About this role
Analista de Secretaria Acadêmica
O Instituto de Tecnologia e Computação (ITEC) busca um(a) Analista de Secretaria Acadêmica para conduzir os processos de atendimento ao aluno e gestão documental do Instituto, com papel central na experiência do estudante e na integridade dos registros acadêmicos.
A função pede um perfil organizado, atento a prazos e detalhes, capaz de conduzir com autonomia as rotinas de matrícula, documentação e atendimento, em articulação direta com a coordenação acadêmica e apoiado em sistemas e canais digitais.
Sobre o ITEC
O ITEC é um instituto de ensino superior inovador e sem fins lucrativos, dedicado a formar talentos em computação, com excelência acadêmica internacional e compromisso social no Brasil. Nossa proposta combina rigor acadêmico, inovação tecnológica e impacto social para ampliar o acesso de jovens de alto potencial, especialmente de contextos subrepresentados, a oportunidades transformadoras na área da tecnologia.
Sobre a posição
Principais responsabilidades
Atendimento ao Aluno
- Atender alunos e futuros alunos nos processos de matrícula, rematrícula e trancamento, presencialmente e por canais digitais
- Esclarecer dúvidas sobre calendário acadêmico, requisitos curriculares e procedimentos institucionais
- Conduzir o relacionamento com o aluno em situações sensíveis (pendências, prazos, exceções), com agilidade e clareza
Gestão Documental
- Analisar documentação pessoal e acadêmica de alunos e futuros alunos, conferindo autenticidade e conformidade
- Elaborar declarações, históricos escolares, certificados e demais documentos institucionais, respeitando prazos regulatórios
- Registrar e validar certificados e diplomas, mantendo rastreabilidade de todo o processo
- Operar fluxos de requerimentos online e assinatura eletrônica, assegurando validade, rastreabilidade e arquivamento digital dos documentos
Processos Acadêmicos e Sistemas
- Efetuar ajustes de matrícula conforme matriz curricular, lançando disciplinas de adaptação, dependência e dispensa no sistema acadêmico
- Acompanhar o calendário letivo, garantindo o cumprimento de etapas como progressão de período, colação de grau e emissão de diplomas
- Apoiar a configuração e a melhoria contínua do sistema acadêmico e do portal do aluno, reportando falhas e propondo ajustes
- Identificar gargalos nos fluxos de atendimento e documentação, propondo ajustes à coordenação acadêmica
Perfil desejado
Formação e experiência
- Formação em Administração, Pedagogia, Secretariado ou áreas correlatas
- Experiência mínima de 3 anos em secretaria acadêmica, atendimento educacional ou função administrativa em instituição de ensino
- Escrita clara e objetiva, com atenção à formalidade exigida por documentos institucionais
- Diferenciais: domínio de sistema acadêmico e inglês avançado
Comportamental e atitudinal
- Capacidade de execução autônoma, com organização e disciplina de prazos
- Atenção a detalhes, essencial para a integridade de registros e documentos oficiais
- Facilidade para aprender e adotar novas ferramentas digitais
- Perfil colaborativo, capaz de dialogar com alunos, professores e coordenação
- Discrição no trato de informações sensíveis de alunos
Condições
- Regime: CLT
- Local: Gravataí, RS (presencial)
- Disponibilidade para início imediato
Benefícios oferecidos
- Plano de saúde Unimed
- Vale Alimentação ou Vale Refeição
- Vale Mobilidade