Competitors Relations Coordinator

Competitor Affairs Coordinator
منسق شؤون المتسابقين

Doha, Qatar Full time Sports sector
الدوحة، قطر دوام كامل القطاع الرياضي

About the role
عن الوظيفة

Talent Leaders is recruiting a Competitor Affairs Coordinator for a client in Qatar's sports sector. The role sits in the Competitor Affairs Office and looks after Qatari competitors from first registration to international licensing: their files, their event entries, their requests and complaints, and the programmes that bring young talent into the sport.
تبحث Talent Leaders عن منسق شؤون المتسابقين لصالح أحد عملائها في القطاع الرياضي بدولة قطر. يعمل شاغل الوظيفة ضمن مكتب شؤون المتسابقين، ويتولى متابعة شؤون المتسابقين القطريين بدءاً من التسجيل وحتى الحصول على الرخص الدولية، بما يشمل ملفاتهم ومشاركاتهم وطلباتهم وشكاواهم، إضافة إلى البرامج التي تستقطب المواهب الشابة إلى هذه الرياضة.

The position is open at two levels. Graduates with no work experience will be considered and trained on the job. Candidates with 2 to 4 years in athlete affairs or administrative coordination will join at a higher grade with more autonomy.
الوظيفة متاحة بمستويين: يُنظر في طلبات حديثي التخرج دون خبرة مع تدريبهم على رأس العمل، ويلتحق أصحاب الخبرة من سنتين إلى أربع سنوات في شؤون اللاعبين أو التنسيق الإداري بدرجة أعلى واستقلالية أكبر.

Key information
البيانات الأساسية

Job title: Competitor Affairs Coordinator
Department: Competitor Affairs Office
Reports to: Director, Competitor Affairs Office
Direct reports: None
Level: Entry level or Level 1, depending on experience
Location: Doha, Qatar (head office and event venues)
Employment type: Full time, including weekends and competition days as required
المسمى الوظيفي: منسق شؤون المتسابقين
الإدارة: مكتب شؤون المتسابقين
الرئيس المباشر: مدير مكتب شؤون المتسابقين
المرؤوسون: لا يوجد
المستوى: مستوى دخول أو مستوى أول حسب الخبرة
مكان العمل: الدوحة، قطر (المقر الرئيسي ومواقع الفعاليات)
نوع الدوام: دوام كامل، مع العمل في عطلات نهاية الأسبوع وأيام المنافسات عند الحاجة

What you will do
المهام الرئيسية

Handle registration applications from Qatari competitors, check documents against the rules of the relevant international federations, and submit them for approval
متابعة طلبات تسجيل المتسابقين القطريين، والتحقق من اكتمال المستندات ومطابقتها لقواعد الاتحادات الدولية المعنية، ورفعها للاعتماد

Prepare local and international licence issue and renewal files, follow them through to delivery, and keep membership records and the competitor database up to date
تجهيز ملفات إصدار وتجديد الرخص المحلية والدولية ومتابعتها حتى التسليم، وتحديث سجلات العضوية وقاعدة بيانات المتسابقين

Document disputes between competitors, prepare case files and minutes for review, and follow up on decisions
توثيق الخلافات والنزاعات بين المتسابقين، وإعداد الملفات والمحاضر اللازمة للنظر فيها، ومتابعة تنفيذ القرارات

Log competitor suggestions and complaints, refer them to the right department, and track responses against agreed timelines
استقبال اقتراحات المتسابقين وشكاواهم وتسجيلها، وإحالتها إلى الجهات المعنية، ومتابعة الرد عليها خلال المهلة المحددة

Track competitor participation in local and international championships, including schedules, event entries, results and day to day contact
متابعة مشاركات المتسابقين في البطولات المحلية والدولية من جداول المشاركة والتسجيل في الفعاليات والنتائج، والتواصل اليومي معهم

Receive and pre-screen support requests against approved criteria, and prepare files on promising competitors nominated for support programmes
استقبال طلبات الدعم ودراستها مبدئياً وفق المعايير المعتمدة، وإعداد ملفات المتسابقين الواعدين المرشحين لبرامج الدعم

