Recrutement d’un Cabinet de ressource humaine au Burkina Faso

I. Contexte et justification

Mandat de CIVIC

Center for Civilians in Conflict (CIVIC) est une ONG internationale dédiée à la protection des civils en situation de conflit. Nous travaillons avec et aux côtés des communautés touchées par la violence afin de renforcer leur protection et de défendre leurs droits. Nous mobilisons les acteurs pour prévenir et répondre aux atteintes aux civils, et nous influençons les politiques et les pratiques pour faire de la protection des civils une priorité mondiale. En tant qu'acteur humanitaire de protection, nous assurons la liaison entre les personnes à risque et celles qui ont le pouvoir et la responsabilité de les protéger.

Dans la région du Sahel, CIVIC intervient dans cinq pays : le Mali, le Burkina Faso, le Niger, la Mauritanie et le Tchad. Au fil des années, l’organisation a contribué au développement et au renforcement de mécanismes de suivi, d’analyse et de documentation des dommages causés aux civils dans l’ensemble de la région sahélienne.

Besoin de ressources humaines qualifiées au Burkina Faso

Pour la mise en œuvre et le pilotage de ses activités au Burkina Faso, CIVIC a besoin de disposer, dans des délais raisonnables et selon des modalités administratives sûres, de deux professionnels qualifiés : un(e) Senior Programme Manager chargé(e) de la gestion programmatique, et un(e) Finance Officer chargé(e) de la gestion financière. Ces deux postes sont essentiels à la continuité et à la qualité des activités de CIVIC dans le pays. CIVIC sollicite les services de mise à disposition par un cabinet spécialisé avec la possibilité de les reverser à son compte une fois le processus de son enregistrement au Burkina achevé.

Justification du recours à un cabinet RH

Le recours à un cabinet de ressources humaines local se justifie notamment par :

• la connaissance approfondie du marché de l'emploi burkinabè et des viviers de candidats qualifiés ;

• la maîtrise, par un opérateur spécialisé, des procédures d'immatriculation, de contractualisation et de gestion de la paie conformes à la réglementation du travail, de la sécurité sociale et de la fiscalité applicables au Burkina Faso ;

• la réduction, pour CIVIC, des risques de non-conformité administrative, sociale et fiscale liés à l'emploi direct de personnel dans un pays où l'organisation ne dispose pas nécessairement de la structure administrative dédiée à cet effet ;

• la souplesse et la réactivité qu'offre un mécanisme de mise à disposition/portage pour mobiliser rapidement des profils qualifiés, tout en assurant la continuité du service en cas d'indisponibilité ou de départ d'un des professionnels mis à disposition (remplacement).

II. Objectifs de la consultation

Objectif général

Sélectionner un cabinet de ressources humaines établi et opérant légalement au Burkina Faso, capable de fournir à CIVIC deux professionnels qualifiés (Senior Programme Manager et Finance Officer) et d'assumer, dans le respect de la réglementation burkinabè en vigueur, l'ensemble des fonctions administratives, contractuelles, sociales et fiscales liées à leur emploi et à leur mise à disposition, avec la possibilité pour CIVIC de les recruter directement une fois son enregistrement au Burkina Faso achevé.

Objectifs spécifiques

• identifier et présélectionner (sourcing) des candidats qualifiés pour les deux postes concernés ;

• conduire un processus de présélection rigoureux (analyse de dossiers, tests le cas échéant) ;

• procéder à la vérification des références professionnelles et académiques des candidats ;

• organiser des entretiens préliminaires avec les candidats présélectionnés ;

• présenter à CIVIC une short-list de candidats qualifiés pour chaque poste ;

• assurer le recrutement effectif des candidats retenus par CIVIC ;

• conseiller sur les niveaux de salaire envisageables pour les postes que nous allons pourvoir ;

• assurer la contractualisation des professionnels retenus, selon le mécanisme juridique convenu ;

• assurer la gestion administrative courante des personnes mises à disposition ;

• assurer la gestion de la paie des deux professionnels ;

• assurer le respect des obligations sociales et fiscales applicables (déclarations, cotisations, etc.) ;

• assurer un suivi RH régulier des professionnels mis à disposition, en lien avec CIVIC ;

• assurer, le cas échéant, le remplacement rapide d'un professionnel en cas d'indisponibilité, de départ ou de non-conformité au poste.

