About this role
The Ops Support Specialist 4 is an entry-level position responsible for providing operations support services, including but not limited to; record/documentation maintenance, storage & retrieval of records, account maintenance, imaging and the opening of accounts in coordination with the Operations - Core Team. Additionally, the Ops Support Specialist 4 serves as the liaison between operations staff, relationship managers, project managers, custodians and clients. The overall objective of this role is to provide day-to-day operations support in alignment with Citi operations support infrastructure and processes.
Responsibilities:
- Follow established procedures to complete complex assignments and resolve problems that require in-depth investigation or research
- Provide team assistance, including serving as subject matter expert, leading special projects, training new hires within work unit, providing daily guidance to lower level employees, and allocation of work, as needed
- Conduct basic analysis and research as well as workflow management
- Support an expansive array of products and services
- Communicate pertinent information to senior managers and support activities that help mitigate organizational loss or impact, as needed
- Appropriately assess risk when business decisions are made, demonstrating particular consideration for the firm's reputation and safeguarding Citigroup, its clients and assets, by driving compliance with applicable laws, rules and regulations, adhering to Policy, applying sound ethical judgment regarding personal behavior, conduct and business practices, and escalating, managing and reporting control issues with transparency.
Qualifications:
- 1-3 years of relevant experience
- Experience working in a business office or operational environment
- Proficient computer and math skills with a focus on complex databases and spreadsheets
- Demonstrates technical and administrative expertise
- Consistently demonstrates attention to detail
- Demonstrated knowledge of activities, policies, and procedures of a basic work area
Education:
- High School diploma or equivalent
This job description provides a high-level review of the types of work performed. Other job-related duties may be assigned as required.
Objetivo del puesto
- Gestionar y dar seguimiento a los procesos de logística, mensajería y distribución de documentación y medios de acceso, asegurando la correcta recepción, entrega, monitoreo y cierre de los servicios realizados a través de proveedores de mensajería.
- La posición tendrá participación en operaciones de alto volumen, incluyendo la distribución de estados de cuenta, tarjetas, insumos manteniendo un adecuado control y seguimiento de las entregas.
Principales responsabilidades
- Coordinar la operación de mensajería, logística y valija interna .
- Gestionar la recepción y entrega de materiales con proveedores de mensajería.
- Coordinar la distribución de medios de acceso, tarjetas de débito, envases e insumos hacia los puntos o módulos correspondientes.
- Dar seguimiento a la entrega y distribución de estados de cuenta , incluyendo operaciones de alto volumen.
- Monitorear el avance de entregas e identificar incidencias o pendientes.
- Mantener controles y reportes de seguimiento de los servicios de mensajería y distribución.
- Dar atención y seguimiento a proveedores externos .
- Realizar el seguimiento hasta el cierre de los servicios y entregas .
- Participar en la gestión y seguimiento de remesas y valija .
- Atender requerimientos relacionados con la operación y distribución.
- Elaborar y actualizar controles operativos mediante Excel .
- Asegurar el adecuado seguimiento de los procesos asignados conforme a los tiempos establecidos.
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Conocimientos y experiencia:
- Experiencia en logística, distribución, mensajería, operaciones o actividades similares.
- Experiencia en seguimiento y control de entregas.
- Manejo y atención de proveedores.
- Deseable experiencia en operaciones de banca, servicios financieros, mensajería, paquetería o distribución .
- Manejo de operaciones con alto volumen de información, documentos o entregas.
- Excel avanzado.
Competencias clave
- Organización y seguimiento
- Atención al detalle
- Capacidad de análisis
- Orientación a resultados
- Sentido de urgencia
- Comunicación efectiva
- Resolución de incidencias
- Capacidad para trabajar con altos volúmenes de operación
- Servicio y atención a clientes internos y proveedores
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- Trabajo presencial
- Ubicación: Revolución
- Horario: 9:00 a 18:00 h, de lunes a viernes
- Disponibilidad para atender necesidades de la operación en fin de semana ocasionalmente
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## Job Family Group:
Operations - Core
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## Job Family:
Operations Support
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## Time Type:
Full time
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## Most Relevant Skills
Please see the requirements listed above.
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## Other Relevant Skills
For complementary skills, please see above and/or contact the recruiter.
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