Secrétaire / assistante ou assistant de la responsable de l’unité d’investigations anesthésiologies et du responsable de l’unité pédiatrique du Service d’anesthésie – 80 %

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant  ici .

Comptant près de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le  Département de médecine aiguë  (DMA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Le Service d’anesthésiologie est un service transversal des HUG au cœur du plateau technique. Avec ses 7 unités médicales et une unité de recherche et d’innovation, sa mission vise à assurer le confort et la sécurité des patientes et patients au cours d’actes thérapeutiques ou diagnostiques, médicaux ou chirurgicaux, ainsi que lors des soins post-interventionnels, tout en veillant à la bonne prise en charge de la douleur. Plus grand centre de Suisse en nombres d’actes interventionnels assumés par année, le Service d’anesthésiologie est à la pointe des progrès réalisés dans ce domaine. Le service pourvoit également l’enseignement pré- et post-gradué et continu des infirmiers et infirmières, et des médecins en formation spécialisée. Service de prestations, l’anesthésiologie intervient également dans le domaine de l’antalgie interventionnelle et dans des situations d’urgences vitales intra-hospitalières ou pré-hospitalières aux côtés du Service des urgences.

Description du poste

Le poste est rattaché l’unité d’investigations anesthésiologiques hospitalo-universitaire qui a pour mission de soutenir la mise en place, la conduite et la valorisation des projets de recherche clinique et translationnels en lien avec les services cliniques, la Faculté de médecine et les partenaires institutionnels, et à l’unité d’anesthésie pédiatrique. Elle n’a pas d’activité d’accueil de la patientèle.

Dans le cadre des 2 unités :

Rattaché aux directions des deux unités, vous assurez de façon autonome le secrétariat, dans tous les domaines relevant de ses activités hospitalières, académiques et institutionnelles, avec prises de décision selon délégation de pouvoirs, après examen des dossiers.

Vous gérez et organisez l’agenda des deux médecins responsables d’unité, filtrez les sollicitations et assurez l’interface avec les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes (département, faculté, et partenaires).

Vous réalisez les demandes de formation, congrès, etc., organisez les déplacements et effectuez les demandes de remboursements des frais y relatives, les demandes d’accès pour l’ensemble des médecins cadres des deux unités.

Vous contribuez à la saisie et au suivi des éléments dans l’outil VRH des 2 équipes, à l’accueil administratif des nouveaux collaborateurs et collaboratrices (infirmières de recherche, doctorantes et doctorants, stagiaires) et à la préparation des dossiers d’engagement.

Vous appuyez la gestion administrative des comptes hospitaliers (HUG) et facultaires (UNIGE): pièces justificatives, notes de frais, engagements, suivi des échéances et des clôtures, en lien avec la comptabilité des deux institutions. Vous soutenez administrativement les responsables d’unités dans le processus de recrutement du nouveau personnel et gérez les horaires et absences du personnel (hospitalo-universitaire) sur les applications institutionnelles de gestion du temps.

Dans le cadre de l’assistanat du professeur hospitalo-universitaire responsable de l’Unité d’investigations anesthésiologiques :

Vous organisez les séances d’équipe de l’unité, les comités stratégiques, les séances de projets, rédigez les comptes rendus et assurez le suivi des décisions.

Vous contribuez à la vie administrative des projets de recherche (conventions, circulation des signatures, classement du dossier administratif, soutenances et réunions).

Vous maintenez à jour l’intranet et les pages web de l’unité, la liste des projets soutenus tant cliniques que facultaires, ainsi que les listes de diffusion et l’organigramme.

Vous rédigez et mettez en page courriers, notes, rapports d’activité et financier et présentations.

Vous assurez la continuité du secrétariat en l’absence de la direction, dans le cadre de la délégation qui vous est confiée.

Dans le cadre de l’assistanat du professeur hospitalo-universitaire responsable de l’Unité d’anesthésie pédiatrique :

Vous apportez votre assistance pour la gestion des piquets des médecins du secteur et des plans de garde. Vous êtes l’interface avec tous les partenaires du service d’anesthésiologie pédiatrique, notamment pour les greffes et les bilans hépatiques.

Vous gérez les expertises pour les assurances et le suivi des dossiers pour les litiges. Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissez avec vos collègues du département.

Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employée ou d’employé de commerce, ou d’un titre jugé équivalent, complété par un brevet fédéral d’assistante ou d’assistant de direction, ou d’une formation ou expérience jugée équivalente.

Vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement auprès d’un cadre médical, académique ou de santé publique.

Vous disposez d’une parfaite maîtrise des outils informatiques (ECDL advanced pour Word, Excel et PowerPoint, standard pour le web) et d’une aisance avec les outils institutionnels.

Vous avez une excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit et une capacité avérée de rédaction. La connaissance de l’anglais est un atout.

Vous faites preuve de rigueur, de méthode, d’un sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités et de la prise d’initiative. Vous travaillez de manière proactive, autonome et diplomate.

Vous avez un sens élevé de la discrétion et de la confidentialité.

Informations supplémentaires

- Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de postes : 1
- Taux d'activité : 80%
- Classe de fonction : 12
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 02.11.2026
- Demande de renseignements : Mme C. Roth, secrétaire , tél. 079 553 02 46

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.