About this role
Die Technopolis Group ist ein internationales Forschungs- und Beratungsunternehmen für den öffentlichen Sektor mit über 300 Kolleg*innen an zwölf Standorten in Europa, Afrika und Lateinamerika – knapp 50 davon in Deutschland und Österreich. Kern unserer Arbeit ist die Analyse und Begleitung von Förderprogrammen in Themenfeldern wie der Forschungs- und Wissenschaftspolitik, der Nachhaltigkeitspolitik und weiteren Bereichen. Wir arbeiten für öffentliche Institutionen und Stiftungen auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene.
In ihrer neuen Rolle unterstützen Sie das Team unserer deutschen Standorte schwerpunktmäßig im Bereich Personaladministration sowie in der organisatorischen Unterstützung unserer Personalprozesse. Ergänzend wirken Sie beim operativen Büro- und Teammanagement mit. Dabei koordinieren Sie sich auch mit Ihren Kolleg*innen in den internationalen Schwesterbüros von Technopolis.
Ihre Aufgaben
- Laufende Administration unseres HR-Systems Personio, einschließlich Pflege der Mitarbeiter*innenprofile, Zeiterfassung und Abwesenheiten sowie dem administrativen On- und Offboarding
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Abstimmung mit unserem externen Steuerbüro
- Unterstützung bei Recruiting-Prozessen von der Veröffentlichung und Kommunikation von Stellenausschreibungen über die Bewerber*innenverwaltung bis zur Terminkoordination mit passenden Kandidat*innen
- Unterstützung der internen Feedback- und Appraisal-Prozesse durch Erstellung und Auswertung von vorbereitenden Materialien
- Planung und Koordination interner Strategietreffen und Teamevents
- Unterstützung des operativen Büromanagements zusammen mit den anderen Office Management Kolleg*innen
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung/Studium, idealerweise im Personalbereich, oder alternativ nachgewiesene Kenntnisse
- Erfahrung im Office Management und in der Personal-Sachbearbeitung
- Exzellente Organisationsfähigkeiten sowie eine tatkräftige und sorgfältige Arbeitsweise
- Freude am Umgang mit Menschen in einem internationalen Umfeld und unterschiedlichen kulturellen sowie sprachlichen Hintergründen
- Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift)
Unser Angebot
- Wir bieten durch die enge Projektzusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen ein sinnstiftendes und gesellschaftlich wirkungsvolles Arbeitsumfeld.
- Wir bieten eine unbefristete Anstellung in Voll- oder Teilzeit in einem wachsenden Unternehmen. Zuschüsse zur Nutzung umweltfreundlicher Mobilitätsarten (ÖPNV/ Jobrad), für eine Urban Sports Club-Mitgliedschaft sowie die betriebliche Altersversorgung runden das Angebot ab.
- Wir ermöglichen eine flexible Arbeitsweise mit attraktiven Arbeitsplätzen und Home-Office-Möglichkeit.
- Als innovatives Unternehmen fördern wir die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden über interne und externe Fortbildungsangebote. Wir fördern Selbstständigkeit und Eigeninitiative für den Ausbau und die Weiterentwicklung unserer Aktivitäten durch flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur.
- Wir legen Wert auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre und leben dies z.B. durch ein kollegiales, vertrauensvolles Miteinander, aber auch z.B. regelmäßige Teamevents.
- Technopolis ist ausschließlich in Besitz der Mitarbeitenden . Unser gesamtes Team partizipiert regelmäßig am Unternehmenserfolg.
- Auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen, bewerben Sie sich gerne. Vielleicht sind genau Sie die richtige Person für diese Stelle. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Weiteres Verfahren
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Bitte laden Sie Ihre deutschsprachige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf ohne Foto, Arbeitszeugnisse) auf unserer Webseite unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, frühestmöglichen Einstiegsdatum sowie Wunscharbeitszeit hoch. Für Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Recruiting Assistentin Susann Reinsch (susann.reinsch_AT_technopolis-group.com).
Bewerbungsschluss ist der 30. November 2026. Bewerbungsgespräche können bereits vor Bewerbungsschluss geführt werden.