Gestionnaire, Cycle de vie des employées

Récapitulatif du poste

Le Gestionnaire, Cycle de vie des employés dirige l’équipe chargée de l’administration du cycle de vie des employés au sein de l’organisation nord-américaine de Motion comprenant les États-Unis, le Canada et le Mexique. Le poste établit les conditions opérationnelles, les ressources, les normes, les contrôles et les responsabilités nécessaires à une exécution précise, conforme, cohérente et en temps utile aux étapes clés du parcours des employés, à savoir la pré-embauche et l’intégration, les évolutions liées au poste et à l’emploi, la tenue des données des employés, le départ et l’administration RH connexe. Ce gestionnaire établit les priorités, gère les capacités et les performances de l’équipe, élimine les obstacles, supervise la qualité de service et les remontées à l’échelon supérieur et collabore avec les équipes RH, Systèmes collaborateurs, Paie, Acquisition de talents, Rémunération globale, Finances, Affaires juridiques et les parties prenantes de l’entreprise dans le but de proposer une expérience fluide et fiable aux employés et aux gestionnaires. Ce poste offre une supervision par la direction de l’utilisation de Workday, en tant que système d’enregistrement, et de ServiceNow, pour la saisie des dossiers ainsi que la gestion des flux de travail, des connaissances et des services, tout en favorisant la standardisation, les contrôles, l’amélioration continue et un libre-service efficace.

Responsabilités clés

Exécution des services liés au cycle de vie des employés

- Diriger l’équipe chargée de l’administration quotidienne du cycle de vie des employés aux États-Unis, au Canada et au Mexique, en établissant les priorités et en demandant à l’équipe d’exécuter les services avec précision, cohérence et en temps utile.

- Assurer une supervision par la direction de l’administration des pré-embauches et des intégrations, des changements liés aux postes et à l’organisation, des transferts, des changements de statut, des vérifications liées à l’emploi, des départs et des autres services relatifs au cycle de vie.

- Garantir que l’équipe Administration des RH dispose de priorités clairement établies, d’une dotation en personnel appropriée, d’outils efficaces, de procédures actualisées, de la formation adéquate, de contrôles de la qualité, d’un soutien aux remontées à l’échelon supérieur et de normes de services définies.

- Charger l’équipe Administration des RH de la documentation, de la résolution et de la communication des demandes des employés et des gestionnaires dans ServiceNow, ainsi que de mises à jour précises et en temps utile dans Workday.

- Assurer une orientation par la direction pour les remontées opérationnelles à l’échelon supérieur complexes ou sensibles, en veillant à que les membres de l’équipe échangent avec les interlocuteurs RH, Paie, Affaires juridiques, Conformité appropriés, ou d’autres parties prenantes, afin d’aboutir à la résolution des problèmes.

Direction de l’équipe et gestion du rendement

- Diriger, encadrer et développer les membres de l’équipe Administration des RH en renforçant la responsabilisation, la collaboration, l’orientation client et l’amélioration continue.

- Établir des attentes claires en matière de rendement et surveiller la charge de travail, la capacité, la productivité, la qualité, la ponctualité et l’expérience client.

- Renforcer les aptitudes de l’équipe à travers une intégration structurée, une formation croisée, le partage des connaissances, l’encadrement et la planification du développement.

- Assurer l’efficacité de la couverture et l’équilibre de la charge de travail entre les pays, les processus du cycle de vie et les périodes de forte demande.

- Créer un environnement inclusif et orienté services dans lequel les membres de l’équipe identifient les risques, résolvent les problèmes et prennent la responsabilité des résultats.

Processus, contrôles et conformité

- Établir un cadre de supervision et de responsabilisation afin de garantir que l’équipe réalise les opérations liées au cycle de vie et tienne les documents conformément aux politiques de l’entreprise, aux procédures approuvées, aux contrôles internes, aux exigences de confidentialité des données et aux pratiques d’emploi en vigueur.
- Assurer que les membres de l’équipe aient accès à la documentation des processus actuels, aux procédures des postes de travail, aux listes de vérification, aux contrôles et aux exigences d’audit pour les services relatifs au cycle de vie des employés qui leur sont affectés.
- Travailler avec les fonctions Gestion des connaissances et des politiques et Excellence des processus RH afin de garantir l’actualisation et l’alignement des procédures, des articles de base de connaissances, des formulaires et des recommandations pour les employés.
- Établir une approche de gestion de la qualité qui surveille les résultats de l’équipe, identifie les causes profondes des erreurs ou des réusinages, et charge les personnes responsables de prendre les mesures correctives qui permettront d’améliorer la précision et de réduire le risque.
- Superviser le niveau de préparation et de réactivité de l’équipe dans le cadre des audits, des demandes réglementaires, des exigences documentaires et de la résolution des problèmes, en assurant la mise à disposition en temps utile d’une documentation précise et exhaustive.

Systèmes, données et gestion des services

- Charger l’équipe de la saisie, de la vérification et de la tenue des données et opérations des employés dans Workday, à l’aide de formations, de contrôles et d’une surveillance appropriés.

