Réceptionniste - Terrebonne (TEMPORAIRE)

DESCRIPTION SOMMAIRE

Ladjoint(e), Soutien administratif fournit des services administratifs qui peuvent inclure la mise jour, larchivage et la protection des dossiers, la prparation de documents ainsi que les services de rception.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

- Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents / colis dposs la rception ;

- Rpondre aux appels achemins par le numro gnral de Keolis ;

- Offrir un soutien administratif au comit de direction, aux directeurs et leurs activits ;

- Supporter la gestion administrative des achats : rquisitions, bons de commandes, rception, enregistrement de factures (saisie dans le systme comptable) ;

- Grer la rception, la distribution ainsi que lenvoi du courrier ;

- Archiver et protger la confidentialit des dossiers placs sous sa responsabilit ;

- Effectuer les commandes de fournitures de bureau ;

- Prparer des documents tels que des procs-verbaux, prsentation PowerPoint, communiqus, etc. ;

- Supporter la gestion administrative de loutil Concur/AMEX et des cartes daffaires ;

- Coordonner les aspects administratifs et logistiques de divers projets ;

- Maintenir le registre daccs employs des sites via le systme Kanteck ;

- Maintenir jour le bottin tlphonique employs / fournisseurs (attribution de poste, composition abrge et no de cellulaires) ;

- Suivi et mise jour du registre des permis dexploitation (renouvellement, etc.) ;

- Toutes autres tches connexes.

EXIGENCES DU POSTE

Le ou la titulaire du poste doit :

- Dtenir un DEC en technique administrative ou AEC, DEP en secrtariat, ou tout autre diplme dtudes dans une discipline pertinente joint une exprience professionnelle significative dans un poste semblable;

- Possder au moins 5 ans dexprience en soutien administratif idalement dans le secteur de limmobilier ou financier;

- Possder une grande autonomie, tre mthodique, organis, polyvalent, responsable, intgre et possder un solide sens de linitiative et de lapprentissage;

- Pouvoir travailler dans un domaine o les exigences en matire de scurit, de satisfaction du client, de performance oprationnelle et organisationnelle sont trs leves;

- Matriser parfaitement le franais et avoir une solide connaissance de langlais;

- Trs bonne maitrise du logiciel EXCEL, se rvler laise dans lapprentissage et lusage de logiciels/systmes informatiques et concepts de planification, dorganisation du travail et de gestion et suivi administratif;

- La connaissance de Dynamics AX est un atout;

- Maintenir une saine relation et collaboration avec tous les intervenants;

- Travail en prsentiel 4 jours du lundi au jeudi et vendredi en tltravail.