Adjoint.e exécutif.ve – Arbitrage international

IMK avocats s.e.n.c.r.l./LLP | Montréal

Depuis sa fondation en 1997, IMK figure parmi les cabinets boutiques de litige les plus réputés au Québec. Établie au cœur de Montréal, notre équipe se distingue par la qualité de ses dossiers, son approche collaborative et son engagement envers l'excellence.

Nous sommes actuellement à la recherche d'un.e adjoint.e exécutif.ve en arbitrage international pour soutenir notre équipe dans la gestion administrative et documentaire de dossiers complexes, souvent à portée internationale.

Ce poste s'adresse à une personne organisée, autonome et minutieuse, qui se distingue par sa maîtrise des outils bureautiques, son sens des priorités et sa capacité à produire des documents impeccables. Vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités de l'équipe et contribuerez à maintenir les plus hauts standards de qualité dans la préparation et la présentation de nos documents.

1) Votre rôle au quotidien

À titre d'adjoint.e exécutif.ve, vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de notre équipe d'arbitrage international et assurerez un soutien administratif de haut niveau, notamment en ce qui concerne :

Gestion documentaire et mise en page

- Assurer la préparation, la mise en page, la révision de forme et la finalisation de documents complexes, en veillant à leur qualité, à leur uniformité et au respect des standards de présentation du cabinet;

- Maîtriser les fonctionnalités avancées de Microsoft Word, notamment les styles, les tables des matières automatiques, la numérotation multiniveau, les renvois, les tableaux et la gestion de documents volumineux;

- Assembler, convertir, fusionner et organiser des documents et pièces à l'aide d'outils PDF, en assurant leur présentation professionnelle;

- Participer à la préparation et à l'organisation de documents destinés aux audiences et aux procédures d'arbitrage international.

Organisation et coordination administrative

- Assurer la gestion administrative et le suivi de dossiers complexes, en portant une attention particulière aux échéances, aux priorités et à la coordination des différentes tâches;

- Organiser les agendas, les réunions et les déplacements professionnels des membres de l'équipe;

- Coordonner les aspects logistiques des audiences d'arbitrage, notamment les réservations, les plateformes virtuelles, les services d'interprétation et les déplacements;

- Assurer le classement, l'organisation et la gestion électronique des documents afin d'en faciliter l'accès et le suivi;

- Effectuer les suivis administratifs auprès des différents intervenants, au Québec comme à l'international;

- Participer à la préparation et à la transmission de documents conformément aux exigences administratives des institutions d'arbitrage;

- Effectuer les entrées de temps, les suivis de facturation et diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe.

2) Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne qui prend plaisir à organiser, structurer et présenter l'information avec précision, et qui sait anticiper les besoins de son équipe.

- Expérience : minimum cinq (5) années d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou exécutif, de préférence dans un cabinet juridique ou un autre environnement professionnel similaire;

- Formation : diplôme en bureautique, en administration, en secrétariat ou toute autre formation ou expérience pertinente;

- Excellente maîtrise de Microsoft Word, particulièrement des fonctionnalités avancées de mise en page et de gestion de documents complexes;

- Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils PDF;

- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit*;

- Sens aigu de l'organisation, grande rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;

- Autonomie, débrouillardise, proactivité et souci constant du détail;

- Professionnalisme, discrétion et capacité à travailler avec des renseignements confidentiels;

Notre bureau de Montréal fournit des services au Québec et à l'extérieur de la province et représente des clients qui y sont établis ou qui y exercent des activités. Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues, à l'oral et à l'écrit, est donc nécessaire.

3) Pourquoi choisir IMK?

En vous joignant à notre équipe, vous profiterez d'un milieu de travail professionnel, convivial et stimulant, ainsi que d'une gamme d'avantages concurrentiels :

- Un environnement de travail à dimension humaine, au sein d'une équipe dynamique et accessible;

- Des bureaux situés en plein cœur de Montréal;

- Une politique de télétravail favorisant la flexibilité;

- Une banque concurrentielle de vacances et de congés personnels;

- Un code vestimentaire décontracté;

- Une assurance collective dont les primes sont partiellement prises en charge par l'employeur;

- Un service de télémédecine;

- Un programme de santé et de mieux-être;

Vous êtes reconnu.e pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre talent pour produire des documents de grande qualité? Nous aimerions vous rencontrer!