Asistente de Proyecto Guatemala/Quetzaltenango

Resumen del Puesto

El/la Asistente de Proyecto brindará apoyo en la ejecución diaria de actividades administrativas del proyecto de manera oportuna, efectiva y eficiente, contribuyendo al cumplimiento de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a las personas pobres y vulnerables. La persona seleccionada proporcionará servicios consistentes y de alta calidad, y contribuirá a la adecuada administración de los recursos del proyecto para ayudar a garantizar la eficacia operativa en apoyo de una programación de alta calidad.

Funciones y Responsabilidades Principales

- Facilitar la comunicación con todos los miembros del equipo del proyecto, personal relevante de otros departamentos/equipos y actores externos, según corresponda. Recibir, enviar y distribuir toda la correspondencia, documentos y comunicaciones entrantes y salientes.

- Brindar apoyo especializado en procesos y trámites administrativos del proyecto (por ejemplo, traducir, escribir, revisar y/o dar formato a documentos; registrar y transcribir actas de reuniones; redactar comunicaciones simples.

- Preparar documentación transaccional para respaldar los procesos operativos del proyecto y facilitar la coordinación de trámites (por ejemplo, solicitudes de pago, autorizaciones de viaje, anticipos de viaje, visas, reservaciones de hotel, entre otros).

- Compilar datos, realizar ingreso y verificación de información relacionada con procesos administrativos del proyecto (por ejemplo, listas de contactos, saldos de vacaciones del personal, reportes de asistencia, revisión de bitácoras vehiculares, misiones a campo, paquetes de bienvenida para visitantes, etc.).

- Apoyar los arreglos logísticos y de viaje para el personal y visitantes. Programar y coordinar citas. Brindar apoyo logístico y de comunicación para actividades de planificación de eventos.

- Apoyar la implementación de procesos de gestión de bienes y activos, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de activos, inventarios físicos, entre otros.

Calificaciones Básicas

- Título de Educación Media

- Mínimo 2 años de experiencia trabajando en un entorno de oficina en funciones administrativas o de apoyo.

Calificaciones Deseables

- Estudios universitarios en Administración, Gestión, Recursos humanos, y otros afines al puesto

- Experiencia con una ONG local o internacional.

Conocimientos, Habilidades y Capacidades:

- Experiencia en preparación de documentos, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea, y manejo de diversos equipos de oficina.

- Experiencia en el paquete Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de gestión de información. Dominio de Microsoft Word.

- Buenas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para trabajar en múltiples tareas simultáneamente.

- Fuerte orientación al servicio al cliente y buenas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.

- Persona proactiva, orientada a soluciones y resultados.

Idiomas Requeridos: español. El dominio del idioma inglés constituye una ventaja para la persona.

Viajes: Debe estar dispuesto(a) a viajar hasta un 20 % del tiempo al área de intervención para apoyar eventos y misiones del equipo.

Responsabilidades de Supervisión: N/A

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.