About this role
## Deine Aufgaben
Vorbereitung (Dezember–Januar, ca. 140 Std., remote und gelegentlich im Berliner Büro)
- Freundlich und beharrlich nachfassen, wenn Antworten ausbleiben – bei Partnern, Dienstleistern und Ansprechpersonen vor Ort
- Teilnehmendenliste pflegen und die Registrierung nachverfolgen, inkl. Unterstützung bei der Ausstellung offizieller Einladungsschreiben für Visa
- Pläne und Abläufe gemeinsam durchdenken: Fragen stellen, Lücken erkennen, Ideen einbringen
- Bei der Pflege und Testung unserer neuen Community-Plattform helfen, die während LEADS gelauncht wird, und ggf. Daten sorgfältig übertragen
- Inhalte vorbereiten, z. B. Präsentationen, Infomails und Community-Posts
- Administratives wie Namensschilder, Ausdrucke und Event-Materialien
- Den gemeinsamen Task-Tracker (Google Sheets) aktuell halten
Vor Ort in Mumbai (ca. 31. Januar – 6. Februar 2027, ca. 70 Std., komplett vor Ort)
- Neben der Projektleitung die zweite Person, die alle Event-Infos kennt
- Ansprechperson für Dienstleister, wenn die Projektleitung in einer Session ist
- Ansprechperson für Teilnehmende bei Fragen zu Ablauf, Transport und Locations
- Aufbau an den drei Veranstaltungsorten, Hilfe bei Technik-Checks und Empfang des Caterings während laufender Sessions
- Alles, was kurzfristig anfällt – und bei Events fällt immer etwas an
Nachbereitung (Februar–Anfang März, ca. 30 Std., remote)
- Feedback-Umfrage und Dankesmails
- Teilnehmendenliste, Rechnungen und Belege abgleichen
- Fotos und Material für den Rückblick in der Community sortieren
- Ablauf und Lessons Learned für künftige Summits festhalten
## Deine Mission
TUMO ist ein globales Netzwerk, das die Zukunft der Bildung aktiv gestaltet – mit Lernzentren in Europa, Amerika und Asien. Vom 3. bis 5. Februar 2027 kommen beim TUMO LEADS Summit in Mumbai Center Manager, Team Leads, Partnerorganisationen und HQ-Teams aus dem weltweiten TUMO-Netzwerk zusammen: drei Tage an drei Locations, darunter TUMO Mumbai, mit Workshops, Showcases und viel Raum für Austausch.
Für die letzten Wochen der Vorbereitung, das Event selbst und die Nachbereitung suchen wir eine Event-Assistenz: jemanden, der die Projektleitung von Berlin aus unterstützt, mitdenkt, dort anpackt, wo es gerade nötig ist, und mit nach Mumbai reist. Bei Abstimmungen vor Ort bist du nicht allein: Unser Team in Mumbai trägt die Planung und Kommunikation mit Partnern vor Ort mit, und die Projektleitung in Berlin bleibt deine Hauptansprechperson. Wenn es für beide Seiten passt, kann sich aus der Zusammenarbeit perspektivisch eine feste Rolle in unserem internationalen Community-Team entwickeln.
Freelance oder befristete Teilzeitanstellung | Berlin (remote + gelegentlich im Büro) + Einsatz vor Ort in Mumbai | ca. 240 Stunden | Dezember 2026 – Anfang März 2027
## Dein Profil
- Erfahrung in der Organisation von Events oder Konferenzen, idealerweise international
- Du bist gern mit Menschen im Kontakt, hörst gut zu und findest den richtigen Ton – auch dann, wenn es hektisch wird
- Du kommunizierst klar und souverän, schriftlich wie im Gespräch, und bleibst freundlich dran, bis eine Antwort da ist
- Du arbeitest gern mit Menschen aus verschiedenen Kulturen und gehst offen und respektvoll auf neue Kontexte zu
- Du arbeitest dich schnell ein, behältst den Überblick und bleibst unter Zeitdruck ruhig
- Sorgfältiger Umgang mit Listen und personenbezogenen Daten; Google Workspace, Excel und PowerPoint gehören für dich zum Standard
- Fließendes Englisch
- Verfügbarkeit für die Reise nach Mumbai vom ca. 31. Januar bis 6. Februar 2027 und ein gültiger Reisepass
- Arbeitserlaubnis für Deutschland; bei freiberuflicher Zusammenarbeit zusätzlich die Berechtigung zur selbstständigen Tätigkeit und eine eigene Steuernummer
Nice to have
- Erfahrung in Indien, idealerweise in Mumbai
- Erfahrung mit Online-Communities oder dem Umzug von Daten zwischen Plattformen
- Weitere Sprachen wie Hindi, Französisch, Portugiesisch oder Russisch. Deutsch ist hilfreich, aber keine Voraussetzung
Warum wir?
- Ein klar umrissenes Projekt mit ca. 240 Stunden von Dezember 2026 bis Anfang März 2027 – wahlweise als Freelance-Auftrag oder als befristete Teilzeitanstellung
- Größtenteils remote mit flexibler Zeiteinteilung, dazu gelegentliche Planungstage im Berliner Büro
- Übernahme von Flug, Hotel und Visum sowie eine Tagespauschale für Verpflegung in Mumbai
- Einblick in ein internationales Netzwerk mit Teams in Europa, Amerika und Asien
- Eine Organisation, die Kreativität, Eigeninitiative und Offenheit großschreibt
- Die Option, bei gegenseitigem Interesse in eine feste Rolle im internationalen Community-Team hineinzuwachsen
Bewerbung
Bitte bewirb dich bis zum 16. November 2026 mit deinem Lebenslauf, zwei bis drei Events, an denen du mitgearbeitet hast, und ein paar Sätzen dazu, warum dich diese Aufgabe reizt. Gib gern an, ob du lieber freiberuflich oder in einer befristeten Anstellung arbeiten möchtest. Wir sichten Bewerbungen laufend und führen Gespräche vom 17. bis 21. November.