Sachbearbeiter*in Finanz- und Rechnungswesen (30 - 40%)

## Deine Mission
Du unterstützt unser Finance-Team - bestehend aus unserem fractional CFO und unserem Senior Accountant - in der laufenden Buchhaltung der ViCOLLECTIVE AG und der Forlam Ventures und sorgst dafür, dass Belege, Zahlungen und Konten sauber und termingerecht verarbeitet sind.

Dabei arbeitest du selbständig, denkst über die reine Verarbeitung hinaus und entwickelst bestehende Abläufe laufend weiter. Du hast Freude daran, moderne Tools, Automatisierung und AI zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten.

Wir suchen eine Person, die idealerweise Anfang Januar 2027 starten kann.
## Deine Aufgaben

- Du verantwortest die Kreditorenbuchhaltung von der Erfassung bis zum Zahlungsvorschlag. Rechnungen prüfst du inhaltlich, kontierst sie korrekt und klärst Unstimmigkeiten direkt mit Lieferanten und internen Stellen.
- Du bewirtschaftest Debitoren und offene Posten selbständig. Zahlungseingänge ordnest du zu, und das Mahnwesen führst du so, dass nichts liegen bleibt.
- Du stimmst Bank-, Kreditkarten- und Verrechnungskonten laufend ab. Differenzen verfolgst du bis zur Ursache, statt sie auszubuchen.
- Im Monatsabschluss verantwortest du deine Abschlussschritte termingerecht und lieferst sie abgestimmt und dokumentiert ab.
- Bei MWST und ggf. Lohnadministration bereitest du die Unterlagen vor und plausibilisierst sie.
- Wiederkehrende Abläufe hinterfragst du und schlägst Vereinfachungen vor, gerne mit AI und Automatisierung. Gute Ideen setzt du selbst um.
- Bei der Umstellung von Abacus auf Odoo ab 2027 bringst du die Sicht der Anwender*in ein und testest die neuen Abläufe.

Dein Profil

- Abgeschlossene Ausbildung als Sachbearbeiter*in Finanz- und Rechnungswesen oder vergleichbare Praxiserfahrung
- Gute bis sehr gute Excel-Kenntnisse (z. B. SVERWEIS/INDEX, Pivot, saubere Formellogik)
- Erfahrung mit einem ERP-System wie Abacus, Odoo oder Bexio; wir arbeiten aktuell mit Abacus und ab 2027 mit Odoo
- Erfahrung in Kreditoren- und Debitorenprozessen
- Gutes Verständnis für Datenflüsse zwischen verschiedenen Systemen
- Du kannst Zahlen selbständig plausibilisieren und Abweichungen bis zur Ursache zurückverfolgen
- Fliessendes Deutsch in Wort und Schrift
- Von Vorteil: Erfahrung in der Lohnbuchhaltung
- Du hast ein feines Gespür für Zahlen und arbeitest sorgfältig – über reines Abhaken hinaus
- Du arbeitest selbständig und eigenverantwortlich, auch bei einem Teilzeitpensum
- Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit sensiblen Finanz- und Personendaten um
- Du findest dich schnell in bestehende Prozesse ein und hast Freude daran, diese aktiv mitzugestalten und zu verbessern
- Du bist offen für AI und Automatisierung, probierst neue Tools gerne aus und hast Freude daran, wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen. Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung

Deine Bewerbung

Bitte beantworte in deiner Bewerbung die folgenden drei Fragen in je maximal zwei bis drei Sätzen. Die Antworten sind fester Bestandteil jeder Bewerbung.

1. Beschreibe einen Fehler oder eine Abweichung in Zahlen, die du selbst entdeckt hast. Woran hast du gemerkt, dass etwas nicht stimmt, und wie bist du der Ursache auf den Grund gegangen?

2. Welchen wiederkehrenden Ablauf in deiner bisherigen Arbeit hast du vereinfacht, oder hättest du gerne vereinfacht? Was genau hättest du anders gemacht?

3. Erzähl von einer Situation, in der dir ChatGPT, Copilot oder ein ähnliches Tool eine falsche oder unbrauchbare Antwort gegeben hat, beruflich oder privat. Was hattest du gefragt, woran hast du den Fehler gemerkt, und wie bist du weiter vorgegangen?

Warum wir?

- Ein motiviertes Team und eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur
- Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem kleinen, dynamischen Umfeld
- Abwechslungsreiche Aufgaben und kurze Entscheidungswege, mit der Möglichkeit, Prozesse und Strukturen aktiv mitzuprägen
- Unterstützung bei deiner beruflichen Weiterentwicklung
- 5 Wochen Ferien pro Jahr
- 16 Wochen Mutterschafts- und 3 Wochen Vaterschaftsurlaub bei 100% Lohn
- Gratis Kaffee in all unseren ViCAFE Espresso Bars und attraktive Rabatte
- Kostenloses Kaffeeabo für zu Hause