Auxiliar de Proyecto

Aproximación por Niveles (Tiered Approach)

De acuerdo con el compromiso de salvaguardar capacidad y apoyar al personal actual de la Organización, la mayoría de vacantes de PNUD/IJNCDF/UNV se han anunciado utilizando un proceso de aplicaci6n por niveles (tiers) en donde:

*Nivel 1: Otro personal del PNIJD/UNCDFNNU con nombramientos permanentes (PA) y de plazo fij0 (ETA).

*Nivel 2: personal del PNUD/UNCDFNNIJ con nombramientos temporales (TA), personal con contratos PSA regulares y Voluntarios Expertos y Especialistas de las Naciones Unidas.

* Nivel 3 0 o 0 sin nivel indicado: todos los demås tipos de contratos del PNUD/UNCDF/VNLJ y de otros organismos, y demås candidatos externos Por favor tenga en cuenta del nivel(es) indicado(s) en el titulo de la vacante, si Io hay, y asegurese de que cumple con la elegibilidad para aplicar.

I. Descripción de la oficina/proyecto:

El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta.
El PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo humano sostenible. En Panamá trabaja a nivel nacional, nivel municipal y comarcal. El PNUD hace parte de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Panamá aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (UNSDCF en inglés).
Por más de 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUD) ha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.

El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:
 Igualdad e inclusión social, económica y ambiental
 Gobernabilidad, paz y derechos humanos
 Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres

En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.

Dentro del Clúster de Igualdad e Inclusión Social, Económica y Ambiental, se brinda asistencia al Gobierno de Panamá en alineamiento con el Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible en Panamá 2026-2030 y el Plan Estratégico del PNUD 2026-2030, los cuales destacan la necesidad de fortalecer el capital humano, reducir las desigualdades y apoyar la innovación y el crecimiento sostenible.

El proyecto busca contribuir al desarrollo inclusivo y sostenible de Panamá al mejorar los niveles de cohesión social mediante la inclusión activa de niños, niñas y adolescentes en procesos colectivos de enseñanza musical. Su objetivo principal es cerrar brechas sociales y promover el sentido de pertenencia, confianza en las instituciones y participación ciudadana, especialmente en territorios marcados por la desigualdad y la exclusión.

Se basa en un modelo innovador de enseñanza colectiva de la música —a través de orquestas y coros infantiles y juveniles— que trasciende lo artístico y se convierte en una política pública transformadora que promueve ciudadanía, sentido de pertenencia, equidad de género y el respeto a la diversidad, al tiempo que ofrece nuevas oportunidades de vida para jóvenes en contextos de alta vulnerabilidad.

El/La candidato (a) seleccionada para esta posición será contratado/a bajo la modalidad contractual "Acuerdo Nacional de Servicios de Personal (NPSA por sus siglas en inglés) en el nivel NPSA 4. El contrato es por un (1) año con posibilidades de extensión según desempeño y duración del proyecto.

II. Alcance del trabajo

Bajo la supervisión directa del/de la Asociado/a de Proyecto, el/la Auxiliar de Proyecto brindará apoyo administrativo, documental y logístico para la implementación eficiente de las actividades del proyecto, asegurando el cumplimiento oportuno de los procedimientos administrativos y operativos del PNUD.
Será responsable de las siguientes funciones:

1. Apoyo administrativo
• Brindar apoyo administrativo a la gestión diaria del proyecto, incluyendo la preparación de notas, memorandos, minutas, correspondencia y otros documentos administrativos.
• Preparar, organizar y tramitar la documentación administrativa requerida para la implementación del proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD.
• Apoyar en la gestión administrativa de consultorías, adquisiciones, contrataciones, viajes y otros procesos del proyecto, preparando y dando seguimiento a la documentación correspondiente.
• Apoyar en otras tareas administrativas que le sean asignadas para contribuir al adecuado funcionamiento del proyecto.

2. Apoyo logístico
• Proveer apoyo logístico para la organización y desarrollo de reuniones, talleres, capacitaciones, foros, misiones y demás actividades del proyecto.
• Gestionar los requerimientos logísticos necesarios para la ejecución de las actividades, incluyendo la obtención de cotizaciones, reservas de transporte, coordinación con proveedores, preparación y distribución de materiales y apoyo operativo durante los eventos.
• Coordinar oportunamente los aspectos logísticos con las áreas y proveedores involucrados, de conformidad con los procedimientos institucionales.

