Assistenz am Empfang (m/w/d)

Who are we?

Howden is a global insurance group with employee ownership at its heart. Together, we have pushed the boundaries of insurance. We are united by a shared passion and no-limits mindset, and our strength lies in our ability to collaborate as a powerful international team comprised of 24,000 employees spanning over 56 countries.

People join Howden for many different reasons, but they stay for the same one: our culture. It’s what sets us apart, and the reason our employees have been turning down headhunters for years. Whatever your priorities – work / life balance, career progression, sustainability, volunteering – you’ll find like-minded people driving change at Howden.

Vollzeit | ab Dezember 2026 | Theodor-Heuss-Ring 23, 50668 Köln

Wir, HiSV-Himmelseher Sportversicherung (Erwin Himmelseher Assekuranz-Vermittlung GmbH & Co. KG), sind das führende Beratungsunternehmen für Sportversicherungen in Deutschland und Kontinentaleuropa, und sind Teil von Howden, einer der führenden globalen Versicherungsgruppen, mit weltweit über 25.000 Mitarbeitenden in 56 Ländern.

Unsere Kunden werden eng bei der Identifikation ihrer Risiken unterstützt. Daraus erfolgt eine Konzeption passgenauer und individueller Risikolösungen. Wir betreuen unsere Kunden in einem ganzheitlichen Ansatz.

Durch unser „People First“-Prinzip stehen die Mitarbeitenden bei uns an erster Stelle. Wir fördern ihre fachliche Expertise in gleichem Maße wie unseren Teamgeist und setzen auf langfristige Beziehungen.

Aufgrund unseres stetigen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz am Empfang (m/w/d)
am Standort Köln
in Vollzeit (in Präsenz)

Ihre Aufgaben:

- Empfangs- und Büroorganisation Sie organisieren und optimieren die täglichen Büroabläufe an unserem Standort, insbesondere beim Empfangsbereich, Telefon-/ Postbearbeitung sowie der Organisation von Küchen-, Meeting- und Gemeinschaftsräumen.
- Ansprechpartner*in & Teamunterstützung Sie sind zentrale Anlaufstelle für Kolleg*innen, Dienstleister und Gäste, beantworten organisatorische Fragen und tragen zu einer professionellen und gleichzeitig herzlichen Arbeitsatmosphäre bei.
- Terminkoordination & Meetings Sie koordinieren interne und externe Termine, reservieren Besprechungsräume und kümmern sich um eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Bewirtung und Catering.
- Unterstützung der Fachbereiche Bei Bedarf unterstützen Sie die Fachbereiche z. B. mit der Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen oder bei der Datenadministration.

Das bringen Sie mit:

- Abgeschlossene Ausbildung Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Hotellerie oder vergleichbar und haben bereits Berufserfahrung in der Assistenz/Empfang gesammelt.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse Egal ob Word oder Outlook– die Standard-Programme beherrschen Sie aus dem Effeff.

- Gute Kenntnisse der englischen Sprache Eine englische E-Mail verschreckt Sie nicht? Eine englischsprechende Person bringt Sie nicht ins Schwitzen?
- Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft Wir sind keine One-(wo)man-Show, nur im Team können wir erfolgreich sein. Sie haben Spaß daran, Ihr fachliches Wissen zu vertiefen und dieses in die Praxis umzusetzen. Dabei behalten Sie die Bedürfnisse der Kunden und Kolleg*innen stets im Blick.

Unser Angebot:

Wir haben unsere Kolleg*innen gefragt: „Was macht das Arbeiten bei HiSV-Himmelseher Sportversicherung bzw. der Howden-Gruppe besonders? Diese Antworten kamen:

Führung auf Augenhöhe „Mir ist wichtig, dass meine Führungskraft mir Freiraum lässt für die Erledigung meiner Aufgaben und ich dabei meine eigenen Ideen entwickeln kann. Ich sehe sie/ihn als Sparringspartner*in, nicht als „Boss“.“

Gesundheit „Ich habe jedes Jahr ein Gesundheitsbudget, das mir die Freiheit gibt, selbst zu entscheiden, wie ich meine Gesundheit fördere – von Vorsorge bis zur Behandlung. HiSV sorgt dafür, dass ich mich rundum gut abgesichert fühle. Dieses Angebot kann ich auch für meine Familie erweitern.“

Altersvorsorge/-absicherung „HiSV bezuschusst meine Altersvorsorge und ohne HiSV hätte ich niemals eine Berufsunfähigkeitsversicherung bekommen.”

