About this role

**Adfinis** ist ein international tätiges IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz, das derzeit weltweit rund 150 Mitarbeitende beschäftigt. Als Open-Source-Spezialisten treiben wir seit über 25 Jahren die digitale Transformation durch offene Standards und Technologien voran und gestalten eine Welt innovativer, nachhaltiger und resilienter IT-Lösungen, die auf zuverlässiger Open-Source-Technologie basieren.

Unser deutsches Team, bestehend momentan 5 Personen, arbeitet eng mit Kunden zusammen, um sie auf ihrem organisatorischen und technischen Weg in die Cloud-Native-Welt zu unterstützen. Wir konzipieren, bauen und betreiben kritische IT-Infrastrukturen unter Verwendung moderner Cloud-Native-Technologien.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n **Professional Back Office Specialist.** In dieser Rolle übernimmst du das administrative und organisatorische Tagesgeschäft inklusive Finanz- und Personaladministration.

Aufgaben

**💻 Deine Aufgaben**

_Allgemeine Bürotätigkeiten_

* Dokumente und Vorlagen bearbeiten, ablegen und verteilen
* Termine, Events und Reisetätigkeiten planen und organisieren
* eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten
* komplexe Themen umfassend dokumentieren
* Büromaterial beschaffen und verwalten

_Finanzadministration_

* Debitorenrechnungen in Zusammenarbeit mit Sales und Delivery erstellen, überprüfen, und bei Verzug einfordern
* eingehende Kreditorenrechnungen prüfen und bearbeiten
* interne Spesen und Kreditkartenabrechnungen validieren
* Finanzberichte erstellen (z.B. Verrechenbarkeit, Kostenstellen)

_Personaladministration_

* Personaldaten aktualisieren, mutieren und validieren
* Personalvorschriften anwenden und bei Bedarf anpassen
* Personaleintritte und -austritte administrativ begleiten
* Zeiterfassung und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitstage, etc.) handhaben
* HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren
* HR-Anfragen (z.B. Anstellungsbedingungen, Personalprozesse) bearbeiten

Qualifikation

**🥋 Deine Expertise**

* administrative Arbeitsabläufe gemäss Vorgaben umsetzen
* Finanzprozesse ausführen und kontrollieren
* Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben sicherstellen

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**🪪 Dein Profil**

* 2 bis 5 Jahre Erfahrung im administrativen bzw. kaufmännischen Umfeld
* gutes Anwendungswissen in Personaladministration (HRM-Prozesse, Sozialversicherungen, Gehaltsabrechnung) und Finanzadministration (Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Berichterstellung)
* Deutsch- und Englisch-Kenntnisse auf C1-Niveau

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**🪄 Deine Soft-Skills**

* Informationen klar vermitteln und aufmerksam zuhören
* im Team mitarbeiten und andere aktiv unterstützen
* zuverlässig arbeiten und Verantwortung übernehmen
* Themen selbstständig anpacken und Ideen beitragen
* Ziele und Arbeitsabläufe festlegen und Fortschritte überwachen
* an Veränderungen anpassen und mit Unklarheiten umgehen
* Aufgaben koordinieren und Informationen verteilen

Benefits

**🦦 Unser Profil**

* Wir bieten faire und transparente Löhne, die wir regelmäßig und proaktiv anpassen.
* Flexible Arbeitszeiten sind für uns ebenso selbstverständlich wie regelmäßiges Home-Office nach Absprache. Um dich beim mobilen Arbeiten zu unterstützen, erhältst du von uns zudem ein Deutschlandticket und eine Mobilfunkpauschale.
* Wir sind bodenständig, setzen auf solide Prozesse und treffen schnelle Entscheidungen.
* Wir unterstützen dich durch Soft-Skills-Trainings oder fachliche Weiterbildungen bei deiner professionellen Entwicklung.
* Du hast die Chance den Aufbau unseres deutschen Teams zu prägen und zu begleiten

Klingt spannend?

**Felix Kronlage-Dammers,** Country Manager, freut sich auf deine Bewerbung.