Asistente Administrativo y Operativo

Date Posted:
2026-10-28
Country:
Panama
Location:
PAN01: Panama, El Cangrejo, Calle Alberto Navarro, Casa # 8 PANAMA
Propósito:

Garantizar el control eficiente de inventarios, materiales, herramientas y activos de la compañía, así como brindar soporte operativo a las áreas de Servicio e Instalaciones mediante el seguimiento de indicadores, programación de actividades, control documental y gestión de información operativa.

Funciones:

- Administrar y controlar las entradas, salidas y movimientos de materiales, repuestos, herramientas y equipos en el almacén.
- Mantener actualizados los registros de inventario en los sistemas corporativos, asegurando la confiabilidad de la información.
- Realizar inventarios físicos y conteos cíclicos periódicos, investigando y reportando las diferencias identificadas.
- Monitorear niveles mínimos y máximos de existencias para garantizar la disponibilidad de materiales y optimizar su rotación.
- Recibir, inspeccionar y registrar materiales de proveedores, verificando cantidades, calidad y condiciones de entrega.
- Reportar oportunamente discrepancias, daños o faltantes detectados en las recepciones de materiales y equipos.
- Gestionar el envío de órdenes de compra y requisiciones autorizadas a proveedores, garantizando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
- Preparar, despachar y registrar la entrega de materiales de acuerdo con las solicitudes autorizadas de las áreas operativas.
- Administrar el control de asignación, préstamo y devolución de herramientas y activos entregados al personal técnico.
- Mantener el almacén ordenado, identificado y seguro, optimizando los espacios de almacenamiento y garantizando el cumplimiento de las normas de seguridad y salud ocupacional.
- Elaborar reportes e indicadores de inventario, consumo, rotación, disponibilidad de materiales y utilización de activos.
- Analizar tendencias de consumo con el fin de proponer mejoras que optimicen los niveles de inventario y reduzcan riesgos operativos.
- Apoyar auditorías internas y externas relacionadas con inventarios, activos, materiales y procesos operativos.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y lineamientos corporativos aplicables a la gestión de almacén e inventarios.
- Consolidar y administrar la información de horas laboradas del personal técnico de Servicio, Servicio Metro de Panamá e Instalaciones.
- Realizar el seguimiento a avisos y llamadas registradas en OtisLine para la elaboración de estadísticas e indicadores de unidades críticas y unidades rebeldes.
- Coordinar el seguimiento del calendario de servicios, incluyendo la gestión de citas para mantenimientos preventivos y correctivos y la reprogramación de actividades cuando sea necesario.
- Monitorear equipos fuera de servicio y generar alertas para unidades detenidas por más de 24 horas.
- Gestionar el seguimiento de la comunicación con clientes de servicio mediante correos electrónicos, informes, notas y otros canales establecidos.
- Mantener actualizada la información de ejecución de mantenimientos, garantizando el control del avance operativo y el cumplimiento de los planes de servicio.
- Elaborar y actualizar indicadores relacionados con mantenimientos ejecutados versus programados, backlog de mantenimiento, equipos fuera de servicio, tiempos de respuesta y cumplimiento contractual.
- Administrar el archivo físico y digital de documentación operativa, incluyendo informes de mantenimiento, órdenes de trabajo, documentación de modernización y procesos de handover.
- Realizar el registro y control de ventas de las diferentes líneas de negocio de la compañía.
- Elaborar informes de cierre, reportes de resultados comerciales y cartas de desempeño para el equipo de ventas.
- Realizar el cálculo y consolidación de incentivos comerciales de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la compañía.
- Cumplir en general con los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente) y demás políticas corporativas.

Requisitos:

- Educación: Tecnólogo o profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Logística, Comercio, Operaciones o carreras afines.

- Experiencia: Mínimo 1 año en cargos relacionados con gestión de almacenes, inventarios, operaciones administrativas o soporte operativo.

- Deseable: Manejo avanzado de Excel, conocimientos en control de inventarios, gestión de indicadores, sistemas ERP (JDE, SAP o similares), Power BI y análisis de información operativa

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