Backoffice Manager - Freight Forwarding & Customs

Job Requirements

Backoffice Manager – Freight Forwarding & Customs

Een organisatie die groeit, vraagt om processen die daarin meegroeien. En precies daar kom jij in beeld.

Bij Lineage hebben we grote ambities. We groeien snel, ontwikkelen nieuwe dienstverlening en blijven continu zoeken naar manieren om onze klanten nog beter te bedienen. Maar eerlijk is eerlijk: onze processen zijn niet altijd in hetzelfde tempo meegegroeid.

En dat biedt kansen. Want waar de één vooral processen ziet die beter kunnen, ziet de ander mogelijkheden om iets nieuws neer te zetten. Voor onze Freight Forwarding & Customs organisatie in Rotterdam zoeken we een Backoffice Manager die verder kijkt dan hoe we vandaag werken. Iemand die nieuwsgierig is, de juiste vragen stelt en begrijpt dat slimmer werken niet alleen draait om systemen en automatisering, maar vooral ook om mensen, samenwerking en goed ingerichte processen.

Dit is geen functie waarin je instapt in een volledig uitgestippelde structuur. Integendeel. Je krijgt juist de ruimte om mee te bouwen aan hoe onze backoffice er morgen uitziet.

Wat ga je doen?

Binnen onze Freight Forwarding & Customs organisatie komen dagelijks verschillende processen en logistieke activiteiten samen. Van ocean export en importlogistiek via weg, spoor en binnenvaart tot douaneactiviteiten. Achter al deze activiteiten gaat een belangrijke administratieve organisatie schuil, waarin onder andere offertes, boekingen, documentatie en facturatie samenkomen.

Die werkzaamheden zijn essentieel voor onze dienstverlening, maar de manier waarop we ze organiseren, kan slimmer, efficiënter en toekomstbestendiger.

En daar hebben we jou voor nodig. Je begint met begrijpen. Hoe werken onze processen vandaag? Waar lopen collega's tegenaan? Welke werkzaamheden kunnen we standaardiseren of automatiseren? En misschien nog wel belangrijker: waarom doen we sommige dingen eigenlijk zoals we ze altijd hebben gedaan?

Vanuit die inzichten ga je bouwen. Je brengt structuur aan, verbindt processen met elkaar en ontwikkelt een backoffice die niet alleen vandaag goed functioneert, maar ook klaar is voor onze verdere groei.

Concreet betekent dit dat je:

- De backofficeprocessen binnen Freight Forwarding en Customs analyseert en verder professionaliseert, met specifieke aandacht voor quoting, booking, documentatie en invoicing.
- Kansen identificeert om werkzaamheden te standaardiseren, digitaliseren en automatiseren.
- Processen en verantwoordelijkheden helder inricht, zodat teams efficiënter kunnen samenwerken.
- Verbeteringen niet alleen bedenkt, maar ook daadwerkelijk doorvoert. Daarbij stuur je op kwaliteit, efficiëntie, doorlooptijden en een betrouwbare dienstverlening aan onze klanten.
- Nauw samenwerkt met collega's binnen Operations, Customer Service en andere betrokken afdelingen.
- Bouwt aan een professionele backofficeorganisatie en richting geeft aan de verdere ontwikkeling van een team van circa 8 tot 10 medewerkers. Daarbij zorg je niet alleen voor heldere processen en verantwoordelijkheden, maar creëer je ook een omgeving waarin mensen kunnen groeien en samenwerken.
- Collega's meeneemt in veranderingen en zorgt dat nieuwe werkwijzen niet alleen op papier goed zijn, maar vooral in de praktijk werken.

Wat maakt deze functie bijzonder?

Je krijgt de kans om iets op te bouwen.

We zoeken iemand die verder kijkt dan bestaande processen en nieuwsgierig is naar hoe het slimmer en beter kan. Iemand die de juiste vragen durft te stellen, nieuwe ideeën aandraagt en verbanden legt. Die kansen ziet, initiatief neemt en energie krijgt van het vertalen van ambities naar concrete resultaten.

En het mooie is: die ambitie komt niet alleen van jou. Je werkt samen met een managementteam dat een duidelijke visie heeft op de toekomst en minstens zoveel energie krijgt van het realiseren daarvan. Leidinggevenden die kansen zien, openstaan voor nieuwe ideeën en graag samen bouwen aan verbetering. Je krijgt de vrijheid om kritisch mee te denken, initiatief te nemen en daadwerkelijk invloed uit te oefenen op hoe we werken. Met het vertrouwen om je eigen koers te bepalen én de betrokkenheid van een managementteam dat samen met jou vooruit wil.

Het mooie is dat je niet alleen verantwoordelijk bent voor het verbeteren van processen, maar ook voor het verbinden van mensen en afdelingen. Want de beste oplossingen ontstaan niet achter een bureau, maar door samen te werken met de collega's die iedere dag met deze processen te maken hebben.

Wie zoeken wij?

We zoeken iemand die energie krijgt van een omgeving waarin nog niet alles vastligt. Iemand die overzicht weet te creëren, kritisch durft te kijken naar bestaande werkwijzen en tegelijkertijd begrijpt dat verandering alleen succesvol is wanneer je mensen daarin meeneemt.

Je combineert analytisch inzicht met een praktische instelling. Je kunt strategisch meedenken, maar vindt het minstens zo belangrijk om plannen daadwerkelijk tot uitvoering te brengen.

Daarnaast breng je mee:

- HBO/WO werk- en denkniveau
- Ervaring binnen freight forwarding of een vergelijkbare logistieke omgeving.
- Ervaring met het verbeteren, inrichten of automatiseren van operationele en administratieve processen.
- Ervaring met CargoWise of een vergelijkbaar forwarding-systeem is een sterke pré.
- Ervaring met projectmanagement, procesoptimalisatie of verandermanagement.
- Het vermogen om verschillende stakeholders te verbinden en collega's mee te nemen in veranderingen.
- Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels.

Je hebt ervaring met het aansturen, ontwikkelen of opbouwen van teams en weet hoe je mensen kunt verbinden aan een gezamenlijke ambitie. Je krijgt energie van het creëren van structuur, maar minstens zoveel van het helpen groeien van de mensen met wie je samenwerkt.

Wat bieden wij jou?

Een nieuwe richtiging geven aan een afdeling vraagt om verantwoordelijkheid en ondernemerschap. Daar krijg je bij Lineage ook de ruimte voor. Daarnaast bieden we je:

- Een salaris tussen € 5.350 en € 7.500 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband;
- Een leaseauto, laptop en telefoon;
- 28 vakantiedagen en 8% vakantiegeld;
- Een goede pensioenregeling;
- Volop ruimte voor opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling.

Klaar om mee te bouwen?

Misschien ben jij wel degene die bij een bestaand proces als eerste denkt: waarom doen we dit eigenlijk zo? En die het vervolgens niet bij die vraag laat, maar ook weet hoe het beter kan.

Dan maken we graag kennis met je!

IND1