Coordonnatrice de bureau / Office Coordinator

Résumé du poste
Le coordonnateur ou la coordonnatrice de bureau est responsable d’assurer le bon fonctionnement quotidien et l’efficacité des activités administratives des bureaux de Montréal et de Québec, tout en agissant comme principal point de contact pour les visiteurs, les employés, les locataires et les partenaires externes. Ce rôle offre un soutien administratif et opérationnel complet, notamment en matière de réception, de coordination de réunions et d’événements, de gestion des fournitures de bureau, d’administration du courrier et des services de messagerie, de traitement des factures et des dépenses, ainsi que de soutien à l’intégration des nouveaux employés. La personne titulaire du poste joue un rôle essentiel dans le maintien d’un environnement de travail professionnel, organisé et accueillant, tout en gérant des besoins complexes en matière de planification et en veillant à ce que les installations, salles de réunion et aires communes reflètent les normes de l’organisation. Le candidat idéal ou la candidate idéale est une personne organisée, minutieuse, proactive et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique, tout en offrant un service à la clientèle exceptionnel en français et en anglais.

Principales responsabilités

- Agir à titre de principal point de contact pour les bureaux de Montréal et de Québec, en offrant une expérience professionnelle, accueillante et axée sur le service aux employés, visiteurs, locataires et partenaires externes.
- Assurer la gestion des activités de réception, notamment l’accueil des visiteurs, la gestion des appels entrants, l’orientation des demandes et la coordination des accès visiteurs.
- Maintenir une expérience de travail positive en veillant à ce que les espaces d’accueil, salles de conférence, cuisines et aires communes soient propres, bien approvisionnés et conformes aux normes et à l’image de marque de l’entreprise.
- Superviser les opérations quotidiennes des deux bureaux et identifier des occasions d’améliorer l’efficacité opérationnelle, l’expérience employé et le fonctionnement général des lieux de travail.
- Coordonner l’ensemble du courrier entrant et sortant, les services de messagerie, les livraisons et la distribution de documents.
- Gérer les inventaires de fournitures de bureau, de cuisine et d’équipement pour les deux bureaux, en assurant leur réapprovisionnement en temps opportun et une gestion efficace des coûts.
- Maintenir des registres précis des actifs, du mobilier, de l’équipement et de l’inventaire technologique.
- Organiser, gérer et maintenir les systèmes de classement physiques et électroniques en veillant à l’exactitude, à l’accessibilité et à la mise à jour des dossiers.
- Agir à titre de responsable désigné(e) des mesures d’urgence (chef d’évacuation) et soutenir les initiatives en matière de santé, de sécurité et de préparation aux situations d’urgence.
- Coordonner des calendriers complexes, des réunions et des rendez-vous pour diverses parties prenantes internes, en assurant une planification et une logistique efficaces.
- Planifier et coordonner les réunions de bureau, les rencontres de direction, les activités d’engagement des employés et les événements corporatifs, y compris la recherche de lieux, les services de traiteur, les déplacements, la gestion des fournisseurs et les communications liées aux événements.
- Diriger l’organisation des activités et célébrations destinées aux employés dans les bureaux de Montréal et de Québec, afin de favoriser une culture de travail positive et mobilisatrice.
- Soutenir les initiatives régionales et corporatives en coordonnant la logistique des assemblées générales, des formations, des événements communautaires et des projets spéciaux.
- Développer et entretenir des relations solides avec les gestionnaires immobiliers, fournisseurs, prestataires de services et partenaires externes afin d’assurer le bon fonctionnement des bureaux.
- Traiter, suivre et concilier les factures et les dépenses tout en maintenant des dossiers précis et en soutenant l’administration budgétaire.
- Soutenir l’intégration des nouveaux employés en coordonnant l’installation des postes de travail et de l’équipement technologique, en préparant les trousses d’accueil et en assurant une expérience d’intégration harmonieuse.
- Participer aux projets de déménagement, d’aménagement des espaces de travail, d’attribution des postes et à d’autres initiatives liées aux environnements de travail.
- Mettre à jour et maintenir les inscriptions du site Web, l’information relative aux bureaux et les bases de données administratives avec un haut niveau d’exactitude.
- Fournir un soutien à la traduction de communications internes et de documents d’affaires en français et en anglais, au besoin.
- Identifier des occasions d’améliorer les processus de travail et prendre l’initiative de mettre en œuvre des améliorations favorisant l’efficacité et la satisfaction des employés.
- Fournir un soutien administratif et opérationnel général aux gestionnaires et aux équipes, contribuant ainsi au succès global de l’organisation.

Compétences et expérience requises

- Bonne connaissance de l’équipement de bureau et des technologies informatiques, y compris les applications logicielles (particulièrement la suite Microsoft Office) et les systèmes de gestion documentaire infonuagiques;
- Excellentes habiletés en communication écrite et verbale ainsi que de solides compétences interpersonnelles;
- Grand souci du détail et fortes capacités de résolution de problèmes;
- Excellentes aptitudes en gestion du temps et en gestion simultanée de plusieurs priorités;
- Capacité à apprendre rapidement, à faire preuve d’initiative et à s’épanouir dans un environnement dynamique;
- Expérience préalable dans un rôle de réceptionniste, de coordonnateur(trice) administratif(ve) ou dans un poste administratif similaire;
- Maîtrise du français et de l’anglais requise, puisque le poste implique des interactions régulières avec des collègues, des parties prenantes internes, des partenaires et des locataires partout au Canada.

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous

Chez Pure Industriel, nous plaçons les personnes au cœur de nos priorités. Nous sommes fiers d’être reconnus parmi les meilleurs employeurs au Canada ainsi que comme une entreprise où il fait bon travailler — une reconnaissance qui reflète la culture que nous avons bâtie, fondée sur le respect, la collaboration, l’inclusion et la croissance.

