Healthcare Management Assistant Medische Genetica

- Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE31 - Vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde

- Functieklasse: B

- Tewerkstellingspercentage: 100% - contract van onbepaalde duur

- Solliciteren kan tot en met 02-12-2026 (DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht

- Je staat in voor de staalreceptie en controleert, registreert en verwerkt binnenkomende stalen en aanvragen in het dienstspecifieke programma GLIMS volgens de geldende kwaliteitsnormen. Je treedt proactief op bij afwijkingen of knelpunten, onderneemt de nodige acties en volgt deze op. Je denkt mee over mogelijke oplossingen en verbeteringen.

- Je verstuurt stalen naar externe labo’s en pakketten via koerier.

- Je maakt afspraken en bent in staat om complexe, gecombineerde afspraken op een accurate manier in te plannen.

- Je bent medeverantwoordelijk voor het financiële beheer van de conventie Klinische Genetica en het opmaken van begrotingen.

- Je staat in voor de controle en opvolging van aankoopfacturen. Het opmaken van verkoopfacturen behoort eveneens tot jouw takenpakket.

- Je beheert samen met collega’s de dienstmailboxen en behandelt inkomende en uitgaande telefoons van patiënten en verwijzers. Je verstrekt informatie, behandelt klachten, denkt probleemoplossend en rapporteert hierover intern.

- Je staat in voor de verwerking van medische verslagen. Je controleert de spelling, verzorgt de lay-out en koppelt de verslagen het laboratoriuminformatiesysteem.

- Je bent verantwoordelijk voor het stockbeheer van polimateriaal en kantoorbenodigdheden.

- Je staat in voor de elektronische archivering van documenten en dossiers.

- Je geeft ondersteuning bij administratieve taken waar nodig.

Je werkplaats bevindt zich op de Poli Medische Genetica van het UZ Gent.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Isabelle Rasschaert (+32 9 332 63 43 of [email protected]). (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

- Diploma van Bachelor Healthcare Management Assistant is een pluspunt.

- Kennis van SAP S4/Hana is een pluspunt.

- Je bent computervaardig en werkt vlot met MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), je staat open voor nieuwe technologieën en zal deze actief introduceren om het team en de dienst te versterken.

- Brede kennis van de medische terminologie is een pluspunt.

- Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en beheerst een actieve kennis van het Frans en Engels in functie van contact met patiënten, anderstalige medewerkers en diverse leveranciers.

Vaardigheden en attitudes

- Je werkt op een effectieve, positieve manier samen met collega’s, deelt kennis en draagt bij aan een motiverende teamdynamiek.

- Je bent stressbestendig en flexibel en stelt je empathisch en discreet op.

- Je streeft actief mee om processen te optimaliseren om de efficiëntie te verhogen, de kosten te beheersen en de verspilling te minimaliseren.

- Je bent voldoende verantwoordelijk om jouw eigen kennis up-to-date te houden.

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)

- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat

- gunstige pensioenvoorwaarden

- een hospitalisatieverzekering

- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer

- ecocheques

- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden

- een mooie werk-privé balans

- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 02-12-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:

- Je cv

- Je motivatiebrief

- Een kopie van je diploma

- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ .