Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Projektmanagement und Finanzen

Deine Aufgaben

Operativer Tagesgeschäft

- Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartner innen, externe Ansprechpartner innen und Dienstleister.
- Du organisierst und pflegst den Kalender des CEO, koordinierst Termine und sorgst für eine effiziente Tages- und Wochenplanung.
- Du planst nationale und internationale Geschäftsreisen und koordinierst alle organisatorischen Details für einen reibungslosen Ablauf.
- Du bereitest Termine des CEO inhaltlich und organisatorisch vor, erstellst Unterlagen und Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach.
- Du bearbeitest Schriftverkehr sowie eingehende Post, E-Mails und Telefonanfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher.

Finanzen und Administration

- Du führst die vorbereitende Buchhaltung durch, sammelst und prüfst Belege und Unterlagen und unterstützt bei der Abwicklung und Überwachung des Zahlungsverkehrs.
- Du bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater und unterstützt bei der Vorbereitung der Jahresabschlüsse.
- Du unterstützt beim Vertragsmanagement und koordinierst Verträge mit Dienstleistern, Kunden und Geschäftspartnern.
- Du behältst Fristen, offene Vorgänge und administrative Aufgaben im Blick und sorgst für eine strukturierte und zuverlässige Bearbeitung.

Projektmanagement

- Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung bei strategischen und projektbezogenen Aufgaben zusammen.
- Du unterstützt bei Sonderprojekten rund um die Expansion unseres Fashion Outlets sowie die Planung und Realisierung unseres neuen Outlet Centers.
- Du koordinierst projektbezogene Aufgaben, Termine und Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Du bereitest Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf und hältst Projektfortschritte, To-dos und Fristen nach.
- Du unterstützt die Kommunikation und Koordination mit Architekten, Planern, Dienstleistern, Behörden und weiteren Projektpartnern und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben innerhalb der Projekte.

Dein Profil

- Du hast ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit dem Schwerpunkt Finanzen
- Oder: Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert, idealerweise mit einer Zusatzqualifikation als Bilanzbuchhalter*in.
- Du bringst einschlägige Erfahrung im Finanzbereich mit, idealerweise als Buchhalter*in in Start-ups oder in der Immobilienbranche.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Sehr gute numerische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.

Was wir Dir bieten

- 24 Urlaubstage pro Jahr und ein attraktives Gehalt.
- Flexible Arbeitszeiten nach einem Gleitzeitmodell.
- Ein multikulturelles Team mit flachen Hierarchien und viel Raum für neue Ideen.
- Ein offenes und helles Büro mit Snacks und Getränken.
- Die Möglichkeit, dich in neuen Arbeitsbereichen einzuarbeiten und mehr Verantwortung zu übernehmen.
- Regelmäßige Firmenveranstaltungen und Meetings, bei denen alle zusammenkommen, um Erfolge zu feiern und voneinander zu lernen