Starszy Specjalista ds. administracji i obsługi biura (K/M)

W firmie Advanced Protection Systems SA tworzymy unikatowe systemy antydronowe bazując na najnowszych technologiach radarowych. Samodzielnie projektujemy i produkujemy wszystkie elementy: od układów scalonych, przez elektronikę, mechatronikę, aż po zaawansowane oprogramowanie i finalną implementację. Dzięki naszym nowatorskim rozwiązaniom wykrywamy wszelkie poruszające się obiekty, nawet tak trudne do wykrycia jak drony klasy mikro czy niewielkie ptaki. Nasza technologia została z sukcesem wdrożona w wielu wymagających branżach, takich jak: obronność i bezpieczeństwo, infrastruktura krytyczna i rządowa, a także na lotniskach.

Zakres obowiązków:

- Facility Management i środowisko pracy

- Koordynacja procesów związanych z facility management oraz bieżącym funkcjonowaniem powierzchni biurowej.
- Dbałość o standard, funkcjonalność i estetykę powierzchni oraz stanowisk pracy.
- Koordynacja zakupu, wyposażenia, relokacji i wymiany mebli oraz wyposażenia biurowego.
- Koordynacja prac technicznych, konserwacyjnych i serwisowych oraz monitorowanie jakości ich realizacji.
- Identyfikowanie potrzeb i inicjowanie usprawnień w zakresie organizacji przestrzeni i środowiska pracy.

2. Serwis sprzątający

- Koordynacja pracy wewnętrznego serwisu sprzątającego.
- Zapewnienie odpowiednich standardów czystości i porządku.
- Monitorowanie jakości usług oraz organizacja działań korygujących i dodatkowych prac.

3. Dostawcy i zaopatrzenie

- Koordynacja współpracy z dostawcami usług, materiałów, zaopatrzenia i wyposażenia biurowego.
- Monitorowanie jakości, terminowości i zgodności realizowanych usług z uzgodnionymi standardami.
- Koordynacja zamówień i bieżącego zaopatrzenia biura.
- Weryfikacja stanów magazynowych, a także pozyskiwania ofert i optymalizacja kosztów.

4. BHP i ochrona środowiska

- Wsparcie działań związanych z zapewnieniem bezpiecznego i zgodnego ze standardami środowiska pracy.
- Współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie BHP oraz ochrony środowiska i właściwego gospodarowania odpadami.
- Wsparcie w zakresie raportowania środowiskowego i obsługi BDO.

5. Pozostałe

- Wsparcie w zakresie zapewnienia sprawnej organizacji wizyt oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa i kontroli dostępu w biurach.
- Współpraca z pracownikami, ochroną, recepcją i innymi interesariuszami.

Requirements

- 3–5 lat doświadczenia w administracji, office management, facility management lub podobnym obszarze.
- Doświadczenie w koordynacji procesów administracyjnych i współpracy z dostawcami.
- Praktyczna znajomość organizacji i utrzymania powierzchni biurowej.
- Wysoko rozwinięte kompetencje organizacyjne i komunikacyjne.
- Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywność.
- Umiejętność koordynowania wielu procesów i ustalania priorytetów.
- Orientacja na jakość, klienta wewnętrznego i ciągłe doskonalenie.
- Dobra znajomość Google Workspace.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym komunikację biznesową będzie atutem - B2.

- Prawo jazdy kat. B.

Oferujemy:

- Stabilne warunki pracy w dynamicznie rozwijającej się branży;
- Umowę o pracę jako formę zatrudnienia;
- Niekorporacyjną atmosferę oraz dużą samodzielność w pracy;
- Program poleceń pracowniczych;
- Pakiet benefitów: dofinansowanie do studiów/kursów, szkolenia, dofinansowanie do Multisport i Medicover, ubezpieczenia grupowe;
- Imprezy integracyjne: bawimy się na mniejszych i większych spotkaniach oraz celebrujemy sukcesy.