AP & AR Supervisor

Ingersoll Rand is committed to achieving workforce diversity reflective of our communities. We are an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to age, ancestry, color, family or medical care leave, gender identity or expression, genetic information, marital status, medical condition, national origin, physical or mental disability, political affiliation, protected veteran status, race, religion, sex (including pregnancy), sexual orientation, or any other characteristic protected by applicable laws, regulations and ordinances.

Cel utworzenia stanowiska
Zapewnienie terminowej i prawidłowej realizacji procesów zobowiązań (Accounts Payable, AP) i należności (Accounts Receivable, AR) oraz bieżące zarządzanie pracą zespołu w Polsce.

Rola obejmuje organizację pracy, rozwój kompetencji zespołu, monitorowanie wyników operacyjnych i jakościowych oraz stosowanie kontroli wewnętrznych w przydzielonym zakresie.
Stanowisko ma charakter operacyjno-kierowniczy.

Kluczowe odpowiedzialności
1. Zarządzanie pracą i rozwój zespołu
• Organizowanie codziennej pracy zespołu AP i AR, ustalanie priorytetów, przydzielanie zadań oraz monitorowanie terminów, jakości i obciążenia pracą.
• Wyjaśnianie złożonych spraw i eskalowanie istotnych ryzyk, problemów kontrolnych oraz ograniczeń zasobowych wraz z propozycjami działań. Decyzje personalne są podejmowane w granicach nadanych uprawnień.
2. Zobowiązania (AP)
• Nadzorowanie i operacyjne wspieranie przetwarzania, dekretacji i obiegu akceptacji faktur oraz przygotowywania płatności zgodnie z obowiązującymi uprawnieniami.
• Rozwiązywanie rozbieżności, blokad i sporów z dostawcami, identyfikowanie duplikatów oraz współpraca z działami Zakupów, Operacji, Logistyki i Finansów przy uzupełnianiu dokumentacji.
• Nadzorowanie poprawności danych dostawców oraz zapewnienie, że ich tworzenie i zmiany podlegają wymaganym akceptacjom, kontroli dostępu i rozdziałowi obowiązków.
3. Należności (AR)
• Nadzorowanie i operacyjne wspieranie fakturowania, rozliczania wpływów, windykacji oraz uzgodnień kont klientów.
• Wyjaśnianie potrąceń, niedopłat, nierozliczonych wpływów i sporów; prowadzenie kontaktów z klientami oraz monitorowanie deklaracji zapłaty.
• Przegląd wiekowania należności, wspieranie oceny ryzyka kredytowego oraz rekomendowanie korekt, not uznaniowych i blokad kredytowych zgodnie z zasadami akceptacji.
4. Zamknięcie okresu, kontrole i raportowanie
• Koordynowanie i wykonywanie przydzielonych zadań AP i AR podczas zamknięcia miesiąca i roku, w tym uzgodnień kont, rozliczeń międzyokresowych oraz przygotowania wymaganych zestawień.
• Weryfikowanie poprawności i kompletności dokumentacji transakcji; stosowanie polityk firmy, wymogów podatkowych właściwych dla procesu oraz kontroli wewnętrznych. Wątpliwości wymagające interpretacji są kierowane do właściwych zespołów Finansów lub Podatków.
• Przygotowywanie i analizowanie uzgodnionych KPI, w szczególności terminowości i jakości przetwarzania faktur, wiekowania sald, rozliczania wpływów, skuteczności windykacji, DSO i otwartych sporów; rekomendowanie działań korygujących.
• Zapewnianie dokumentacji i wyjaśnień na potrzeby audytów oraz monitorowanie realizacji działań naprawczych w przydzielonym zakresie.
5. Współpraca i ciągłość operacyjna
• Zapewnianie rzeczowej i terminowej komunikacji z dostawcami, klientami oraz lokalnymi i globalnymi partnerami biznesowymi.
• Utrzymywanie aktualnej dokumentacji procesów, zasad eskalacji i zastępstw oraz uzgadnianie priorytetów z przełożonym w przypadku konfliktu terminów lub ograniczeń zasobowych.

Kwalifikacje i kompetencje
Wymagane
• Co najmniej 5 lat doświadczenia w AP, AR, księgowości operacyjnej lub centrum usług wspólnych, obejmującego praktyczną znajomość procesów zobowiązań i należności.
• Doświadczenie w zarządzaniu lub koordynowaniu pracy zespołu, przydzielaniu zadań, szkoleniu i wspieraniu pracowników.
• Znajomość uzgodnień kont, wiekowania sald, zamknięcia miesiąca i kontroli wewnętrznych; umiejętność analizy rozbieżności i ustalania priorytetów.
• Doświadczenie w pracy z systemem ERP oraz bardzo dobra znajomość Excela i sprawna obsługa narzędzi biurowych.
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego, umożliwiająca samodzielną komunikację biznesową w mowie i piśmie.
• Dokładność, dobra organizacja pracy, umiejętność rozwiązywania problemów oraz gotowość do łączenia nadzoru nad zespołem z pracą operacyjną.
Mile widziane
• Wykształcenie wyższe w obszarze finansów, rachunkowości lub pokrewnym; odpowiednie doświadczenie zawodowe może zastąpić wykształcenie kierunkowe.

Oferowane wynagrodzenie:

Wynagrodzenie miesięczne od 13.000 zł do 18.500 zł (brutto) - wynagrodzenie zależne od doświadczenia

Ingersoll Rand Inc. (NYSE:IR), driven by an entrepreneurial spirit and ownership mindset, is dedicated to helping make life better for our employees, customers and communities. Customers lean on us for our technology-driven excellence in mission-critical flow creation and industrial solutions across 40+ respected brands where our products and services excel in the most complex and harsh conditions. Our employees develop customers for life through their daily commitment to expertise, productivity and efficiency. For more information, visit www.IRCO.com.