Medewerker Processen & Systemen - Studentmobiliteit

Ben jij de verbindende schakel die ervoor zorgt dat processen en systemen binnen de Student Administration op elkaar zijn afgestemd?

Functieomschrijving

Binnen de Student Administration wordt het inschrijf- en toelatingsproces van zowel Nederlandse als internationale studenten verzorgd. We begeleiden studenten met een Nederlandse vooropleiding met hun aanmelding via Studielink en we zijn het aanspreekpunt voor studenten met een internationale vooropleiding tijdens het uitgebreide toelatingsproces. Daarnaast verzorgen de collega’s van de Student Administration alles wat er komt kijken op het gebied van beurzen, collegegelden, visa en huisvesting.

Het Europese subsidieprogramma E+ is een belangrijk programma binnen Mobility waarmee studentuitwisseling binnen Europa plaatsvindt en waarvan de administratie gedigitaliseerd wordt (ESCI+). Voor het team Admission & Mobility zijn we op zoek naar een collega die ervoor zorgt dat de (digitale) processen rond studentuitwisseling (inkomende en uitgaande exchange) soepel verlopen.

Jij bent de verbindende schakel tussen faculteiten, studenten en systemen. Je onderhoudt de gebruikte administratieve systemen en signaleert actief verbeterpunten in de processen. Door analyse en evaluatie draag je bij aan continue procesverbetering en digitalisering.

Je werkt nauw samen met de procesmanager en procesbeheerder, functioneel applicatiebeheerders en eindgebruikers om processen efficiënt in te richten en te ondersteunen. In (project)overleggen fungeer je als sparringpartner en adviseer je over systeemaanpassingen. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s en faculteiten bij vragen over de werking van het studentinformatiesysteem Osiris. Je traint eindgebruikers in functionaliteiten van het systeem, test het systeem voor aankomende wijzigingen en houdt handleidingen en procesbeschrijvingen actueel.

Functie-eisen

Je bent iemand die initiatief neemt, het eigen werk organiseert, goed kan samenwerken en in staat is draagvlak te creëren voor nieuwe ideeën. Je bent organisatiebewust, beschikt over analytisch vermogen en bent communicatief sterk.

De functie vraagt daarnaast:

- HBO werk- en denkniveau;

- Ervaring met administratieve processen en vertaling naar geautomatiseerde systemen, waarbij de vertaalslag wordt gemaakt van een knelpunt in het proces naar een oplossing in het systeem;

- Ervaring met het uitwerken van procesbeschrijvingen en schrijven van (gebruikers)handleidingen en het implementeren hiervan in de uitvoering;

- Uitstekende communicatieve en digitale vaardigheden (Kennis en ervaring in Excel is een vereiste);

- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal in woord en geschrift;

- Ervaring met het (zelfstandig) analyseren, beschrijven en oppakken van (knelpunten in) processen en deze vanuit verschillende perspectieven bekijken;

- Kennis van Osiris is een pré.

- Kennis van Lean is een pré.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het College van Bestuur en het onderwijs van de gehele instelling met (strategisch) onderwijsbeleid, met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten.

ESA bestaat uit de afdelingen Policy & Implementation, Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt ongeveer 500 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Arbeidsvoorwaarden

- Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.

- Een functieomvang van 28-32 uur per week.

- Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3537 - €4673 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.

- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.

- Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.

- Flexibele werkweek.

- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.

- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.

- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.

- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Elize van 't Riet ( [email protected] of 015-27 82116)

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 8 november 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

- CV

- Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Elize van 't Riet.

Let op:

- Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.

- TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid (https://www.tudelft.nl/over-tu-delft/strategie/kennisveiligheid).

- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.