Coordinateur.trice de l'expérience client/Customer Experience Coordinator

Job Description:

***English job description follows***

Description de l'emploi :

Vous avez une expérience en aéronautique, et vous souhaitez évoluer et développer de nouvelles compétences? Ce poste est pour vous !

Le programme d'avions commerciaux A220 recherche un(e) Coordinateur.trice de l'expérience client pour rejoindre notre équipe Livraison d’Avions basée à Mirabel (Québec, Canada).

L'organisation de l'équipe est établie de manière à promouvoir la collaboration transversale de manière autonome, en se soutenant mutuellement et en apprenant collectivement.

Votre rôle en tant que Coordinateur.trice de l'expérience client sera de diriger la relation avec les clients en tant que point de contact principal pour Airbus Canada, et avec divers niveaux de direction d'Airbus Canada et des organisations de l'équipe Client.

Votre environnement de travail :

Le siège du programme d'avions commerciaux A220 est situé à Mirabel, dans la région métropolitaine de Montréal, à deux pas de la ville dynamique de Montréal. Réputée pour son environnement paisible et sûr, la région offre une grande qualité de vie aux jeunes professionnels ou aux professionnels expérimentés, ainsi qu'aux familles, en équilibrant parfaitement les opportunités de carrière et les activités de plein air, ce qui en fait un endroit vraiment spécial où il fait bon vivre.

Parce que nous prenons soin de vous :

- Avantages financiers: Salaire attractif, bonus annuel, régime d’assurances collectives, régime de retraite et régime d’achat d’actions.
- Équilibre vie privée / professionnelle: Une politique de travail hybride, une cafétéria sur site, une politique de congés très concurrentielle.
- Bien-être / santé: Programme d’Aide aux Employé.e.s (PAE), programme de rabais, service médical sur site, accès à un service de navette publique entre Laval (station de métro Montmorency) et Mirabel et application de covoiturage.
- Développement individuel: des opportunités d’évolution et des possibilités de formations nombreuses (catalogue de plus de 10.000 e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, mobilité nationale et internationale).

Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos défis :

• Superviser les opérations quotidiennes du salon dans le centre de livraison, en veillant à ce que les espaces clients, les stations de rafraîchissements et les coins collations restent pleinement approvisionnés, propres et accueillants.

• Effectuer des inspections hebdomadaires du site et des espaces des représentants clients afin de vérifier les normes des installations, de répondre aux besoins opérationnels et d'auditer les niveaux de stock.

• Coordonner la disposition quotidienne des repas du midi, gérer le plan de salle de la salle à manger et accueillir les clients pendant le service du dîner.

• Collaborer avec le responsable de l'expérience client (CEM) pour accueillir et guider les clients vers les lieux attribués sur le site.

• Coordonner les cadeaux de clôture et gérer la logistique de mise en place pour les toasts de célébration des clients.

• Préparer et organiser l'attribution des bureaux des clients, la configuration Pixel et tous les services requis pendant leur séjour au centre de livraison.

• Approvisionner les services de traiteur, les rafraîchissements et les fournitures essentielles pour l'ensemble des vols d'acceptation des clients (CAF).

• Coordonner le processus complet d'intégration des nouveaux clients permanents sur site, y compris l'aménagement de l'espace de travail (approvisionnement en moniteurs et équipement informatique), la distribution des EPI, la remise du matériel d'accueil, des permis de stationnement, des badges d'accès, des clés et l'animation des visites des installations.

• Suivre les dates d'expiration des badges clients et coordonner leur renouvellement en temps opportun afin d'assurer un accès sans interruption.

• Participer à l'accueil lors des visites de sites pour les clients potentiels, les entités gouvernementales et les délégations VIP.

• Gérer la logistique opérationnelle pour les visites internes du site et les ateliers d'équipe, en prenant en charge la configuration des salles, le service de traiteur, les espaces de bureau temporaires et l'attribution des badges.

• Maintenir et mettre à jour annuellement les outils principaux d'intégration des clients, notamment le guide « Planifiez votre séjour » et le réseau de fournisseurs locaux sélectionnés (ex. : répertoires de restaurants, hôtels).

• Sélectionner et organiser chaque mois la liste des divertissements locaux pour les clients.

• Informer les partenaires de nettoyage GDI des activités prévues le week-end afin d'aligner les calendriers d'entretien des installations.

Gestion des installations, de l'inventaire et des opérations numériques :

• Gérer les configurations du logiciel d'affichage numérique, téléverser les médias d'entreprise et les menus quotidiens pour les clients.

