Analista de Licitaciones

El Analista de Licitaciones será responsable de gestionar la preparación, integración, presentación y seguimiento de licitaciones y cotizaciones asignadas, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en cada proceso, la legislación aplicable y las políticas, procedimientos y lineamientos globales, regionales y locales de la organización.
Su gestión contribuirá a garantizar una participación oportuna, completa y conforme en los procesos de contratación, mediante la correcta integración documental, el seguimiento de fechas críticas y la coordinación con las áreas involucradas, apoyando el cumplimiento de los objetivos comerciales, regulatorios y de compliance de la compañía.

Gestión de licitaciones y cotizaciones
• Gestionar los procesos de licitación y cotización que le sean asignados durante las etapas de pre-bidding, bidding y post-bidding, conforme a los procedimientos establecidos.
• Revisar detalladamente las bases, convocatorias, anexos, formatos y juntas de aclaraciones, identificando requisitos administrativos, legales, técnicos y económicos aplicables.
• Elaborar checklists de requisitos y documentación para asegurar la correcta integración de cada propuesta.
• Identificar oportunamente posibles omisiones, inconsistencias o riesgos de incumplimiento y comunicarlos al Especialista o al siguiente nivel de gestión, según corresponda.
• Preparar e integrar preguntas administrativas y coordinar la recopilación de preguntas técnicas, legales o comerciales para su presentación dentro de los plazos establecidos.
• Revisar las respuestas y modificaciones emitidas durante las juntas de aclaraciones e incorporarlas correctamente en la preparación de la propuesta.

Integración y presentación de propuestas
• Recopilar, organizar e integrar la documentación administrativa, legal, técnica y económica requerida para cada proceso.
• Verificar que la documentación esté completa, vigente, correctamente firmada y corresponda con los requisitos establecidos.
• Revisar la congruencia entre la documentación administrativa, técnica y económica antes de la presentación.
• Verificar que los formatos, anexos, firmas, folios y demás requisitos documentales se encuentren debidamente integrados.
• Realizar la carga y presentación de propuestas en las plataformas electrónicas correspondientes, conforme a los procedimientos y fechas establecidas.
• Verificar la correcta carga de los archivos y firmas electrónicas aplicables.
• Obtener, verificar y resguardar los acuses o evidencias de presentación de cada proceso.
• Apoyar en la preparación y presentación física de propuestas cuando el proceso así lo requiera.

Planeación y seguimiento
• Mantener actualizado el calendario de licitaciones, registrando eventos, fechas críticas, juntas de aclaraciones, presentaciones, fallos y demás actividades relevantes.
• Organizar y priorizar las actividades asignadas considerando las fechas límite y los requerimientos de cada proceso.
• Dar seguimiento a los procesos desde su publicación o recepción hasta la emisión del fallo, adjudicación, cancelación o cierre correspondiente.
• Dar seguimiento a los resultados de las licitaciones y comunicar oportunamente fallos, adjudicaciones y requerimientos posteriores a las áreas involucradas.
• Mantener actualizados los sistemas, bases de datos, trackers y demás herramientas internas utilizadas para el control y seguimiento de licitaciones.

Coordinación con áreas internas
• Colaborar con Ventas, Marketing, Finanzas, Servicio Técnico, Legal y demás áreas involucradas para solicitar y recopilar oportunamente la información y documentación necesaria.
• Comunicar claramente los requerimientos, entregables y fechas límite correspondientes a cada proceso.
• Dar seguimiento a documentos, información y aprobaciones pendientes que puedan afectar la presentación oportuna de la propuesta.
• Escalar oportunamente al Especialista o Gerencia cualquier desviación, riesgo, incumplimiento o situación crítica que pueda afectar el proceso.

Gestión documental
• Mantener organizada y actualizada la documentación utilizada recurrentemente en los procesos de contratación.
• Descargar, gestionar y mantener disponibles documentos oficiales requeridos para los procesos, como constancias fiscales, de seguridad social y demás documentación aplicable.
• Verificar la vigencia e integridad de los documentos previo a su utilización.
• Mantener una adecuada trazabilidad, control de versiones, archivo y resguardo de los documentos relacionados con cada proceso.
• Garantizar el adecuado manejo de información confidencial, sensible o altamente sensible, conforme a las políticas internas de la organización.

Fianzas, adjudicaciones y formalización
• Apoyar en la recopilación y preparación de la documentación requerida para la formalización de contratos derivados de adjudicaciones.
• Solicitar y dar seguimiento a la emisión, modificación, renovación o cancelación de fianzas y garantías, conforme a las instrucciones y procedimientos establecidos.
• Mantener el control documental de contratos, fianzas, garantías y documentos relacionados con los procesos asignados.
• Dar seguimiento a fechas críticas y documentación pendiente relacionada con la formalización.

Cumplimiento y mejora continua
• Cumplir con la legislación y normatividad aplicable, así como con las políticas, procedimientos y lineamientos globales, regionales y locales de ASP.
• Participar en las capacitaciones requeridas para mantenerse actualizado en procesos, herramientas, plataformas y procedimientos relacionados con su función.
• Aplicar los procedimientos, formatos, checklists y mejores prácticas establecidos por el área.
• Identificar y comunicar oportunidades de mejora que contribuyan a reducir errores, omisiones y retrabajos.
• Solicitar orientación al Especialista o Gerencia cuando se presenten situaciones de mayor complejidad, riesgo o que requieran una decisión fuera de su nivel de responsabilidad.
• Cumplir con otras funciones relacionadas con el puesto que sean asignadas de acuerdo con las necesidades del área y de la organización.