Gruppenunfallversicherung „Die Howden-Gruppe hat keine Standard-Unfallversicherung für die Mitarbeiter abgeschlossen, sondern eine, die nicht nur mich, sondern auch meine Familie absichert, sollte es zum Äußersten kommen.“

Nette Kolleg*innen „Auch wenn ich meine Kolleg*innen im Schnitt 8 Stunden am Tag sehe, finde ich es trotzdem schön, auch nach Feierabend mit Ihnen was Essen zu gehen, Sport zu machen und sich auch privat kennenzulernen.“ [Anm.d.Red.: Wir freuen uns auf Vorschläge für neue Aktivitäten]

Attraktive Vergütung und Sozialleistungen „Neben dem attraktiven Gehalt finde ich es toll, dass HiSV Weiterbildungen nicht nur fördert, sondern mich dabei auch durch die Howden Academy tatkräftig unterstützt..“ [Anm.d.Red.: Danke für das Lob. Wir haben noch viele weitere Benefits zu bieten, wie z. B.: betriebliche Altersvorsorge, Sonderurlaub, Firmenevents u.v.m.]

Internationalität „Mir gefällt es international zu arbeiten. Seit ich bei der Howden-Gruppe arbeite sind meine Sprachkenntnisse enorm gewachsen. Ich habe die Möglichkeit mit Kunden-/ Versicherungsunternehmen weltweit zu arbeiten und meinen Horizont zu erweitern.“

Spaß „Mir macht es einfach Spaß, morgens ins Büro zu kommen. Ich freue mich auf meine Aufgaben und den Austausch mit netten Kolleg*innen. Auch wenn es mal stressig wird, lachen wir trotzdem zusammen und unterstützen uns gegenseitig.“

Gewissenhafte Einarbeitung „Ich habe mich während meiner Einarbeitungszeit sehr gut aufgehoben gefühlt und konnte mich schnell nicht nur fachlich, sondern auch menschlich in das Team einarbeiten bzw. integrieren. Nach wie vor finde ich den unkomplizierten Austausch unter den Kolleg*innen toll.“

Wir freuen uns sehr auf die Zusendung Ihres Lebenslaufes an [email protected]. Auf ein Anschreiben können Sie gerne verzichten, wir lernen Sie lieber in einem persönlichen Gespräch kennen.

Auch wenn Ihr Werdegang nicht exakt unseren Vorgaben entspricht, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

HiSV-Himmelseher Sportversicherung (Erwin Himmelseher Assekuranz-Vermittlung GmbH & Co. KG) ermutigt ausdrücklich Menschen aller Nationalitäten, Geschlechter, Altersgruppen, sexueller Orientierungen sowie Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte zur Bewerbung. Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Sekretärin

What do we offer in return?

A career that you define. At Howden, we value diversity – there is no one Howden type. Instead, we’re looking for individuals who share the same values as us:

- Our successes have all come from someone brave enough to try something new
- We support each other in the small everyday moments and the bigger challenges
- We are determined to make a positive difference at work and beyond

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Reasonable adjustments

We're committed to providing reasonable accommodations at Howden to ensure that our positions align well with your needs.  Besides the usual adjustments such as software, IT, and office setups, we can also accommodate other changes such as flexible hours* or hybrid working*.

If you're excited by this role but have some doubts about whether it’s the right fit for you, send us your application – if your profile fits the role’s criteria, we will be in touch to assist in helping to get you set up with any reasonable adjustments you may require.

*Not all positions can accommodate changes to working hours or locations. Reach out to your Recruitment Partner if you want to know more.

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