• Entretenir l'environnement quotidien des installations, y compris la configuration audiovisuelle du hall d'entrée et le maintien des zones communes.

• Créer des billets pour les problèmes d'installations ou d'informatique liés aux clients en les signalant aux représentants du support client.

• Effectuer des inspections de sécurité de routine dans les zones désignées et surveiller les points de dépôt des colis entrants.

• Commander et gérer l'inventaire pour les salons clients, les salles de pause d'entreprise et les coins café via les fournisseurs d'entreprise approuvés.

• Tenir à jour les registres logistiques, les formulaires de suivi des stocks et les fournitures de livraison.

• Effectuer les tâches administratives post-livraison, incluant la mise à jour des médias et la réinitialisation de l'affichage numérique.

• Superviser les ordres de travail de maintenance, le plein d'essence et l'immatriculation annuelle des fourgonnettes clients et des voitures de golf.

• Agir à titre de point de contact principal pour le courrier entrant des clients et les livraisons par service de messagerie.

Approvisionnement et administration des ordres de travail :

• Saisir et suivre les ordres de travail de maintenance des installations dans les systèmes de suivi internes.

• Utiliser les systèmes d'achat de l'entreprise pour traiter les bons de commande (PO) récurrents et ponctuels, et aider au suivi budgétaire des centres de coûts.

• Traiter la facturation des fournisseurs et les notes de frais d'entreprise dans Concur.

Votre profil :

- Expérience et formation requises Scolarité requise : Diplôme d'études secondaires (DES).
- Scolarité souhaitée : Diplôme d'études collégiales (DEC) ou baccalauréat en gestion hôtelière, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Expérience requise : Au moins 5 ans d'expérience dans un environnement de service à la clientèle, d'accueil d'entreprise ou d'administration.
- Expérience souhaitée : Expérience préalable en soutien administratif ou en gestion d'installations au sein d'un environnement VIP, exécutif ou aéronautique.
- Déplacements requis : 0 %.

- Compétences qualifiées Connaissances et capacités : Expérience dans la gestion du suivi des stocks, la coordination de feuilles de calcul et la gestion des flux de travail de base en matière d'approvisionnement. Capacité proactive à résoudre les problèmes avec un souci élevé des protocoles de service à la clientèle.
- Compétences en communication : Compétences avancées en communication verbale et écrite en français et en anglais, avec une aptitude avérée à interagir de manière professionnelle avec des fournisseurs tiers et des clients corporatifs internationaux.
- Maîtrise des systèmes techniques : Excellente maîtrise des outils de la suite Google (Docs, Sheets, Drive, Calendar).

En raison du secteur d’activité (aéronautique), de multiples contacts avec des entités Airbus situées dans le monde entier, et d’interactions avec les fournisseurs et clients également situés dans le monde entier, la connaissance de l’anglais est demandée dans ce poste.

Déplacements requis : <5% de déplacements nationaux et internationaux.

Possibilité d'astreinte pendant les week-ends et/ou les périodes de vacances.

Ce travail nécessite une prise de conscience liée à tous les risques potentiels de conformité et à un engagement à agir avec intégrité, ces valeurs sont le fondement du succès, de la réputation et de la croissance durable de l'entreprise.

Vous ne semblez pas correspondre à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera pour trouver le poste qui correspond le mieux à vos compétences et aspirations.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en soumettant votre candidature en ligne maintenant !

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Job description:

Do you have experience in aeronautics and are looking to grow and develop new skills? This position is for you!

The A220 Commercial Aircraft Program is seeking a Customer Experience Coordinator to join our Aircraft Delivery team based in Mirabel (Quebec, Canada).

Our team structure is set up to promote cross-functional, autonomous collaboration—supporting one another and learning collectively.

In your role as Customer Experience Coordinator, you will manage customer relationships as the main point of contact for Airbus Canada, interfacing with various levels of management within Airbus Canada as well as client organizations.

Your working environment:

The A220 commercial aircraft Programme is headquartered in Mirabel, in the greater Montreal area, where the vibrant city of Montreal is just a stone’s throw away. Known for its peaceful and safe environment, the region offers a high quality of life for younger or experienced professionals and families, perfectly balancing career opportunities and outdoor activities that makes it a truly special place to call home.