- Utiliser les pratiques de gestion de rapports et de services de ServiceNow pour superviser les files d’attentes de dossiers de l’équipe, la répartition de la charge de travail, les remontées à l’échelon supérieur, les niveaux de service, les tendances et l’expérience de soutien aux employés et aux gestionnaires.

- Travailler avec les équipes produit Systèmes collaborateurs en vue de définir les exigences opérationnelles, de tester les changements, de prendre en charge les nouvelles versions et d’améliorer les flux de travail Workday et ServiceNow.

- Surveiller l’intégrité des données du cycle de vie et assurer que les membres de l’équipe et les responsables de systèmes ou de processus appropriés résolvent les problèmes liés aux transactions, à l’intégration, aux flux de travail et en aval.

- Instaurer un système de responsabilisation pour identifier les questions récurrentes et les frictions dans les processus, puis encourager l’amélioration des connaissances, des formulaires, de l’automatisation, des recommandations et du libre-service pour les employés ou les gestionnaires.

Excellence opérationnelle et partenariat avec les parties prenantes

- Définir et rendre compte des mesures de service comme le volume, le carnet de commandes, le vieillissement, le délai de réalisation, la qualité dès la première fois, les réusinages, le respect du niveau de service et la rétroaction des clients.
- Analyser les données des dossiers, des transactions et de qualité afin d’identifier les tendances, les risques, les besoins en capacités et les possibilités de standardisation ou d’automatisation.
- Encadrer et piloter les améliorations apportées aux processus, de la définition du problème à la mise en œuvre, à l’adoption, à la stabilisation et au suivi des avantages, en définissant clairement les responsabilités de l’équipe.
- Travailler avec les équipes Exécution de services RH, Avantages sociaux et absences, Acquisition de talents, Paie, Rémunération globale, Partenaires d’affaires RH, Systèmes collaborateurs et Excellence opérationnelle RH en vue de fournir des services connectés de bout en bout.
- Assurer la préparation opérationnelle aux évolutions des politiques, des processus, des systèmes et des organisations en confirmant l’évaluation des conséquences, la mise à jour des procédures, la préparation des membres de l’équipe et la surveillance de la performance post-lancement.
- Gérer les relations avec les fournisseurs ou prestataires de services tiers désignés, le cas échéant, en matière de qualité convenue, de ponctualité, de conformité et d’attentes liées aux coûts.

Qualifications

- Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, gestion ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Au moins 5 ans d’expérience progressive dans les opérations RH, les services partagés RH, l’administration du cycle de vie des employés, l’exécution de services RH ou une fonction connexe.
- Au moins 2 ans d’expérience dans la direction, la supervision ou l’accompagnement quotidien d’une équipe d’opérations RH ou d’exécution de services.
- Expérience reconnue dans la direction d’équipes chargées des opérations du cycle de vie des employés, des données RH, des demandes de services, des contrôles opérationnels et des remontées d’informations dans une organisation complexe.
- Maîtrise professionnelle des politiques RH, des pratiques en matière d’emploi, de la confidentialité des données, de la gestion documentaire et des contrôles internes.
- Expérience d’utilisation des mesures de rendement des services et des données opérationnelles afin de gérer les activités professionnelles, d’améliorer la qualité et de piloter les décisions.
- Solides compétences de direction, de service à la clientèle, de résolution de problèmes, d’amélioration des processus, de communication et de gestion des parties prenantes.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes, à faire preuve de discernement et à obtenir des résultats précis dans un environnement à volume élevé.

Qualifications préférables

- Expérience pratique avec Workday HCM, notamment en matière de données des employés, de dotation en personnel, de processus d’affaires et d’opérations organisationnelles.
- Expérience avec ServiceNow HR Service Delivery ou une plateforme comparable de gestion des connaissances et des dossiers RH.
- Expérience de prise en charge d’opérations RH sur plusieurs territoires de compétence, notamment les États-Unis, le Canada et le Mexique.
- Expérience dans une organisation de grande taille et sur plusieurs sites dans le domaine des services, de la distribution ou de l’industrie.
- Expérience dans la standardisation des processus, la transition de services partagés, l’automatisation, la gestion de la qualité, la préparation aux audits ou la transformation opérationnelle.
- Certification professionnelle ou formation avancée en ressources humaines, amélioration des processus, gestion de projet ou conduite du changement.

Attentes en matière de direction

- Diriger avec un état d’esprit orienté services et placer l’expérience des employés et des gestionnaires au cœur des décisions opérationnelles.

- Apporter de la clarté, de la responsabilité et de la cohérence tout en favorisant la collaboration et le développement de l’équipe.

- Trouver l’équilibre entre rapidité, qualité, conformité et besoins du client lors de la résolution de problèmes opérationnels.

- Établir des partenariats de confiance et communiquer de manière proactive avec les RH et l’entreprise.

- Utiliser les données, une approche rigoureuse de résolution des problèmes et l’amélioration continue pour renforcer le rendement des services.

Exigences physiques / Environnement de travail

- Le travail est effectué dans un environnement de bureau ou hybride professionnel et requiert de savoir utiliser du matériel de bureau standard. Des déplacements occasionnels en Amérique du Nord sont possibles en vue d’accompagner les parties prenantes.

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