VI. Responsabilités de CIVIC

Dans le cadre de la présente consultation et de l'exécution du contrat qui en résultera, CIVIC :

• définit les profils recherchés et les besoins programmatiques associés ;

• valide les descriptions de poste finales avant lancement du sourcing ;

• participe à la sélection finale des candidats (revue de la short-list) ;

• conduit les entretiens finaux avec les candidats présélectionnés par le cabinet ;

• valider les niveaux de rémunération, les avantages et les conditions contractuelles proposés pour les candidats retenus, conformément aux politiques internes et aux contraintes budgétaires de CIVIC ;

• assure la supervision fonctionnelle et programmatique quotidienne des personnes mises à disposition ;

• valide les congés et les objectifs de performance des professionnels mis à disposition, selon les modalités convenues avec le cabinet ;

• fournit au cabinet les informations nécessaires à l'exécution de sa mission (descriptions de poste, besoins spécifiques, etc.) ;

• règle les factures du cabinet conformément aux termes du contrat.

VIII. Livrables attendus

1. Plan de recrutement détaillé pour les deux postes (méthodologie, calendrier, canaux de sourcing).

2. Short-list des candidats qualifiés pour chaque poste, présentée à CIVIC.

3. CV et dossiers complets des candidats présélectionnés.

4. Résultats des vérifications de références (comptes rendus écrits).

5. Proposition financière détaillée, conforme au modèle de l'Annexe 4.

6. Formulation et soumission à CIVIC de recommandations sur les niveaux de rémunération compétitifs et conformes aux pratiques du marché pour les postes à pourvoir, afin de favoriser l’attraction et la rétention de profils qualifiés ;

7. Contrats de travail ou documents contractuels applicables aux professionnels retenus.

8. Documents de paie mensuels (bulletins de salaire, états de charges).

9. Rapports administratifs mensuels (facturation, suivi des congés, etc.).

10. Justificatifs sociaux et fiscaux (récépissés de déclaration et de paiement CNSS, impôts sur salaires).

11. Rapport de fin de mission, en cas de terme ou de résiliation du contrat.

IX. Proposition technique et financière

Le cabinet devra soumettre une proposition technique précisant ses références, son expérience, sa méthodologie d’intervention, les délais de mobilisation ainsi que les dispositifs de gestion des risques RH.
La proposition financière , libellée en FCFA (XOF), devra présenter de manière détaillée et transparente l’ensemble des coûts par profil, y compris les frais, marges, modalités de remplacement et conditions de révision tarifaire.

XI. Critères d'évaluation des offres

Les offres techniques et financières seront évaluées selon la grille de notation ci-dessous, sur un total de 100 points.

Critère

Pondération

Expérience et références du cabinet - 15

Expérience avec des ONG/organisations internationales - 15

Qualité de la méthodologie de recrutement - 15

Capacité à mobiliser rapidement les deux profils - 10

Qualité du dispositif de mise à disposition/portage - 15

Capacité administrative, paie et conformité - 10

Qualité des profils proposés - 10

Offre financière - 10

XII. Documents administratifs requis

Le cabinet devra fournir, à l'appui de son offre, les documents administratifs suivants, sous réserve de vérification de leur fondement légal ou contractuel applicable au Burkina Faso :

• documents d'enregistrement légal de l'entreprise (registre du commerce et du crédit mobilier — RCCM, ou équivalent)

• identifiant financier unique (IFU) ;

• agrément d'exercice en tant que bureau de placement et/ou entreprise de travail temporaire, délivré par l'autorité compétente [ministère en charge du Travail — à confirmer], le cas échéant requis par la réglementation en vigueur pour l'activité proposée ;

• attestations de situation fiscale et sociale à jour (attestation de non-redevance fiscale, attestation CNSS à jour) ;

• références clients vérifiables (Annexe 2) ;

• états ou documents permettant d'apprécier la capacité financière du cabinet, lorsque cela est jugé nécessaire par CIVIC ;

• coordonnées bancaires officielles ;

• déclaration de conflit d'intérêts ;

• décration de confidentialité et de protection des données

• déclaration d'absence de fraude, de corruption ou d'exploitation et d'abus ;

• tout autre document requis par CIVIC et précisé au moment de la publication de la consultation.

XV. Conditions de soumission

• Format de l'offre technique : document(s) au format PDF, structuré(s) selon les rubriques de la section IX, en français.

• Format de l'offre financière : document distinct au format PDF (et fichier tableur modifiable si demandé), conforme au modèle de l'Annexe 4, en francs CFA.

• Date limite de soumission : 15 octobre 2026

• Durée de validité de l'offre : 20 jours à compter de sa publication

• Clarifications : toute demande de clarification devra ê15 octobre, les réponses étant partagées avec l'ensemble des cabinets consultés dans un souci d'égalité de traitement.