Office Manager:in (80-100%)

Ihre Hauptaufgaben

Sie schaffen Möglichkeiten, Sie können Multitasking, Sie mögen Menschen!

Dann suchen wir Sie: als Drehscheibe unserer Kanzlei im Herzen von Bern, mit Führungsverantwortung, Ausbildungsauftrag und Raum, unsere Arbeitswelt mit KI neu zu denken.
Ihre Aufgaben als Ermöglicher:in
- Selbständiges und vorausschauendes Planen von drei Fachbereichen mit und für Schwerpunktpartner
- Selbstständige Führung des administrativen Daily Business: Korrespondenz, Rechtsschriften, Dossierführung, Rechnungsstellung, Termin- und Fristenkontrolle
- Laufende Abstimmung und Priorisierung mit den drei Schwerpunktpartnern, den zentralen Diensten, den Assistenzfunktionen und der Geschäftsleitung
- Organisieren und Durchführen von Anlässen für Mandanten und für Mitarbeitende.

Führung und Ausbildung

- Fachliche Führung eines Teams von Hilfsassistent:innen im Rahmen eines Grossmandats: Einsatzplanung, Einarbeitung, Qualitätssicherung.
- Optional  Praxisausbildung für unsere Lernenden: Sie betreuen jeweils eine:n Lernende:n während sechs Monaten pro Lehrjahr in Ihrem Team (zwei Lernende, zeitlich versetzt).

Digitalisierung und KI

- Sie bringen KI in unseren Arbeitsalltag: Sie erkennen Potenzial, testen neue Lösungen und setzen sie gemeinsam mit dem Team um.
- Als Super User für Elle (unser ERP- und Fallführungssystem) sind Sie erste Ansprechperson im Haus, schulen Kolleg:innen und entwickeln das System zusammen mit unserer IT weiter.

Was Sie mitbringen

- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung (z. B. Direktionsassistenz, Office Management, Paralegal, Anwaltssekretariat)
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in Assistenzfunktionen oder Stabsassistenzfunktionen,  vorzugsweise in einer Anwaltskanzlei oder einem vergleichbaren Umfeld
- Lust auf Führung – Sie haben schon ein Team geleitet oder möchten jetzt den Schritt machen
- Abgeschlossener Berufsbildungskurs oder Bereitschaft, diesen zu absolvieren
- Ein Flair für KI und digitale Tools sowie den Willen, Prozesse aktiv zu verbessern
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
- Organisationstalent, Belastbarkeit und behalten den Überblick, wenn vieles gleichzeitig läuft
- Diskretion, Zuverlässigkeit und eine hohe Dienstleistungsorientierung

## Was wir Ihnen bieten
• MODERNE INFRASTRUKTUR  – moderne, stilvolle Büroräumlichkeiten im Herzen von Bern sowie moderne IT-Infrastruktur • RAUM FÜR ENTWICKLUNG - fachlich sowie auch persönlich: wir fördern individuelle Stärken • FLEXIBILITÄT  - Arbeitsmodelle, die zu Ihrem Leben passen (40h/Woche, bezahlte Pausen, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub mit 100% Lohn)  •  ZUSÄTZLICHE FREITAGE – an Weihnachten und Neujahr arbeitsfreie Tage und früher Büroschluss vor Feiertage • WEITERBILDUNG – Vielfältige Chancen für Spezialisierung und Wachstum • PERSPEKTIVEN - in einer etablierten und zukunftsorientierten Kanzlei