Coordinator-Administration & Logistique-2

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Employee Contract Type:
Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)

Job Description:

Finalité du poste:

Sous la supervision du Senior Support Services Manager, le Logistique & Administrative Coordonnateur est chargé de Planifier, exécuter et contrôler de manière stratégique l'ensemble du flux d’activités liées à la logistique, et l’administration afin de contribuer à l’atteinte des objectifs du Bureau national, des Zones, Clusters et départements de World Vision Tchad.

Responsabilités Majeures:

Contrôler la qualité de tous les éléments du parcours logistique et des l’administration puis mettre en place un système efficace de leur suivi.

Maitriser et une gérer de manière efficace et efficiente les assets du Bureau National et soumettre à la hiérarchie la liste complète des biens à vendre ou à mettre en rebut suivant les procédures décrites dans la politique de gestion des assets de world vision.

Travailler avec les transitaires retenus afin d’assurer que les marchandises et dons importés parviennent dans le délai aux bénéficiaires.

Gérer tous les contrats administratifs (bail, entretien climatiseurs etc...), payer les factures d’électricité, téléphone et d’eau du bureau national et de la case de passage afin de permettre un bon fonctionnement des activités.

Lancer les avis d’appels d’offre en concertation avec les sourcing, convoquer et participer avec le comité d’achat du bureau national au processus de sélection des fournisseurs afin de les intégrer dans la base de donnée des fournisseurs de services agréer et mettre à disposition du staff le catalogue de prix des biens et services pour permettre une bonne budgétisation.

Entretenir des relations de travail permanentes avec les fournisseurs de service du bureau national tout en s’assurant de leurs existences physiques en tant qu’entreprise pour des fins d’audits.

Contrôler et assurer le bon fonctionnement du système de suivi de véhicules via le réseau satellite/téléphone. Produire des rapports mensuels à sa hiérarchie, et conseiller le management de WV Tchad sur les nouvelles tendances de technologies et les spécifications de bon véhicule pour faire face aux différents défis qui existent dans la facilitation du transport

Surveiller et contrôler les dépenses de carburant et d'entretien de la flotte de véhicules, groupe électrogènes et motos de sa zone puis participer à la planification, la préparation des budgets de leur entretien et acquisition.

Gérer la flotte des véhicules, groupe et motos en termes de réparation, de rapports et de suivi de toutes les tendances de la consommation de carburant.

Surveiller et contrôler les dépenses de carburant et d'entretien de la flotte de véhicules, groupe électrogènes et motos puis participer à la planification, la préparation des budgets de leur entretien et acquisition.

Assurer l’accueil et l’hébergement des visiteurs, des staffs expatriés et national pour l’accomplissement de leur mission, faciliter et organiser tous les évènements (formation, séminaires, ateliers, enregistrement à la police local etc…)

Mettre en place un bon système d’archivage des documents en vue de répondre au moment opportun aux audits.

Effectuer toutes autres tâches qui peuvent lui être confiés par son superviseur.

Qualifications: Formation /Connaissances /Connaissances Techniques et Expériences

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

·       Qualification minimum exigée: License en administration et Finance, logistique,  gestion, et sciences sociales.

·       Expérience:    Au moins 2 ans

·       Préféré: expérience de travail avec les ONG, Bilingue (Anglais – Français) et maitrise de la langue Arabe

·       Competences techniques:

o   Avoir un permis de conduire validée

o   Avoir une expérience et une connaissance pratiques en gestion logistique.

o   Avoir une expérience avérée en gestion de parc

o   Avoir une bonne maitrise des procédures douanières et de transit local

o   Informatique (World, Excel, PowerPoint, Access internet, etc)

o   Anglais et Arabe

o   Etre capable de travailler sous pression.

Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only