Help run talent scouting days and incentive programmes for young talent, and collect participant data and assessments
المساهمة في تنظيم أيام اكتشاف المواهب والبرامج التحفيزية للناشئين، وجمع بياناتهم وتقييماتهم

Coordinate logistics for training programmes and camps: registration, attendance, schedules, and contact with coaches and parents
التنسيق اللوجستي للبرامج التدريبية والمعسكرات من تسجيل وحضور وجداول، والتواصل مع المدربين وأولياء الأمور

Prepare monthly and quarterly reports on office activity and KPIs
إعداد التقارير الشهرية والربع سنوية عن أعمال المكتب ومؤشرات الأداء

Track A: Graduate, no experience required
المسار (أ): حديثو التخرج دون اشتراط خبرة

Bachelor's degree in Sports Management, Business Administration, Administrative Sciences or a related field
بكالوريوس في الإدارة الرياضية أو إدارة الأعمال أو العلوم الإدارية أو تخصص ذي صلة

Internships or volunteering at sports events are an advantage
يُفضَّل التدريب الميداني أو التطوع في الفعاليات الرياضية

No prior knowledge of international federation rules needed. You will learn them through a 3 to 6 month on the job training programme
لا تُشترط المعرفة المسبقة بقواعد الاتحادات الدولية، إذ تُكتسب خلال برنامج تدريب على رأس العمل مدته من 3 إلى 6 أشهر

Works to set procedures and escalates exceptions
تنفيذ المهام وفق الإجراءات المعتمدة ورفع الحالات غير الاعتيادية

Track B: Experienced
المسار (ب): أصحاب الخبرة

Same degree, or a diploma plus 2 additional years of experience
المؤهل نفسه، ويُقبل الدبلوم مع خبرة إضافية لا تقل عن سنتين

2 to 4 years in administrative coordination or athlete affairs, ideally with a sports federation or club
خبرة من سنتين إلى أربع سنوات في التنسيق الإداري أو شؤون اللاعبين، ويُفضَّل في اتحاد أو نادٍ رياضي

Working knowledge of competitor registration and licensing procedures
معرفة عملية بإجراءات تسجيل المتسابقين وترخيصهم

Able to work independently and propose process improvements. One month induction
القدرة على العمل باستقلالية واقتراح تحسين الإجراءات، مع فترة تهيئة مدتها شهر واحد

Sports event management certificates are an advantage
تُعد شهادات إدارة الفعاليات الرياضية ميزة إضافية

Required for both tracks
متطلبات مشتركة للمسارين

Native Arabic speaker with good written and spoken English. Track B candidates must be able to handle formal correspondence with international federations in both languages
أن تكون اللغة العربية هي اللغة الأم، مع إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً ومحادثة، وقدرة مرشحي المسار (ب) على إعداد المراسلات الرسمية مع الاتحادات الدولية باللغتين

Valid Qatari driving licence
رخصة قيادة قطرية سارية

Comfortable with Microsoft Office and databases
إجادة استخدام برامج Microsoft Office وقواعد البيانات

Accurate, well organised and discreet with sensitive matters
الدقة والتنظيم والتعامل بسرية مع المواقف الحساسة

A real interest in sport and athlete development
اهتمام حقيقي بالرياضة وتطوير الرياضيين

Working conditions
ظروف العمل

Mostly office based, with regular presence at events and competitions. Expect extended and weekend hours during the competition season and occasional travel with competitors to international events.
عمل مكتبي في الغالب مع حضور ميداني منتظم في مواقع الفعاليات والمنافسات، وساعات عمل ممتدة أو في عطلات نهاية الأسبوع خلال الموسم الرياضي، وسفر محدود لمرافقة المتسابقين أو حضور الفعاليات الدولية.

How to apply
طريقة التقديم

Apply through this page with your CV and state whether you are applying under Track A or Track B. Only shortlisted candidates will be contacted.
يُرجى التقديم عبر هذه الصفحة وإرفاق السيرة الذاتية مع تحديد المسار المتقدَّم إليه (أ أو ب). سيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين فقط.