About this role
Business Assistant
Gridline Group — група компаній, що розвиває бізнеси у напрямах міжнародної торгівлі, логістики, інвестицій, нерухомості та фінансових операцій.
Ми шукаємо Business Assistant , який допоможе керівнику організовувати робочий день, тримати під контролем зустрічі та домовленості й забезпечувати якісну координацію поточних задач.
Ми відкриті до кандидатів різного рівня — від досвідченого Secretary / Personal Assistant , який сильно працює з організаційною частиною, до Business Assistant , готового брати більше координаційних та бізнес-задач.
Основні задачі
- ведення календаря керівника: планування зустрічей, нагадування, оперативні зміни та контроль розкладу;
- організація зустрічей, дзвінків та інших робочих активностей;
- контроль домовленостей, дедлайнів та follow-up за результатами зустрічей;
- ведення та контроль задач у task-management системах;
- координація комунікації між керівником, командою та іншими департаментами;
- збір необхідної інформації та підготовка коротких summary / матеріалів для керівника;
- допомога з організаційними та адміністративними питаннями;
- організація відряджень і робочої логістики за потреби;
- підтримка організації робочого простору та зустрічей;
- для більш досвідченого кандидата — координація окремих бізнес-задач і невеликих внутрішніх проєктів.
Що для нас важливо
- досвід роботи Assistant / Business Assistant / Personal Assistant / Secretary з керівником або топменеджментом;
- сильні організаційні навички: календар, зустрічі, дедлайни та задачі не мають губитися;
- уважність до деталей та відповідальність за результат;
- вміння працювати з великою кількістю паралельних задач та швидко реагувати на зміни;
- клієнтоорієнтованість та якісна ділова комунікація;
- вміння працювати з Google Workspace, календарями та task-management системами;
- англійська від B1 для роботи з письмовою інформацією та звітністю; для Business Assistant рівня — впевнена робоча англійська;
- готовність працювати у динамічному середовищі та бути залученим у робочий контекст керівника.
Буде перевагою
- досвід підтримки CEO / Founder / C-level керівника;
- досвід координації задач між декількома командами або департаментами;
- досвід підготовки звітів, презентацій, аналітичних матеріалів або meeting summaries;
- досвід організації бізнес-поїздок та складної логістики;
- досвід роботи з Asana або іншими task-management системами.
Ми пропонуємо
- роботу безпосередньо з керівником та можливість глибоко зануритися у бізнес-контекст;
- можливість розширювати зону відповідальності від адміністративної підтримки до повноцінного Business Assistant;
- роботу з декількома бізнес-напрямами у межах групи компаній;
- конкурентну винагороду відповідно до досвіду та рівня кандидата;
- динамічне середовище з великою кількістю різнопланових задач.