About this role
Teamassistenz (m/w/d) – Berlin Mitte, Vollzeit
✨ Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten.
Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält.
Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation.
Deine Rolle
Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen.
Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich.
Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung.
Deine Aufgaben
Büro & Administration
- die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten
- die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten
- der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern
Organisation & Support
- die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte
- die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding
- die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte
- die Organisation von Geburtstagen und internen Events
Rund ums Büro (Facility)
- das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement
- die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand
- die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk)
- kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag
Feel-Good-Management & Teamkultur
- Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier
- Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen
- Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen
Schriftverkehr & Dokumentation
- das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren
- das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben
Dein Profil
- eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle
- Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken
- Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen
- kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern
- eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit MS Office
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren.
- Nice to have: technisches Verständnis
Wir bieten Dir
- die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten
- eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit
- ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen
- eine feste Ansprechperson in der Büroleitung
- einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
- eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit
- eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung
- Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen
Bewerbung
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- einem Anschreiben inkl. Motivation, Gehaltsvorstellung und frühestem Startdatum
- einem tabellarischen Lebenslauf
- und Kopien deiner Zeugnisse