Vorstandsassistenz Betriebskrankenkasse (m/w/d)

BeYourself@Miele
Vielfalt schafft die besten Ideen. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Entscheidend sind deine Fähigkeiten, dein Potential und das, was du bewegen möchtest.

Das ist die Aufgabe

- Für den Vorstand der Betriebskrankenkasse koordinierst Du Termine und organisierst Widerspruchs- und Verwaltungsratssitzungen einschließlich Raumplanung und Gästebetreuung
- Für die interne und externe Kommunikation erstellst Du Anschreiben, Mitteilungen, Niederschriften und Protokolle nach Vorgabe
- Du planst Präventionskurse von der Abstimmung mit externen Anbietern über die Raumplanung und Anmeldekoordination bis zur Rechnungsbearbeitung und sorgst für einen gut organisierten Ablauf
- Bei der Organisation von Impfangeboten stimmst Du Dich mit den Betriebsärzten der Werke ab, prüfst Angebote und verhandelst Preise
- Zeiterfassungsdaten hältst Du täglich aktuell, organisierst Dienstreisen und erstellst die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen
- Im Büroalltag kümmerst Du dich um die Eingangspost, prüfst ausgehende Schreiben, bestellst Büro- und Gastronomiebedarf und verfolgst gemeldete Störungen

Das überzeugt uns

- Eine abgeschlossene Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Regelausbildungsdauer, beispielsweise im kaufmännischen Bereich, bildet Deine fachliche Grundlage
- Relevante Berufserfahrung in administrativen Aufgaben oder einer Assistenzfunktion bringst Du mit und kennst die Anforderungen eines vielseitigen Büroalltags
- Mit der Zeiterfassung bist Du vertraut und pflegst Daten sorgfältig und zuverlässig
- In der Reiseplanung kennst Du Dich aus und kannst Reisekostenabrechnungen nachvollziehbar bearbeiten
- Im Austausch mit internen und externen Ansprechpersonen kommunizierst Du freundlich, klar und verbindlich und sorgst für eine angenehme und zuverlässige Zusammenarbeit
- Mit Deinem Organisationstalent behältst Du auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick, setzt Prioritäten und erledigst Deine Aufgaben strukturiert und zuverlässig