About this role
Travel Office Specialist
Ricerchiamo una figura con esperienza in ruoli di Travel Office, Executive Support, Office Management o similari, da inserire all'interno della nostra organizzazione.
La risorsa, inserita nel dipartimento Travel Office & General Services, fornirà supporto operativo e organizzativo al management e alle diverse funzioni aziendali, occupandosi della pianificazione e del coordinamento di viaggi, eventi, meeting e altre attività organizzative e gestionali.
Il ruolo richiede una persona autonoma, dinamica e affidabile, con ottime capacità organizzative, relazionali e analitiche, in grado di gestire contemporaneamente attività e progetti diversi, garantendo precisione, riservatezza ed efficienza.
Principali responsabilità
- Organizzazione e coordinamento di viaggi aziendali, trasferte, voli, hotel e trasferimenti.
- Pianificazione e gestione di eventi aziendali, meeting, convention e incontri con stakeholder interni ed esterni.
- Supporto operativo e organizzativo a figure manageriali e alle diverse funzioni aziendali.
- Coordinamento delle attività logistiche e organizzative legate alla vita aziendale.
- Gestione dei rapporti con fornitori, agenzie e partner esterni.
- Monitoraggio dei costi, gestione dei budget e predisposizione di report e analisi.
- Supporto nella gestione di attività e progetti trasversali, assicurando il rispetto delle tempistiche e delle priorità.
- Individuazione di soluzioni organizzative e operative volte a migliorare l'efficienza dei processi.
Requisiti richiesti
- Almeno 5 anni di esperienza in ruoli analoghi (Travel Office, Executive Assistant, Office Management, Event Coordination o Operations Support).
- Ottima padronanza di Microsoft Excel e degli strumenti di intelligenza artificiale generativa, tra cui Microsoft Copilot e ChatGPT.
- Ottima conoscenza della lingua inglese.
- Spiccate capacità organizzative, analitiche e di pianificazione.
- Ottime capacità comunicative e relazionali, con attitudine alla gestione di stakeholder interni ed esterni.
- Capacità di lavorare sotto pressione, gestendo più attività contemporaneamente, definendo priorità e rispettando le scadenze.
- Autonomia operativa, precisione e riservatezza.
- Flessibilità, proattività e ottime capacità di problem solving.
- Disponibilità a trasferte.