Executive Assistant / Asistente de Dirección

Job Description:

Executive Assistant (Barcelona)

Ubicación: Barcelona (Presencial / Modelo Híbrido)

##

Título del Puesto: Executive Assistant / Asistente de Dirección

Ubicación: Barcelona (Presencial en oficina / Modelo híbrido a definir con el ejecutivo)

Tipo de contrato: Jornada completa (De lunes a viernes en horario ejecutivo, con flexibilidad horaria ante viajes o imprevistos urgentes)

Sobre el Puesto

Buscamos un/a Executive Assistant para brindar soporte directo a la alta dirección en Barcelona. Buscamos un perfil proactivo, con altas capacidades de comunicación interna e internacional, visión estratégica, competencia en herramientas digitales de IA y solvencia en la gestión de proveedores y procesos administrativos.

Perfil y Competencias Clave

- Comunicación y Relaciones Interpersonales: Excelentes competencias comunicativas. Habilidad para construir relaciones sólidas y colaborativas con otros secretariados ejecutivos, directivos y colaboradores externos.
- Competencia Digital e Inteligencia Artificial: Dominio de la suite ofimática corporativa y uso fluido de herramientas de IA generativa a nivel usuario (redacción asistida, optimización de textos, resúmenes y preparación de cartas o borradores).
- Capacidad de Negociación y Gestión: Habilidad para la interlocución técnica y comercial en contratos de pequeño/mediano alcance, buscando eficiencia en costes y calidad de servicio.
- Organización y Gestión Administrativa: Rigor administrativo para el manejo de procesos financieros básicos a nivel de usuario, sistemas ERP y emisión de documentos de compra (Purchase Orders).
- Diseño y Comunicación Visual: Capacidad para sintetizar información estratégica y transformarla en presentaciones ejecutivas visuales y estructuradas (ej. Google Slides, ...).
- Idiomas: Español/Catalán bilingües, Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación. Francés y Alemán no obligatorios, pero se valorarán.
- Valores e Integridad: Estricta confidencialidad, ética profesional y compromiso, en línea a los valores de la empresa y de la ejecutiva.
- Perfil de Administración: Grado en Gestión administrativa, técnico en gestión administrativa.

Responsabilidades Principales

Soporte Ejecutivo e Interlocución Institucional

- Enlace con los otros secretariados de la empresa, situadas en otros emplazamientos de Europa, o con otros secretariados externos (ej. de Gobierno, de proveedores, clientes o partners).
- Redacción y preparación de comunicaciones internas hacia el equipo, comunicados oficiales y cartas corporativas utilizando herramientas de IA para ganar agilidad.
- Diseño y elaboración de presentaciones ejecutivas para reuniones directivas, comités o eventos.

Negociación y Gestión de Proveedores

- Negociación y seguimiento de contratos de menor volumen: flota de leasing de vehículos, seguros corporativos, espacios y actividades de team building, suministros y servicios generales.
- Generación, emisión y seguimiento de órdenes de compra (Purchase Orders), así como validación básica de facturas asociadas.

Logística y Coordinación Operativa

- Gestión integral y priorización de agenda ejecutiva compleja.
- Organización de viajes nacionales e internacionales (itinerarios, visados, alojamientos y traslados).
- Control y liquidación de gastos de viaje y representación (travel expenses).
- Organización de eventos corporativos, reuniones de equipo y jornadas de trabajo.

Requisitos

- Grado o Técnico en Gestión Administrativa o formación equivalente.
- Nivel bilingüe en Español y Catalán.
- Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación.
- Valorables conocimientos de Francés o Alemán.
- Experiencia demostrable y fluidez en el manejo de suites ofimáticas corporativas, herramientas ERP y utilidades de IA generativa a nivel usuario.