How we care for you:

- Financial rewards: Attractive salary, annual bonus, group insurance plan, pension plan and share purchase plan.
- Work / Life Balance:  A hybrid working policy, on-site cafeterias and a highly competitive holiday policy.
- Wellbeing/Health: Employee Assistance Program (EAP), Discount Program, on-site Medical Service, access to a public shuttle service between Laval (Montmorency metro station) and Mirabel, and a carpooling application.
- Individual development: Great upskilling opportunities and development prospects with unlimited access to +10.000 e-learning courses to develop your employability, certifications, accelerated development programmes, national and international mobility.

Your challenges: .

- ### Hospitality & Customer Hosting:

•

• Oversee daily lounge operations in the Delivery Centre, ensuring customer spaces, refreshment stations, and snack setups remain fully stocked, clean, and welcoming.

• Perform weekly site inspections of customer representative spaces to verify facility standards, address operational needs, and audit stock levels.

• Coordinate daily lunch layouts, manage dining room seating charts, and host customers during lunch services.

• Partner with the Customer Experience Manager (CEM) to welcome and guide customers to assigned onsite locations.

• Coordinate closing gifts and manage setup logistics for celebratory customer toasts.

• Prepare and arrange Customers' office assignment, Pixel setup, and all required services during Customers' stay at the Delivery Centre.

• Provision catering, refreshments, and essential utility supplies across all Customer Acceptance Flights (CAFs).

• Coordinate the complete onboarding process for new permanent on-site clients, including workspace setup (procuring monitors and IT equipment), PPE distribution, welcome materials, parking permits, access badges, keys, and facility tours.

• Monitor customer badge expiration dates and coordinates timely renewals to ensure uninterrupted access.

• Assist with hosting site visits for potential customers, government entities, and VIP delegations.

• Manage operational setup for internal site visits and team workshops, handling room configurations, catering, temporary office space, and badge provisioning.

• Maintain and update core customer onboarding assets on an annual basis, including the "Plan Your Stay" guide and curated local vendor networks (e.g., restaurant registers, hotels).

• Curate monthly local entertainment lists for customers.

• Inform GDI cleaning partners of upcoming weekend work activities to align facility maintenance schedules.

Facility, Inventory & Digital Operations:

• Manage digital display software configurations, upload corporate media and daily customer menus.

• Maintain the daily facility environment, including lobby audio-visual setups and common area upkeep.

• Create tickets for customer related Facilities or IT issues by reporting to Customer Support Representatives.

• Conduct routine site safety inspections of designated zones and monitor inbound package drop points.

• Order and manage inventory for customer lounges, corporate breakrooms, and coffee stations via approved corporate suppliers.

• Maintain logistics registers, inventory tracking forms, and delivery supplies.

• Perform post-delivery administrative tasks, including media updates and digital signage resets.

• Oversee maintenance work orders, fueling, and annual registration for customer vans and golf carts.

• Serve as the primary point of contact for incoming customer mail and courier deliveries.

Procurement & Work Order Administration:

• Input and track facility maintenance work orders through internal tracking systems.

• Utilize corporate purchasing systems to process recurring and ad-hoc Purchase Orders (POs) and assist with cost center budget tracking.

• Process vendor invoicing and corporate expenses within Concur.

Your boarding pass:

- ### Qualified Experience and Training
Required Education: High School Diploma.
- Preferred Education: Associate or Bachelor’s Degree in Hospitality, Business Administration, or a related field.
- Required Experience: At least 5 years of experience in a customer-facing, corporate hospitality, or administrative environment.
- Preferred Experience: Previous administrative or facilities support experience within a VIP, executive, or aviation environment.
- Travel Required: 0%.

- ### Qualified Skills
Knowledge & Capabilities: Experience handling inventory tracking, coordinating spreadsheets, and managing basic procurement workflows. Proactive problem-solving abilities with high attention to customer care protocols.
- Communication Skills: Advanced verbal and written communication skills in French & English, with the polished capability to interface professionally with third-party vendors and international corporate clients.
- Technical Systems Proficiency: Strong proficiency with Google Suite application tools (Docs, Sheets, Drive, Calendar).

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Due to the sector of activity (aerospace), frequent contacts with Airbus entities worldwide, and interactions with suppliers and clients also located across the globe, proficiency in English is required for this position.

Travel Required: <5% Domestic and International.

Possible on-call duties during week-ends and/or holiday seasons.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Not a 100% match? No worries! Airbus supports your personal growth with customized development solutions.

Take your career to a new level and apply online now!

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company:
Airbus Canada Limited Partnership

Contract Type:
Permanent

Experience Level:
Professional

Job Family:
Programme & Project Management <JF-PP-PM>

By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.
Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.

Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to  [email protected] .

At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.