Assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL

L’ANBCT recrute pour les sites de SILVA medical et la Clinique Sans Souci [Boitsfort]

Assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL (h/f/x)

ANBCT Centre de Services

Contrat à durée indéterminée – Temps partiel ( 19h/semaine)

L'ANBCT est un groupe d'institutions hospitalières et de résidences pour aînés actif dans les 3 régions du pays. Ce groupe dispose de ressources partagées au sein de son Centre de Services basé à Boitsfort.

Le Centre de Services recrute un assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL qui assistera le Président du Conseil d'Administration, la Direction et les départements Finances, Informatique et Secrétariat Social. Cette fonction rapporte à la Direction du Centre de Services et est susceptible de recevoir des demandes des Directions des institutions du Groupe.

Missions principales

- Secrétariat général

- Organiser les réunions du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale pour différentes ASBL et une fondation.

établir l'ordre du jour

- gérer les procurations et les listes de présence

- compiler et envoyer le dossier complet des CA

- constituer le rapport annuel présenté à l'Assemblée Générale

- établir les procès-verbaux et les faire valider par les participants

- organiser la logistique (repas, vidéoconférence, ...)

- Assurer les publications légales (Comptes annuels, BCE, UBO, Moniteur, Reprobel,...)

- Répondre à toute demande administrative des banques

- Gérer le classement papier et électronique et les archives physiques

- Tenir le compte des réunions du Président du CA

- Suivi administratif des assurances

- Etre le point de contact entre les institutions et le courtier pour toute demande.

- Assurer le suivi des sinistres soumis (hors assurance-loi) par les institutions

- Introduction et suivi administratif des dossiers de construction importants auprès des autorités subsidiantes régionales ou fédérales et en lien avec les architectes et les Services Techniques

- Traductions français-néerlandais

- Gestion quotidienne du siège de Boitsfort

- Gérer le courrier "papier" entrant et sortant

- Commander les fournitures

- Organiser l'entretien hebdomadaire des locaux et la collecte des déchets par les prestataires externes

- Planifier les entretiens récurrents

- Gérer l'agenda des salles de réunion

- Gérer les abonnements à diverses publications professionnelles

- Coordonner On et off boarding des employés du Centre (téléphonie mobile, PC, Voiture, Assurance Hospitalisation, internet à domicile Proximus le cas échéant, Plateformes E-Gym et Benefits at Work...)

- Gestion du patrimoine immobilier

- Envoyer les avis d'indexation annuels des biens en location

- Mise en forme de la déclaration de la taxe sur le patrimoine des ASBL

Cette fonction est faite pour vous si…

- Vous êtes parfaitement bilingue FR / NL .

- Vous êtes proactif , autonome , rigoureux et flexible dans la gestion de sujets diversifiés.

- Vous vous distinguez par votre communication écrite et orale claire et positive avec tous les niveaux de l'organisation et les parties externes.

- Vous avez le sens du travail d’équipe .

- Vous êtes intéressé par le monde de l'hôpital et de l'accueil des aînés .

- Vous maîtrisez les outils de bureautique courants .

- Vous avez une sensibilité pour les questions juridiques .

- Vous traitez les informations de manière strictement confidentielle .

Nous vous offrons

- Un environnement de travail de qualité, à proximité des transports en commun et disposant d'un parking propre .

- Une rémunération attractive basée sur votre expérience.

- Un ensemble d'avantages extra-légaux compétitifs.

Ce challenge est pour vous ?

Si vous êtes intéressé, veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV à Thierry DUQUENNE ( [email protected] ).