Qué Ofrecemos

- Retribución competitiva ajustada al mercado y a la valía aportada por el perfil.
- Régimen de jornada completa de lunes a viernes en horario ejecutivo.
- Ubicación en Barcelona en un entorno profesional dinámico e internacional (presencial / híbrido a definir con la ejecutiva).
- Flexibilidad horaria ante requerimientos puntuales de agenda, viajes e imprevistos.
- Oportunidad de impacto estratégico trabajando directamente con la alta dirección corporativa.

##

Títol del Lloc de Treball: Executive Assistant / Assistent de Direcció

Ubicació: Barcelona (Presencial en oficina / Model híbrid a definir amb l'executiu)

Tipus de contracte: Jornada completa (De dilluns a divendres en horari executiu, amb flexibilitat horària davant viatges o imprevistos urgents)

Sobre el Lloc de Treball

Cerquem un/a Executive Assistant per donar suport directe a la alta direcció a Barcelona. Busquem un perfil proactiu, amb altes capacitats de comunicació interna i internacional, visió estratègica, competència en eines digitals d'IA i solvència en la gestió de proveïdors i processos administratius.

Perfil i Competències Clau

- Comunicació i Relacions Interpersonals: Excel·lents competències comunicatives. Habilitat per construir relacions sòlides i col·laboratives amb altres secretariats executius, directius i col·laboradors externs.
- Competència Digital i Intel·ligència Artificial: Domini de la suite ofimàtica corporativa i ús fluid d'eines d'IA generativa a nivell d'usuari (redacció assistida, optimització de textos, resums i preparació de cartes o esborranys).
- Capacitat de Negociació i Gestió: Habilitat per a la interlocució tècnica i comercial en contractes de petit/mitjà abast, buscant eficiència en costos i qualitat de servei.
- Organització i Gestió Administrativa: Rigor administratiu per al maneig de processos financers bàsics a nivell d'usuari, sistemes ERP i emissió de documents de compra (Purchase Orders).
- Disseny i Comunicació Visual: Capacitat per sintetitzar informació estratègica i transformar-la en presentacions executives visuals i estructurades (ex. Google Slides, ...).
- Idiomes: Espanyol/Català bilingües, Anglès alt (mínim C1) per a interlocució executiva i negociació. Francès i Alemany no obligatoris, però es valoraran.
- Valors i Integritat: Estricta confidencialitat, ètica professional i compromís, en línia amb els valors de l'empresa i de l'executiu/va.
- Perfil d'Administració: Grau en Gestió administrativa, tècnic en gestió administrativa.

Responsabilitats Principals

Suport Executiu i Interlocució Institucional

- Enllaç amb els altres secretariats de l'empresa, situats en altres emplaçaments d'Europa, o amb altres secretariats externs (ex. de Govern, de proveïdors, clients o partners).
- Redacció i preparació de comunicacions internes cap a l'equip, comunicats oficials i cartes corporatives utilitzant eines d'IA per guanyar agilitat.
- Disseny i elaboració de presentacions executives per a reunions directives, comitès o esdeveniments.

Negociació i Gestió de Proveïdors

- Negociació i seguiment de contractes de menor volum: flota de lloguer amb opció de compra (leasing) de vehicles, assegurances corporatives, espais i activitats de team building, subministraments i serveis generals.
- Generació, emissió i seguiment d'ordres de compra (Purchase Orders), així com validació bàsica de factures associades.

Logística i Coordinació Operativa

- Gestió integral i priorització d'agenda executiva complexa.
- Organització de viatges nacionals i internacionals (itineraris, visats, allotjaments i trasllats).
- Control i liquidació de despeses de viatges i representació (travel expenses).
- Organització d'esdeveniments corporatius, reunions d'equip i jornades de treball.

Requisits

- Grau o Tècnic en Gestió Administrativa o formació equivalent.
- Nivell bilingüe en Espanyol i Català.
- Anglès alt (mínim C1) per a interlocució executiva i negociació.
- Es valoraran coneixements de Francès o Alemany.
- Experiència demostrable i fluïdesa en el maneig de suites ofimàtiques corporatives, eines ERP i eines d'IA generativa a nivell d'usuari.

