About this role
الهدف من الوظيفة
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة القانونية، من خلال إدارة المراسلات والملفات، ومتابعة الموضوعات المحالة، والتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بما يضمن تنظيم العمل وسرعة استكمال الإجراءات المطلوبة.
المهام والمسؤوليات
· المساعدة في طباعة وتنسيق العقود والمراسلات والمذكرات والنماذج الخاصة بالإدارة القانونية.
· تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات ورقيًا وإلكترونيًا وفق نظام واضح وسهل الرجوع إليه.
· تسجيل ومتابعة المراسلات الواردة والصادرة والتأكد من إحالتها للجهة المعنية.
· متابعة الموضوعات والمهام المحالة للمكتب مع الإدارات ذات العلاقة وفق توجيهات المدير المباشر.
· التنسيق مع الإدارات المختلفة لاستكمال المستندات والبيانات المطلوبة للملفات والموضوعات قيد المتابعة.
· تنظيم المواعيد والاجتماعات والمراسلات الخاصة بالمكتب عند الحاجة.
· المحافظة على سرية المستندات والمعلومات وعدم تداولها إلا وفق الصلاحيات المعتمدة.
المؤهلات والمتطلبات
· بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
· يفضل وجود خبرة سابقة في الأعمال الإدارية، السكرتارية، المتابعة أو الأرشفة.
· إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel وOutlook.
· القدرة على إعداد وتنسيق المراسلات الإدارية بشكل جيد.
· مهارات جيدة في التنظيم، المتابعة والتواصل مع الإدارات المختلفة.
· الدقة والالتزام والقدرة على التعامل مع المستندات بسرية ومسؤولية.