adjoint.e administratif.ve à l'estimation

Sommaire

Sous la responsabilité du chef à l’estimation l'adjointe administrative à l'estimation assure le soutien administratif aux activités d'estimation et de gestion des soumissions pour l'ensemble des divisions. Elle contribue à la préparation des documents d'appels d'offres, au suivi des échéanciers et à la gestion documentaire, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau de Québec par la coordination des services administratifs et de réception.

Responsabilités principales

- Assurer la réception et l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires du bureau de Québec;

- Répondre aux appels téléphoniques et assurer le traitement du courrier et des communications générales;

- Agir comme personne ressource lors de la réception des demandes de soumissions, des suivis et des envois aux clients;

- Préparer, coordonner et effectuer la mise en page des dossiers de soumission et des documents requis;

- Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres aux intervenants concernés;

- Maintenir à jour et assurer un suivi rigoureux de la liste des soumissions en cours;

- Effectuer le classement électronique des dossiers d'estimation et de soumission;

- Maintenir à jour les différents formulaires, modèles et documents utilisés dans le cadre des soumissions;

- Effectuer le suivi des tâches requises avant le dépôt des soumissions afin de s'assurer que l'ensemble des documents et informations demandés sont présents;

- Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les différentes activités administratives liées aux estimations;

- Assurer la gestion documentaire des appels d'offres et le respect des échéanciers de dépôt;

- Consulter quotidiennement les plateformes d'appels d'offres, notamment le SEAO, et transmettre l'information pertinente;

- Coordonner la préparation des salles de conférence et veiller à leur bon fonctionnement;

- Effectuer les commandes de fournitures de bureau, de papeterie et de matériel nécessaire aux opérations du bureau;

- Assurer le maintien d'un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel;

- Maintenir des relations professionnelles et de confiance avec les gestionnaires, professionnels, sous-traitants, fournisseurs et clients;

- Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste.

Qualifications

- DEP, DEC ou AEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d'expérience;

- Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif similaire;

- Expérience dans les domaines de la construction, du génie civil ou du milieu minier, un atout;

- Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (particulièrement Word, Excel et Outlook);

- Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

- Bonne compréhension de l'anglais écrit afin de lire, comprendre et traiter la documentation liée aux appels d'offres et aux soumissions;

- Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées.

Aptitudes

- Sens élevé de l'organisation et gestion efficace des priorités;

- Rigueur et souci du détail;

- Esprit d'équipe et approche collaborative;

- Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative;

- Professionnalisme et discrétion;

- Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle;

- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;

- Respect de la confidentialité.

Conditions de travail

- Horaire : 40 h/semaine, du lundi au vendredi;

- Lieu : bureau de Québec;

- Activités sociales organisées par l'entreprise;

- Assurances collectives;

- REER avec contribution de l'employeur.