Assistant(e) juridique - CDI 35h

À propos de NORMAL

NORMAL est une enseigne danoise de distribution en forte croissance. Fondée au Danemark en 2013, l’entreprise compte aujourd’hui plus de 1 000 magasins dans 13 pays et poursuit son développement à travers l’Europe.

Dans le cadre de notre développement en France, nous recherchons un(e) Assistant(e) juridique pour rejoindre nos équipes basées à Paris.

Rattaché(e) à la Responsable Juridique France & CEE et au Responsable Expansion , vous assurez un soutien administratif et opérationnel auprès de ces deux départements. Vous intervenez sur des sujets variés, en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, et contribuez au bon suivi des dossiers juridiques, réglementaires et immobiliers.

Ce poste polyvalent nécessite de la rigueur, un excellent sens de l’organisation et la capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances en parallèle.

Vos missions

1. Administration réglementaire et conformité

- Gérer les déclarations sur la plateforme OPERAT dans le cadre du Décret Tertiaire : saisie des données, téléversement des documents et suivi des échéances.
- Coordonner les déclarations réglementaires REP/Citeo et assurer les échanges avec les organismes et autorités compétents.
- Classer, centraliser et assurer le suivi des correspondances liées aux inspections réglementaires.

2. Gestion des contrats d’eau et d’énergie

- Gérer les ouvertures, transferts et résiliations des contrats d’eau pour les magasins existants et les nouveaux magasins.
- Assurer le suivi des contrats d’énergie auprès d’EDF, d’Enedis et des autres interlocuteurs concernés : ouvertures, résiliations, relevés de compteurs et correspondances avec les fournisseurs.
- Veiller à la bonne mise à jour des informations contractuelles et au respect des échéances.

3. Administration des assurances

- Déclarer les sinistres, collecter les pièces justificatives et assurer la liaison avec les courtiers et les assureurs.
- Suivre l’avancement des dossiers et tenir à jour les tableaux de suivi des assurances.
- Obtenir et transmettre les attestations d’assurance aux bailleurs, conformément aux obligations contractuelles.

4. Support au département Juridique

- Mettre à jour le tableau de suivi des baux commerciaux : dates clés, échéances de renouvellement, dates de livraison, fin des franchises de loyer et restitution des dépôts de garantie.
- Assurer le suivi du registre des procurations ( Power of Attorney – PoA ), anticiper les dates d’expiration et coordonner les renouvellements.
- Traiter et suivre les factures des conseils externes, en veillant au respect des plafonds d’honoraires et des budgets convenus.
- Mettre à jour le tableau de suivi des contentieux.
- Répondre aux demandes de documents corporate et coordonner leur transmission.
- Organiser les signatures de documents : préparation des dossiers, gestion des circuits de signature via DocuSign, envoi et suivi des originaux.
- Participer au classement et à la gestion documentaire des dossiers juridiques sur le réseau partagé.

5. Support au département Expansion

- Apporter un soutien administratif aux projets d’ouverture de magasins : suivi des checklists, relances et coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les correspondances avec les bailleurs, les gestionnaires immobiliers ( property managers ) et les agents commerciaux.
- Assurer le suivi des protocoles d’accord ( Heads of Terms – HoT ).
- Suivre les plannings des travaux d’aménagement des magasins ( fit-out ) et alerter l’équipe projet sur les échéances et les jalons à respecter.
- Réaliser, à la demande de l’équipe, des audits administratifs du parc de magasins existants.

6. Administration générale et support transverse

- Gérer le courrier entrant et sortant : réception, tri, transmission, archivage et préparation des envois recommandés.
- Accompagner l’intégration administrative des nouveaux fournisseurs : collecte des documents requis et mise à jour des bases de données internes.
- Organiser des réunions et rédiger des comptes rendus selon les besoins.
- Apporter un soutien en traduction français/anglais pour les documents internes et les correspondances.
- Maintenir l’arborescence documentaire partagée et veiller au respect des règles de classement et des conventions de nommage.

À propos de vous

Vous aimez les environnements dynamiques, les missions variées et les postes qui demandent à la fois de la méthode, de l’autonomie et un bon sens du service.

Vous disposez des compétences et qualités suivantes :

- Formation : BTS, DUT/BUT en gestion administrative, assistanat juridique ou formation équivalente.
- Expérience : au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique, immobilier ou dans le secteur du retail.
- Outils bureautiques : bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook et Teams.
- Outils de signature électronique : aisance avec DocuSign ou une solution équivalente.
- Outils réglementaires : familiarité avec les plateformes telles qu’OPERAT et Citeo, ou capacité à en maîtriser rapidement le fonctionnement.
- Anglais : niveau B2 minimum, à l’écrit comme à l’oral, pour échanger régulièrement avec le siège et les conseils externes.

Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu(e) pour :

- Votre rigueur et votre sens du détail , indispensables au suivi de dossiers juridiques et contractuels.
- Votre organisation et votre capacité à prioriser , même lorsque plusieurs demandes arrivent simultanément.
- Votre autonomie et votre proactivité : vous savez anticiper les échéances, effectuer les relances nécessaires et alerter vos interlocuteurs en cas de risque ou de retard.
- Votre aisance relationnelle , qui vous permet de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés.
- Votre discrétion et votre fiabilité , notamment dans le traitement d’informations juridiques et commerciales confidentielles.

Conditions de travail

- Contrat : CDI à temps plein.
- Temps de travail : 35 heures par semaine.
- Lieu de travail : Paris.
- Déplacements : déplacements ponctuels en magasin.
- Rémunération : à partir de 24 000 € brut annuel.

Vous rejoignez un environnement international en pleine croissance, avec un poste transversal au cœur des activités Juridique et Expansion, offrant une vision concrète des enjeux réglementaires, contractuels et immobiliers liés au développement d’un réseau de magasins.

Le poste sera à pourvoir dès que possible.

Diversité et inclusion

Chez NORMAL, nous encourageons la diversité sous toutes ses formes et sommes engagés en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap. Toutes les candidatures sont étudiées avec attention, dans le respect de l’égalité des chances.