Coordonnateur(trice) des Affaires médicales – Innovation et Capacités / Medical Affairs Coordinator – Innovations & Capabilities

Job Description:

Le ou la Coordonnateur(trice) des Affaires médicales – Innovation et Capacités relève du Directeur, Innovation et Capacités des Affaires médicales et travaille en étroite collaboration avec le Directeur associé, Opérations cliniques, les Conseillers médicaux et les équipes des aires thérapeutiques.

Ce rôle fournit un soutien opérationnel, administratif et de coordination de projets à l’ensemble de la fonction des Affaires médicales, notamment en ce qui concerne les études cliniques, la gestion des fournisseurs et des budgets, les initiatives d’amélioration des processus et les projets départementaux. Le titulaire contribue à l’exécution efficace des programmes des Affaires médicales tout en favorisant l’excellence opérationnelle, la conformité et l’amélioration continue.

Principales responsabilités

Opérations cliniques et soutien aux études

- Soutenir la coordination et l’administration des études des Affaires médicales, y compris les études commanditées par l’entreprise et les études initiées par les chercheurs (ISS).
- Coordonner les activités liées aux études, notamment les soumissions, la documentation de démarrage, le suivi de l’avancement, la gestion des fournisseurs, les paiements et la clôture des études.
- Maintenir une documentation d’étude exacte et conforme aux politiques de l’entreprise, aux procédures opératoires normalisées (PON/SOP) et aux réglementations applicables.
- Collaborer avec les parties prenantes internes (Affaires médicales, Juridique, Qualité, Approvisionnement, Conformité et Finances) ainsi qu’avec les partenaires externes (CRO, fournisseurs, chercheurs et sites de recherche) afin de soutenir l’exécution des études.
- Participer à la planification budgétaire, aux prévisions, aux rapprochements financiers et aux activités de production de rapports liés aux études.

Excellence opérationnelle et coordination de projets

- Contribuer à la planification, à la coordination, au suivi et à la production de rapports pour les projets départementaux et les initiatives stratégiques.
- Élaborer et maintenir des rapports, tableaux de bord, outils de suivi et indicateurs de performance clés.
- Identifier et soutenir les opportunités d’amélioration des processus afin d’accroître l’efficacité et la performance.
- Soutenir la mise en œuvre et l’adoption d’outils numériques et de solutions innovantes au sein des Affaires médicales.

Gestion financière et des fournisseurs

- Gérer les bons de commande, le traitement des factures, le suivi des dépenses, les provisions, les prévisions budgétaires et les rapprochements financiers.
- Coordonner l’intégration des fournisseurs, les processus contractuels et les paiements.
- Maintenir des dossiers financiers exacts et assurer la conformité aux contrôles financiers internes.
- Collaborer avec les équipes des Finances et de l’Approvisionnement afin d’assurer une gestion efficace du budget.

Soutien administratif et départemental

- Coordonner les réunions, ateliers et événements du département, y compris la planification, la logistique, les ordres du jour et les suivis.
- Assurer la gestion des sites SharePoint et Teams du département et veiller à ce que la documentation soit organisée et à jour.
- Préparer des présentations, rapports, documents de réunion et diverses correspondances.
- Soutenir l’organisation des déplacements, la gestion des dépenses, les commandites, les mandats de consultants et d’autres initiatives départementales.

Conformité et collaboration interfonctionnelle

- Veiller à ce que les activités soient réalisées conformément aux politiques de l’entreprise, aux PON, aux réglementations applicables et aux exigences de gouvernance.
- Soutenir les processus d’approbation relatifs aux études, événements médicaux, commandites, mandats de consultation et collaborations externes.
- Maintenir une documentation prête pour les inspections et promouvoir le respect des normes de qualité et des contrôles internes.
- Collaborer avec les parties prenantes internes et externes afin d’assurer la réussite des initiatives et des priorités stratégiques des Affaires médicales.

Qualifications

- Baccalauréat en sciences de la santé, sciences de la vie, administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- De 3 à 5 années d’expérience dans un rôle de coordination, d’opérations cliniques, de soutien à la gestion de projets ou d’administration au sein de l’industrie pharmaceutique, biotechnologique, des soins de santé ou d’un secteur connexe.
- Expérience dans la gestion simultanée de plusieurs projets, budgets et parties prenantes dans un environnement matriciel.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365, notamment Excel, PowerPoint, Word, Teams et SharePoint.
- Une expérience en études cliniques, en gestion de fournisseurs et en processus financiers constitue un atout.
- Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et communicationnelles, avec un souci du détail exceptionnel.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler efficacement dans un environnement interfonctionnel.
- Maîtrise du français requise.

