Assistant(e) exécutif(ve) de la CEO - Dubai (H/F)

Depuis 2016, Mezaelle accompagne des milliers de personnes à travers des formations innovantes en développement personnel et spirituel. Grâce à une communauté engagée et à plus de 25 ans d'expertise, nous aidons nos apprenants à vivre des transformations profondes et durables.

Dans le cadre de sa structuration à Dubaï, le groupe recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et exécutif(ve) basé(e) à Dubaï.

Votre rôle

Vous accompagnez directement la fondatrice et CEO, dans son organisation à Dubaï : vie personnelle sur place, démarches administratives locales et suivi des bureaux du groupe. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de proximité pour tout ce qui demande une présence physique à Dubaï : déplacements auprès des autorités, suivi des dossiers sur les portails administratifs, coordination avec les prestataires locaux.

Rattachement : Mezaelle (CEO).
Localisation : Dubaï + remote, avec déplacements réguliers auprès des autorités, prestataires et sur les bureaux.
Statut : prestataire indépendant(e) – poste à 80%

Vos missions

1. Assistanat personnel de la CEO à Dubaï

- Piloter au quotidien la coordination des prestataires personnels et le suivi de leur facturation.
- Organiser l'agenda et les rendez-vous de la CEO, ainsi que la logistique associée.
- Gérer les documents personnels de la CEO (factures, contrats, pièces administratives) et leur classement.
- Suivre les démarches et chantiers personnels de la CEO à Dubaï (travaux, fournisseurs, rendez-vous, échanges avec les conseils juridiques).
- Anticiper les besoins de la CEO avant ses déplacements.

2. Bureaux de Dubaï : travaux, conformité et installations

- Suivre les travaux d'aménagement avec l'entreprise en charge (électricité, câblage, réseau, compteurs, installations techniques) et veiller au respect des échéances.
- Coordonner les intervenants et experts sur place : plans, autorisations, inspections, certificats de conformité.
- Piloter les démarches réglementaires : DLD / Ejari, activation DEWA, compteurs et transferts de dépôts, Civil Defense, sécurité incendie.
- Coordonner Empower pour la climatisation des bureaux.
- Suivre les installations IT et sécurité : souscription Etisalat, box, Wi-Fi, réseau, caméras de surveillance, avec test de bon fonctionnement.
- Organiser la gestion des accès : clés, places de parking, information des personnes concernées.

3. Suivi administratif et financier local

- Centraliser et suivre les factures, paiements, dépôts et justificatifs liés aux activités de Dubaï.
- Suivre les charges mensuelles et trimestrielles (bureaux, abonnements, fournisseurs).
- Transmettre les pièces demandées au cabinet comptable et à la direction.
- Tenir à jour la liste des prestataires locaux (studios, artisans, techniciens).

4. Démarches administratives locales (tampons, portails, douane)

- Déposer et suivre les dossiers sur les portails administratifs des Émirats.
- Assurer les démarches nécessitant une présence physique (tampons, dépôts de dossiers, retraits de documents).
- Déposer et suivre les dossiers sur le portail de la Douane française (ex. : numéros EORI).

5. Licences commerciales des sociétés de Mezaelle

- Suivre l'obtention, le renouvellement et les modifications des licences commerciales des sociétés de la CEO.

6. Démarches administratives et juridiques liées aux sociétés

- Assurer le suivi des démarches liées à la franchise (ouverture, documents administratifs et juridiques, mise en place bancaire).
- Accompagner les évolutions de structure du groupe et la réorganisation de certaines activités.
- Constituer et tenir à jour les dossiers justificatifs nécessaires auprès des partenaires et organismes.

7. Démarches éditoriales

- Suivre les démarches réglementaires liées à la maison d'édition, dont les demandes d'ISBN.
- Assurer les relances, la transmission et l'archivage des documents obtenus.

8. Coordination des contenus vidéo

- Organiser la logistique des tournages sur place (planification, ressources, supports).
- Contrôler la conformité des contenus livrés par rapport aux briefs et signaler les éléments manquants.

Profil recherché

Expérience

- Expérience confirmée (5 ans minimum) en assistanat de direction, assistanat personnel ou services administratifs aux entreprises.
- Expérience significative des démarches administratives aux Émirats arabes unis (free zones, licences, DEWA, Ejari, portails gouvernementaux).

Compétences

- Disponibilité pour des déplacements réguliers sur Dubaï (autorités, prestataires, bureaux).
- Forte capacité d'adaptation : aisance dans un environnement dynamique où les priorités, les calendriers et les décisions peuvent évoluer rapidement.
- Réactivité et gestion des imprévus : capacité à réajuster son organisation, à absorber les pics d'activité et à travailler sous pression sans perdre en qualité.
- Proactivité et sens de l'initiative : anticiper les besoins, faire preuve de force de proposition et maintenir l'avancement des dossiers même lorsque les validations sont différées.
- Autonomie et persévérance : capacité à suivre un dossier jusqu'à sa clôture.
- Rigueur dans le suivi, le classement et le reporting.
- Discrétion absolue sur les sujets personnels et confidentiels.
- Maîtrise des outils digitaux : Google Workspace, WhatsApp et Excel (tableaux de suivi, tableaux de bord).
- Maîtrise des outils de gestion de projet et de suivi des tâches (ClickUp ou équivalent) pour piloter et suivre l'activité de l'ensemble des prestataires de l'entreprise.

Langues

- Français courant
- Anglais professionnel indispensable.

Pourquoi rejoindre Mezaelle ?

- Un rôle de proximité directe avec la fondatrice, dans un groupe en pleine structuration à Dubaï.
- Des missions variées et concrètes, entre vie personnelle, administratif et bureaux.
- Une collaboration en indépendant, avec une vraie autonomie d'organisation.