Nous accompagnons nos employés grâce à une offre globale de rémunération soigneusement conçue, qui va au-delà de la compensation traditionnelle : elle reconnaît les contributions, soutient le bien-être et favorise le développement au sein de l’entreprise :

- Avantages complets et programmes de bien-être
- Contribution de l’employeur au REER pour vous aider à planifier votre avenir
- Vacances, journées personnelles et de bénévolat pour favoriser l’équilibre travail-vie personnelle
- Possibilités continues d’apprentissage, de développement et d’avancement professionnel
- Un environnement flexible et soutenant où vos contributions ont un réel impact
- Un milieu de travail moderne et de qualité supérieure, conçu pour améliorer votre expérience au quotidien
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Nos employés sont au cœur de notre réussite. Chez Pure Industriel, nous nous engageons à promouvoir un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées, quelles que soient leurs origines, à poser leur candidature. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats ayant des besoins particuliers tout au long du processus de recrutement.

Nous remercions tous les candidats de l’intérêt qu’ils portent à ce poste ; toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Les candidats retenus seront également soumis à une vérification des antécédents.

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Role Summary
The Office Coordinator is responsible for ensuring the smooth and efficient day-to-day operation of the office while serving as the first point of contact for visitors, employees, tenants, and external partners for the Montreal and Quebec City office. This role provides comprehensive administrative and operational support, including reception services, meeting and event coordination, office supply management, mail and courier administration, invoice and expense processing, and employee onboarding support. The Office Coordinator plays a key role in maintaining a professional, organized, and welcoming workplace environment, managing complex scheduling requirements and ensuring office facilities and common areas reflect the organization's standards. The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, proactive, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced environment while providing exceptional customer service in both English and French.

Core Responsibilities

- Serve as the primary point of contact for the Montreal and Quebec City offices, creating a professional, welcoming, and service-focused experience for employees, visitors, tenants, and external partners.
- Manage front desk and reception operations, including greeting guests, handling incoming calls, directing inquiries, and coordinating visitor access.
- Maintain a positive workplace experience by ensuring reception areas, boardrooms, kitchens, and common spaces are organized, fully stocked, and reflective of company standards and brand image.
- Oversee the day-to-day operations of both office locations, identifying opportunities to improve office efficiency, employee experience, and overall workplace functionality.
- Coordinate all incoming and outgoing mail, courier services, deliveries, and document distribution.
- Manage office supply, kitchen supply, and equipment inventories across both offices, ensuring timely replenishment and cost-effective purchasing.
- Maintain accurate records of office assets, furniture, equipment, and technology inventory.
- Organize, manage, and maintain physical and electronic filing systems, ensuring records are accurate, accessible, and up to date.
- Act as the designated Fire Warden and support office health, safety, and emergency preparedness initiatives.
- Coordinate complex calendars, meetings, and appointments for internal stakeholders, ensuring seamless scheduling and logistics.
- Plan and execute office meetings, leadership meetings, employee engagement activities, and company events, including venue sourcing, catering, travel arrangements, vendor management, and event communications.
- Lead the coordination of employee events and celebrations across the Montreal and Quebec City offices, helping foster a positive and engaging workplace culture.
- Support regional and company-wide initiatives by coordinating logistics for town halls, training sessions, community events, and other special projects.
- Build and maintain strong relationships with building management, vendors, service providers, and external suppliers to ensure smooth office operations.
- Process, track, and reconcile invoices and expenses while maintaining accurate records and supporting budget administration.
- Support employee onboarding by coordinating workstation and technology setup, preparing welcome packages, and ensuring a seamless first-day experience.
- Assist with office moves, space planning, seating arrangements, and workplace coordination initiatives as required.
- Update and maintain website listings, office information, and administrative databases with a high degree of accuracy.
- Provide translation support for internal communications and business documentation in both English and French as required.
- Identify opportunities to enhance workplace processes and take initiative to implement improvements that increase efficiency and employee satisfaction.
- Provide general administrative and operational support to leaders and teams, contributing to the overall success of the organization.

Required Skills and Experience

- Working knowledge of office equipment & computer technology, including software applications (especially MS Office) and cloud filing systems;
- Strong written and oral communication and interpersonal skills;
- Highly detail-oriented with problem-solving skills;
- Time management, multi-tasking;
- Able to ramp-up quickly and take initiative; excels in a dynamic environment;
- Previous Receptionist or Administrative experience required;
- Fluency in French and English is required as you will be working with colleagues, internal stakeholders, partners and tenants across Canada.

Why You’ll Love Working Here

At Pure Industrial, we are people-first. We’re proud to be recognized as one of Canada’s Top Employers and a Great Place to Work - recognition that reflects the culture we’ve built, rooted in respect, collaboration, inclusion, and growth.

We support our employees with a thoughtfully designed total rewards offering that goes beyond traditional compensation, recognizing contributions, supporting well-being, and enabling growth across the business.

- Comprehensive benefits and wellness programs
- RRSP matching to help you plan your future
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- Ongoing learning, development, and career progression opportunities
- A flexible, supportive environment where your contributions have impact
- A premium, modern workplace designed to elevate your everyday experience
- Recognition that matters—brought to life through events and company offsites

Our people are what make us different, and we are committed to building a diverse and inclusive workplace where everyone can thrive. We encourage all qualified people to apply. If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please inform us. We will work with you to meet your needs.

We thank all applicants for their interest in this position; however, only candidates selected for an interview will be contacted. Successful applicants will also be subject to background checks.