Administrative Assistant

Job Description:

¡En dentsu estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo/Recepcionista en Medellín!

Formación y experiencia

Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas.

Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial.

Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés.

Propósito del cargo

Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.

Responsabilidades

1. Gestión administrativa y documental

- Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación.
- Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas.
- Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad.
- Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos.
- Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos.
- Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.

2. Gestión de facturas y proveedores

- Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación.
- Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes.
- Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización.
- Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida.
- Mantener actualizada la información y documentación de proveedores.
- Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores.
- Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.

3. Servicios generales y administración de oficina

- Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación.
- Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones.
- Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación.
- Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos.
- Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos.
- Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso.
- Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas.
- Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.

4. Viajes y logística corporativa

- Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados.
- Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros.
- Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes.
- Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.

5. Atención y comunicaciones

- Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa.
- Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes.
- Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran.
- Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.

6. Control y seguimiento administrativo

- Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía.
- Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, proveedores, documentación y demás compromisos bajo su responsabilidad.
- Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la operación y escalarlas al responsable correspondiente.
- Proponer mejoras a los procesos administrativos que permitan reducir reprocesos, mejorar tiempos de respuesta y fortalecer los controles.
- Apoyar la implementación y cumplimiento de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos relacionados con la gestión administrativa.
- Preparar reportes básicos de gestión administrativa cuando sean requeridos.

#LI-AN1

Location:
Medellín

Brand:
Dentsu

Time Type:
Full time

Contract Type:
Permanent