Secretaria/o de departamento comercial

Compañía:

Prensa Ibérica es un importante grupo de comunicación multimedia, de ámbito nacional de prensa diaria, revistas, emisoras locales de televisión y radio.

Buscamos a alguien para dar soporte administrativo y organizativo al Departamento Comercial, facilitando la gestión del día a día del equipo y asegurando el correcto seguimiento de documentación, reuniones, viajes, gastos, contratos y procesos administrativos asociados a la actividad comercial.

Funciones

- Organización de reuniones, comidas, reservas de salas, restaurantes…
- Gestión de llamadas, visitas, contactos y otras necesidades administrativas del departamento.
- Organización y seguimiento de viajes del equipo comercial.
- Preparación, recopilación y gestión de notas de gastos, tickets y justificantes.
- Gestión y seguimiento de facturas y apoyo en su introducción en SAP.
- Seguimiento administrativo de contratos, firmas y documentación asociada.
- Gestión de firmas digitales, certificados y documentación en diferentes plataformas.
- Apoyo en licitaciones y concursos: recopilación, preparación, formateo, firma y presentación de documentación.
- Coordinación de mensajería, correo, paquetería y certificaciones.
- Preparación de documentación, impresiones, presentaciones y otros materiales de apoyo al departamento.
- Actualización y mantenimiento de bases de datos, listados y archivos de seguimiento.
- Gestión de obsequios y atenciones a clientes o contactos cuando sea necesario.
- Coordinación con otros departamentos de la compañía para dar soporte a la actividad comercial.

Requisitos

- Experiencia previa en posiciones de secretaría, asistencia administrativa o soporte a departamentos comerciales.
- Buen manejo de Microsoft Office, especialmente Word, Excel y Outlook.
- Valorable experiencia con SAP.
- Valorable experiencia en gestión de contratos, licitaciones o plataformas de firma digital.
- Persona organizada, resolutiva y con capacidad para gestionar diferentes tareas y prioridades.
- Buenas habilidades de comunicación y trato con clientes, proveedores y equipos internos.
- Atención al detalle, autonomía y capacidad de seguimiento.
- Discreción y confidencialidad en el manejo de información.

Condiciones

- Contrato indefinido.
- Jornada completa.
- Horario de 9:00 a 18:00 de lunes a Jueves y viernes de 9:00 a 14:30.
- Jornada intensiva Julio y Agosto de 08:00 a 15:00h
- 1 día de teletrabajo semanal

Como empresa inclusiva, Prensa Ibérica está comprometida con la diversidad, la igualdad de oportunidades y valora todas las solicitudes sin discriminación .