Assistant(e) administratif(ve) – CDI 21h/semaine (3 jours)

NORMAL est une entreprise danoise de vente au détail en forte croissance. Créée au Danemark en 2013, l’enseigne connaît une expansion rapide en Europe et compte aujourd’hui plus de 1 000 magasins dans 13 pays.

Notre développement s’accompagne de nombreux projets et d’une organisation en constante évolution. Pour accompagner cette croissance et soutenir nos équipes basées à Paris, nous recherchons aujourd’hui un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDI, à temps partiel (21h/semaine sur 3 jours) .

Vous rejoindrez un environnement dynamique et aurez l’opportunité d’intervenir sur une grande diversité de sujets administratifs, en lien notamment avec les départements Juridique et Expansion, ainsi qu’avec différents interlocuteurs internes et externes.

Ce poste offre une véritable diversité de missions et demande à la fois organisation, autonomie, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités .

Selon le profil et l’évolution des besoins, le poste pourra évoluer vers un temps plein avec un périmètre élargi à l’Establishment et à la Maintenance .

Tâches et missions

Administration réglementaire & conformité

- Gérer les déclarations sur la plateforme OPERAT dans le cadre du Décret Tertiaire : saisie des données, téléversement des pièces et suivi des échéances.
- Coordonner les déclarations réglementaires REP/Citeo et les correspondances avec les autorités compétentes.
- Classer et suivre les correspondances liées aux inspections réglementaires.

Gestion des fluides & utilités

- Gérer l’ouverture, le transfert et la résiliation des contrats d’eau pour les magasins nouveaux et existants.
- Gérer les contrats d’énergie (EDF/Enedis) : ouvertures, résiliations, relevés de compteurs et correspondances avec les fournisseurs.

Administration des assurances

- Déclarer les sinistres, collecter les pièces justificatives et assurer la liaison avec les courtiers et assureurs.
- Suivre l’avancement des dossiers et tenir à jour le tableau de suivi des assurances.
- Obtenir et transmettre les attestations d’assurance aux bailleurs conformément aux obligations contractuelles.

Support au département Juridique

- Tenir et mettre à jour le tableau de suivi des baux : dates clés, échéances de renouvellement, dates de livraison, fin de franchises de loyer et restitution des dépôts de garantie.
- Suivre le registre des procurations (PoA), alerter sur les dates d’expiration et coordonner les renouvellements.
- Traiter et suivre les factures des conseils externes, en lien avec les plafonds d’honoraires et budgets convenus.
- Mettre à jour le tableau de suivi des contentieux.
- Gérer les demandes de documents corporate.
- Coordonner la logistique des signatures : préparation des parapheurs, gestion des workflows DocuSign, envoi et suivi des originaux.
- Participer au classement et à la gestion documentaire juridique sur le réseau partagé.

Support au département Expansion

- Fournir un appui administratif à l’ouverture des magasins : suivi des checklists, relances et suivi auprès des interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les correspondances avec les bailleurs, property managers et agents commerciaux.
- Assurer le suivi des protocoles d’accord (HoT).
- Suivre les plannings de travaux d’aménagement (fit-out) et alerter l’équipe projet sur les jalons à respecter.
- Réaliser des audits sur le parc de magasins existants sur demande.

Administration générale & transverse

- Gérer le courrier entrant et sortant : réception, tri, transmission, archivage et préparation des recommandés.
- Accompagner l’onboarding des fournisseurs : collecte de la documentation requise et mise à jour des bases de données internes.
- Organiser des réunions et rédiger des comptes rendus sur demande.
- Fournir un appui de traduction français/anglais pour les documents internes et la correspondance.
- Maintenir l’arborescence de classement partagée et veiller au respect des conventions de nommage des documents.

À propos de vous

- Vous êtes titulaire d’un BTS/DUT en gestion administrative, assistant(e) juridique ou formation équivalente .
- Vous disposez d’au moins 2 ans d’expérience dans un poste comparable , idéalement dans un environnement juridique, immobilier ou retail.
- Vous avez une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Teams).
- Vous êtes à l’aise avec les plateformes de signature électronique, telles que DocuSign ou équivalent.
- Vous êtes à l’aise avec les portails réglementaires tels qu’OPERAT et Citeo.
- Vous avez un bon niveau d’anglais écrit et oral (B2 minimum) .

Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur organisationnelle, votre sens du détail et votre capacité à gérer plusieurs échéances en parallèle .

Vous savez prioriser et arbitrer entre des demandes concurrentes provenant de différents services , tout en communiquant efficacement avec vos interlocuteurs.

La discrétion et la fiabilité sont essentielles pour vous, notamment dans le traitement d’informations juridiques et commerciales confidentielles.

Enfin, vous êtes proactif(ve) et autonome : vous savez identifier les échéances, anticiper les besoins et alerter vos interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.

Conditions de travail

- Contrat : CDI
- Temps de travail : 21 heures par semaine, réparties sur 3 jours
- Lieu : Paris
- Déplacements ponctuels en magasin
- Répartition entre les services Juridique et Expansion, susceptible d’être revue en fonction des besoins
- Rémunération indicative : 1 500 € à 1 700 € brut/mois, pour un temps de travail de 21 heures par semaine réparties sur 3 jours

Le poste sera pourvu dès que nous aurons trouvé la bonne personne.

Encourageant la diversité sous toutes ses formes, NORMAL est engagé dans une démarche en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.