Cette offre d’emploi concerne un poste existant à pourvoir.

La fourchette salariale de base prévue pour ce poste est de $ 60,800 – $ 91,200 CAD. Dans notre entreprise, nous nous engageons fermement à offrir une rémunération équitable pour un travail et une expérience comparable, ce qui constitue un élément fondamental de notre culture organisationnelle.  La rémunération individuelle des employés est établie en fonction de plusieurs facteurs, notamment l’expérience pertinente, les compétences et le niveau de maîtrise, ainsi que d’autres facteurs légitimes liés aux comparateurs internes appropriés.

Chez nous, nous mettons l’humain au cœur de nos priorités. Ce poste donne droit à notre programme incitatif à court terme discrétionnaire, lequel favorise une culture de rémunération au rendement. De plus, nos programmes de rémunération globale et d’avantages sociaux vont au-delà des régimes traditionnels (médicaux et retraite) afin de créer un milieu de travail flexible et inclusif, propice au bien-être, au développement et à la réussite à long terme des employés.

Nous pouvons avoir recours à l’intelligence artificielle et à des outils automatisés pour soutenir notre processus de recrutement. Ces outils sont utilisés pour appuyer, et non remplacer, le jugement humain. Toutes les décisions d’embauche sont prises par nos gestionnaires responsables de l’embauche.

Nous sommes fiers d’être une entreprise qui valorise l’apport de personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide de favoriser l’innovation est de réunir des idées diversifiées dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre respectueusement en question les points de vue des autres et à résoudre les problèmes de façon collective. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et nous nous engageons à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Conformément à nos politiques d’accommodement et à la législation provinciale et fédérale applicable en matière d’accessibilité, nous nous engageons à offrir des mesures d’accommodement raisonnables tout au long du processus de recrutement.

Required Skills:
Budget Monitoring, Business Management, Business Process Improvements, Coordinating Resources, Critical Thinking, Data Entry, Department Budgeting, Document Management, Efficiency Improvements, File Management, Financial Tracking, Logical Thinking, Meeting Management, Office Applications, Policy Compliance, Procedure Adherence, Process Improvements, Project Management, Proper Documentation, Software Proficiency, Vendor Management
Preferred Skills:

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

The Medical Affairs Coordinator – Innovations & Capabilities reports to the Director, Medical Affairs Innovations & Capabilities and works closely with the Associate Director, Clinical Operations, Medical Advisors, and Therapeutic Area teams.

This role provides operational, administrative, and project coordination support across Medical Affairs, including clinical studies, vendor and budget management, process improvement initiatives, and departmental projects. The incumbent supports the efficient execution of Medical Affairs programs while contributing to operational excellence, compliance, and continuous improvement.

Key Responsibilities:

Clinical Operations & Study Support

- Support the coordination and administration of Medical Affairs studies, including company-sponsored and Investigator-Sponsored Studies (ISS).
- Coordinate study activities such as submissions, start-up documentation, progress tracking, vendor management, payments, and study close-out.
- Maintain accurate and compliant study documentation in accordance with company policies, SOPs, and applicable regulations.
- Collaborate with internal stakeholders (Medical Affairs, Legal, Quality, Procurement, Compliance, Finance) and external partners (CROs, vendors, investigators, research sites) to support study execution.
- Support study budget planning, forecasting, reconciliation, and reporting activities.

Operational Excellence & Project Coordination

- Assist with the planning, coordination, tracking, and reporting of departmental projects and strategic initiatives.
- Develop and maintain reports, dashboards, trackers, and key performance metrics.
- Identify and support process improvement opportunities to enhance efficiency and effectiveness.
- Support the implementation and adoption of digital tools and innovative solutions within Medical Affairs.

Financial & Vendor Management

- Manage purchase orders, invoice processing, expenditure tracking, accruals, forecasting, and budget reconciliation.
- Coordinate vendor onboarding, contracting, and payment processes.
- Maintain accurate financial records and ensure compliance with internal financial controls.
- Partner with Finance and Procurement to support effective budget management.