3. Gestión documental, control de activos y aprendizaje
• Organizar, mantener y actualizar los archivos físicos y electrónicos del proyecto, asegurando su integridad, disponibilidad y adecuada conservación.
• Gestionar las comunicaciones y el registro documental del proyecto, facilitando el acceso oportuno a la información por parte del equipo.
• Mantener actualizado el inventario de los equipos y bienes adquiridos por el proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD.
• Tramitar la transferencia de los activos del proyecto a las instituciones beneficiarias, asegurando el cumplimiento de los procedimientos y la documentación requerida.
• Recopilar las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.

4. Apoyo operativo
• Recopilar, organizar y verificar la documentación e información de respaldo requerida para la elaboración de informes técnicos y administrativos del proyecto.
• Mantener actualizados los registros administrativos, bases de datos y demás sistemas de información del proyecto.
• Dar seguimiento administrativo al estado de los trámites y procesos internos del proyecto, informando oportunamente sobre su avance al/la Coordinador/a de Proyecto.

5. Apoyar la creación, el intercambio y el fortalecimiento del conocimiento, así como el desarrollo de capacidades relevantes para el proyecto
• Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto. Brindar apoyo a otras actividades de fortalecimiento de capacidades, incluyendo el diseño y la entrega de herramientas, materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
• Brindar apoyo en la difusión e intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional. Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes a nivel nacional, regional e internacional relacionadas con el trabajo del proyecto asignado.
• Realizar contribuciones valiosas a redes de conocimiento y comunidades de práctica. Apoyar la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto, así como su amplia distribución a los socios.

El titular desempeñará otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

III. Acuerdo Institucional

El/la Auxiliar de Proyecto estará bajo la supervisión del/de la Asociado(a) del Proyecto.

Movilización: Esta posición estará basada en la sede del Ministerio de Cultura, Ciudad de Panamá

IV. Competencias básicas

1. Logro de resultados:
Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.

2. Piensa de manera innovadora:
Nivel 1: Abierto a ideas creativas, riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras.

3. Aprende continuamente:
Nivel 1. De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.

4. Se adapta con agilidad:
Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.

5. Actúa con determinación:
Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de render con calma frente a la adversidad confiado.

6. Compromiso y Asociación:
Nivel 1: Demuestra compassion, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.

7. Diversidad e inclusión:
Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación.

Competencias Transversales

Gestión Institucional
Comunicación: Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y
seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. ‡Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.

Gestión basada en resultados: Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes.

Dirección y Estrategia institucional
Perspicacia Institucional: Capacidad para comprender y abordar una situación institucional de manera que conduzca a un resultado favorable Capacidad para emitir juicios acertados y tomar decisiones rápidas dentro de dichos marcos Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización.

Desarrollo Institucional
Generación de Conocimiento: Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar los conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan resultar útiles para abordar situaciones nuevas.

Integración dentro de las Naciones Unidas: Capacidad de identificar e integrar la capacidad y los activos del sistema de las Naciones Unidas, y de participar en las labores conjuntas; Conocimiento del sistema de las Naciones Unidas y capacidad para aplicar dicho conocimiento a situaciones estratégicas o prácticas.

Requisitos:

Educación:

 Educación secundaria completa es requisito.
 Estudios universitarios (a nivel de licenciatura completa) en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, será dada debida consideración, pero no es un requisito.

Experiencia:
 Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia en gestión y asistencia de proyectos.

Habilidades requeridas:
 Experiencia en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point).

Habilidades deseadas:

 Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto.
 Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios.
 Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos.
 Experiencia en agencias del Sistema de Naciones Unidas, organismos multilaterales y/o sector público.
 Experiencia en la gestión de personal y contratación de Recurso Humano.

Idioma:

 Fluidez en el idioma español es requerido.

Nota importante:

** El lugar de trabajo es: Las oficinas del Ministerio de Cultura.

** Esta posici6n se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros con permiso de trabajo vigente durante el periodo de contrato y residencia permanente en el país.

** Las aplicaciones que se reciban después de la fecha de cierre de publicación no serán consideradas.

** Solo los/as candidatos/as seleccionados/as para entrevista recibirån confirmación

Equal opportunity

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Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

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