Què Oferim

- Retribució competitiva ajustada al mercat i a la vàlua aportada pel perfil.
- Règim de jornada completa de dilluns a divendres en horari executiu.
- Ubicació a Barcelona en un entorn professional dinàmic i internacional (presencial / híbrid a definir amb l'executiu/va).
- Flexibilitat horària davant requeriments puntuals d'agenda, viatges i imprevistos.
- Oportunitat d'impacte estratègic treballant directament amb la alta direcció corporativa.

##

Job Title: Executive Assistant / Assistant to Management

Location: Barcelona (On-site in office / Hybrid model to be defined with the executive)

Contract Type: Full-time (Monday to Friday on an executive schedule, with flexibility for business travel or urgent emergencies)

About the Role

We are seeking a highly skilled Executive Assistant to provide high-level administrative, operational, and strategic support to executive leadership in Barcelona. We are looking for a proactive professional with exceptional communication skills, proficiency in AI generative tools, vendor negotiation capabilities, and hands-on administrative expertise.

Profile and Key Competencies

- Communication and Interpersonal Relations: Excellent communication skills. Ability to build strong and collaborative relationships with other executive assistants, managers, and external partners.
- Digital Literacy and Artificial Intelligence: Proficiency in corporate office suites and fluent user-level experience with generative AI tools (assisted drafting, text optimization, summaries, and preparation of letters or drafts).
- Negotiation and Management Skills: Ability to handle technical and commercial discussions for small/medium-scope contracts, aiming for cost efficiency and service quality.
- Organization and Administrative Management: Administrative rigor in handling basic financial user-level processes, ERP systems, and issuance of purchasing documents (Purchase Orders).
- Design and Visual Communication: Ability to synthesize strategic information and transform it into visual and structured executive presentations (e.g., Google Slides, ...).
- Languages: Bilingual Spanish/Catalan, Fluent English (minimum C1) for executive dialogue and negotiation. French and German are not mandatory, but will be valued.
- Values and Integrity: Strict confidentiality, professional ethics, and commitment aligned with the company's and executive's values.
- Administrative Profile: Associate's or Bachelor's Degree in Business Administration / Administrative Management.

Key Responsibilities

Executive Support and Institutional Dialogue

- Liaison with other company secretariats located in other European sites, or with external secretariats (e.g., Government, suppliers, clients, or partners).
- Drafting and preparation of internal team communications, official announcements, and corporate letters using AI tools to enhance agility.
- Design and preparation of executive presentations for board meetings, committees, or events.

Negotiation and Vendor Management

- Negotiation and monitoring of lower-volume contracts: vehicle leasing fleet, corporate insurance, team-building venues and activities, supplies, and general services.
- Generation, issuance, and tracking of Purchase Orders (POs), as well as basic validation of associated invoices.

Logistics and Operational Coordination

- Comprehensive management and prioritization of a complex executive calendar.
- Organization of domestic and international travel (itineraries, visas, accommodation, and transfers).
- Control and settlement of travel and representation expenses.
- Organization of corporate events, team meetings, and workshops.

Requirements

- Associate's or Bachelor's Degree in Business Administration / Administrative Management or equivalent qualification.
- Bilingual level in Spanish and Catalan.
- Advanced English (minimum C1) for executive communication and negotiation.
- Knowledge of French or German is considered a plus.
- Proven experience and proficiency in corporate office suites, ERP systems, and user-level generative AI t ools.

What We Offer

- Competitive remuneration package aligned with market standards and candidate expertise.
- Full-time schedule, Monday to Friday on an executive basis.
- Location in Barcelona in an international and dynamic corporate environment (on-site / hybrid model to be defined with the executive).
- Schedule flexibility required for executive travel, meetings, and urgent matters.
- Strategic opportunity working directly alongside executive management.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company:
Airbus Secure Land Communications, S.A.

Contract Type:
Permanent
-----

Experience Level:
Professional

Job Family:
Support to Management <JF-FA-ES>

By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.
Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.

Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to  [email protected] .

At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.