Administrative & Departmental Support

- Coordinate meetings, workshops, and departmental events, including scheduling, logistics, agendas, and follow-up actions.
- Maintain departmental SharePoint and Teams sites and ensure documentation is organized and current.
- Prepare presentations, reports, meeting materials, and correspondence.
- Support travel arrangements, expense activities, sponsorships, consultant engagements, and other departmental initiatives.

Compliance & Cross-Functional Collaboration

- Ensure activities are conducted in compliance with company policies, SOPs, applicable regulations, and governance requirements.
- Support approval processes for studies, medical events, sponsorships, consultant engagements, and external collaborations.
- Maintain inspection-ready documentation and promote adherence to quality standards and internal controls.
- Collaborate with internal and external stakeholders to support successful execution of Medical Affairs initiatives and strategic priorities.

Qualifications:

- Bachelor’s degree in Health Sciences, Life Sciences, Business Administration, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
- 3-5 years of experience in a coordinator, clinical operations, project support, or administrative role within the pharmaceutical, biotechnology, healthcare, or related industry.
- Experience managing multiple projects, budgets, and stakeholders in a matrix environment.
- Strong proficiency in Microsoft 365 applications, including Excel, PowerPoint, Word, Teams, and SharePoint.
- Experience with clinical studies, vendor management, and financial processes is considered an asset.
- Strong organizational, analytical, and communication skills with exceptional attention to detail.
- Ability to manage multiple priorities and work effectively in a cross-functional environment.
- Fluency in French is required.

This job posting is for an existing vacancy position .

The anticipated base salary range for this position is $ 60,800 – $ 91,200 CAD. At our company, we are firmly committed to provide fair and equitable pay for similar work and experience as a fundamental aspect of our workplace culture.  Individual employee salaries will be based on several factors such as relevant experience, skills & proficiency, and/or other bona fide factors relative to appropriate internal comparators.

At our Company, we lead with people. This role includes eligibility to our discretionary short-term-incentive plan which fosters a pay-for-performance culture. Also, our contemporary rewards and benefit programs go beyond traditional medical plans and retirement programs, to create a flexible, inclusive workplace to support employee well-being, development and long-term success.

We may use artificial intelligence and automated tools to support our recruitment process. AI tools are used to support, but not replace, human judgment.  All hiring decisions are made by our hiring managers.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

We encourage applications from all qualified candidates. In accordance with our accommodation policies and applicable provincial and federal accessibility legislation, we are committed to providing reasonable accommodation throughout the recruitment process.

This job posting is for an existing vacancy position.

The Primary location for this role is
CAN - Quebec - Kirkland (16750 Transcanada)

The anticipated base salary range for this position is listed below. This range reflects the Company's reasonable expectation of the base salary applicable to this role at the time of posting. At our company, we are firmly committed to providing fair and equitable pay for similar work and experience as a fundamental aspect of our workplace culture. Individual salaries will be based on several factors such as relevant experience, skills and proficiency, and other bona fide factors relative to appropriate internal comparators.

We may use artificial intelligence and automated tools to support our recruitment process. AI tools are used to support, but not replace, human judgment. All hiring decisions are made by our hiring managers.

At our Company, we lead with people. This role includes eligibility for our discretionary short-term incentive plan, which fosters a pay-for-performance culture. Our rewards and benefits programs go beyond traditional medical plans and retirement programs to create a flexible, inclusive workplace that supports employee well-being, development, and long-term success.

Additional location(s): Please note the base salary range above applies to the Primary Location of the position role, including where the role is designated as remote but tied to the Primary Location for compensation purposes. Where a role has other listed locations, different compensation guidelines may apply. You may find the base salary ranges for additional locations below. If the base salary range is not listed for the location to which you are applying, our Talent Acquisition team may provide further information about compensation applicable to your location, where required by law.

Additional location(s) Compensation Information:
$60,800 - $91,200

Search Firm Representatives Please Read Carefully 
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company.  No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:
Regular

Relocation:
No relocation

Visa Sponsorship:
No

Travel Requirements:
No Travel Required

Flexible Work Arrangements:
Hybrid

Shift:
Not Indicated

Valid Driving LIcense:
No

Hazardous Material(s):
n/a

Job Posting End Date:
10/30/2026

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE  the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.