arreglos logísticos para participantes, consultores, expertos, funcionarios nacionales e internacionales, contrapartes y personal de UNODC, incluyendo reservas, transporte, alojamiento, espacios de reunión, materiales, servicios y documentación de respaldo.
- Realizar seguimiento a proveedores y contratistas vinculados con eventos, viajes, servicios logísticos y actividades operativas, verificando la prestación del servicio y la documentación necesaria para pagos, cierres y reportes.
- Informar oportunamente a la Coordinación del Proyecto sobre avances, dificultades, riesgos o retrasos vinculados con la implementación logística, administrativa o financiera de actividades.
- Apoyar la preparación de actas, notas, listas de participantes, minutas, registros de asistencia, reportes de actividad y demás documentos derivados de reuniones, talleres, capacitaciones y espacios de articulación.

- Inventario y apoyo a la gestión de instalaciones

- Apoyar el seguimiento de procesos de adquisiciones, contratación de servicios, gestión de proveedores, activos, insumos, inventario y demás requerimientos necesarios para la implementación del proyecto.
- Mantener registros actualizados de bienes, equipos, materiales, suministros, activos y documentación de respaldo, en coordinación con las áreas correspondientes.
- Efectuar controles físicos de inventario, apoyar la preparación de reportes periódicos de activos e inventario, y contribuir al cumplimiento de los procedimientos aplicables de Naciones Unidas.
- Custodiar, registrar y distribuir suministros, materiales y documentación del proyecto, manteniendo listados actualizados y registros de entrega cuando corresponda.
- Apoyar el diseño e implementación de herramientas que contribuyan al fortalecimiento y estandarización de procesos administrativos, operativos, logísticos y de gestión de activos.

- Creación e intercambio de conocimientos

- Participar en reuniones técnicas administrativas y financieras para socializar información, reportar avances, identificar dificultades, y dar seguimiento a compromisos.
- Interactuar con unidades temáticas, áreas transversales, contrapartes, proveedores y otros actores relevantes para facilitar la ejecución administrativa, financiera y operativa del proyecto dentro de los tiempos acordados.
- Apoyar la preparación de informes, reportes y documentos que den cuenta de la implementación del proyecto desde los aspectos financieros, operativos y administrativos, según sea requerido por la Coordinación del Proyecto, los donantes, UNODC o la Oficina Regional.
- Contribuir a la construcción, actualización y mejora de bases de datos, matrices, aplicaciones y herramientas de seguimiento que permitan articular, sistematizar y reportar información del proyecto de manera oportuna.
- Apoyar iniciativas de intercambio de conocimientos y fortalecimiento de capacidades internas relacionadas con administración, finanzas, logística, planificación, seguimiento, inventario y gestión documental.
- Llevar a cabo otras actividades relacionadas con su área de especialidad que le sean asignadas por su supervisor/a inmediato/a.

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Requerida

- Enseñanza secundaria completa o equivalente, con al menos 5 (cinco) años de experiencia relevante; O
- Título de licenciatura/grado o equivalente en administración, economía, contabilidad, finanzas, gestión de proyectos, relaciones internacionales, ciencias sociales o áreas afines, con al menos 1 (un) año de experiencia relevante.

Deseada

- Formación técnica, terciaria, universitaria o certificación profesional en administración, contabilidad, derecho, finanzas, economía, gestión basada en resultados, adquisiciones, logística o áreas afines.

Requerida

- Experiencia relevante en administración, finanzas, logística, operaciones, gestión de proyectos, seguimiento presupuestario, apoyo a eventos, adquisiciones, gestión documental o ámbitos relacionados.
- Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad, incluyendo Microsoft Office, Google Workspace u otras herramientas equivalentes, así como sistemas de gestión basados en la web.
- Experiencia en elaboración, actualización o seguimiento de bases de datos, matrices, reportes, documentos administrativos, financieros u operativos.
- Experiencia en seguimiento de actividades, compromisos, plazos, proveedores, pagos, documentación de respaldo o procesos administrativos vinculados a proyectos.

Deseada

- Experiencia en manejo de aplicativos web y plataformas administrativas, financieras o de gestión de proyectos.
- Conocimiento de normas, manuales y procedimientos de Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional.
- Experiencia apoyando actividades vinculadas con proyectos de justicia penal, drogas, crimen organizado, seguridad, fortalecimiento institucional o cooperación internacional.

Language Proficiency Level Requirement English Basic Desirable Spanish Native Required

- UNOPS does not accept unsolicited resumes.
- UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
- Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
- Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
- UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
- UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
- We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
- UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.

Terms and Conditions
- For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
- For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here (https://drive.google.com/file/d/13FXRi20MZ0a49R-l82qT0OA0cX_5Bj3e/view?usp=sharing).
- For more details about the contract types, please click here. (https://drive.google.com/file/d/15TJf0e2aJzEGewuEPWdGbPWsFoPjfUr8/view?usp=drive_link)
- All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
- It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.